A Revolução da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) na Eficiência e Gestão Fiscal das Empresas

Desde sua implementação em 2005, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) trouxe uma transformação profunda na gestão fiscal e na emissão de documentos fiscais no Brasil. Com a substituição do papel para o meio digital, a NF-e não apenas modernizou os processos, mas também revolucionou o controle e a transparência nas operações empresariais.

Este artigo analisa como a NF-e impacta a sociedade, as empresas e o fisco, promovendo benefícios ambientais, facilitando a fiscalização e garantindo o compliance tributário.

A seguir, exploraremos os principais aspectos que tornam a NF-e essencial para o ambiente corporativo e o sistema tributário. Abordaremos as vantagens oferecidas para a sociedade, bem como seu armazenamento digital, sua fiscalização eficiente, o processo automatizado e as implicações de compliance para as empresas.

Por meio dessas discussões, buscamos esclarecer como a NF-e se consolidou como um marco na evolução fiscal brasileira e no papel estratégico dos profissionais de contabilidade.

Breve visão geral da NFE e seu surgimento

O ajuste SINIEF 07/2005 revolucionou a forma de emitir uma nota fiscal, substituindo o formato em papel por um documento de existência apenas digital. Mas você já parou para refletir sobre o impacto dessa mudança?

A nota fiscal eletrônica (NF-e), modelo 55, conforme dispõe o ajuste SINIEF 07/2005, é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente.

Destina-se a documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida por uma assinatura eletrônica qualificada e pela autorização de uso emitida pela administração tributária da unidade federada do contribuinte.

Na prática, isso significa que o contribuinte precisa de um certificado digital para assinar o documento, e a responsabilidade pela autorização ou rejeição deste documento cabe ao fisco da respectiva UF. Esses pontos representam uma amostragem do impacto significativo e atualizações no processo de emissão de NF-e.

1. Benefícios da NF-e

Os benefícios vão além da prática empresarial e se estendem a diferentes esferas da sociedade. A seguir discutiremos os principais impactos da NF-e. Confira!

1.1 Para a sociedade

A Nota Fiscal Eletrônica proporcionou vários benefícios para a sociedade, um dos principais é a significativa redução no consumo de papel, um ponto extremamente positivo para o meio ambiente.

Antes da adoção, a emissão de uma nota fiscal em papel geralmente exigia ao menos três vias, destinadas a:

▪Contribuinte (emitente da nota);

▪Transportador; e

▪Destinatário (Cliente).

Com a implementação da NF-e, houve uma economia considerável de papel e outros recursos. Hoje, é necessário apenas uma via impressa para o transportador.

1.2 Processo padrão

A padronização de um modelo único de NF-e em âmbito nacional apontou uma direção clara, garantindo isonomia no processo e obrigando todos os envolvidos a seguirem o mesmo modelo. Essa uniformidade é crucial, pois assegura que todas as empresas operem sob as mesmas regras, favorecendo uma concorrência justa.

Sem diretrizes definidas, as empresas poderiam se perder em um mar de interpretações e práticas distintas. Como naquela frase: para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve do livro Alice no País das Maravilhas.

Mas isso pode ser considerado um benefício? Sim, pois quando todos cumprem as regras, que são universais, a transparência em relação à arrecadação e a distribuição destes recursos aumenta, convertendo-se em serviços públicos.

1.3 Armazenamento dos arquivos

O armazenamento das notas fiscais é obrigatório, devendo ser mantido por um período de cinco anos a partir da data de emissão. Do ponto de vista fiscal, a transição do papel físico para o armazenamento digital foi uma verdadeira evolução, ao facilitar o acesso aos documentos e eliminar a necessidade de armazenar grandes volumes em caixas de papel.

Esse avanço trouxe, além de praticidade, mais segurança, organização, e otimização do espaço físico nas empresas, tornando o processo de busca de informações mais eficiente e ágil.

1.4 Fiscalização

A Nota Fiscal eletrônica e suas regras foram instituídas pelo fisco com objetivo de proporcionar um maior controle e monitoramento das operações comerciais. Com isso, a NF-e tornou-se o documento mais importante para as empresas, pois cada tag do XML é relevante para o fisco e constitui a principal fonte de cruzamentos nas auditorias fiscais.

Antes da implementação da NF-e, o fisco possuía uma visão limitada do processo, realizando visitas ao contribuinte e solicitando documentos em papel para verificar informações ou inconsistências.

Atualmente, o fisco envia notificações eletrônicas para a caixa postal do contribuinte, solicitando explicações sobre as ocorrências identificadas em suas auditorias. A principal diferença entre o passado e o presente é que, agora, o fisco já possui as informações por meio das notas fiscais eletrônicas e das demais obrigações acessórias digitais.

2. Automatização do processo

A própria existência da NF em formato eletrônico trouxe agilidade e eficiência para o processo de emissão de notas fiscais, eliminando a necessidade de preenchimento manual e o uso de papel.

Além disso, a automatização do processo, facilitada pela integração com sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) proporciona um fluxo mais rápido e confiável, minimizando erros humanos e otimizando o tempo necessário para emissão e armazenamento.

Por outro lado, um ERP mal parametrizado pode trazer retrocessos, transformando -se em um verdadeiro “Frankstein” no processo. Por isso, é fundamental garantir a capacitação e o aprendizado adequado sobre as ferramentas, de modo a assegurar uma parametrização correta e o pleno aproveitamento dos benefícios do ERP.

3. Compliance com a legislação

Compliance é um termo em inglês que pode ser interpretado como estar em conformidade. No cenário tributário, é muito usado para indicar o cumprimento das leis e regras fiscais.

Com a implementação da NF-e, as habilidades dos profissionais do departamento fiscal evoluem de executores para analistas, permitindo uma atuação mais estratégica e informada.

O desafio na rotina fiscal é manter-se em compliance, e a NF-e pode ser considerada o coração da empresa, bombeando informações para os livros fiscais, contábeis, financeiros, destinados ao fisco e a terceiros. É o documento que mais exige atenção e zelo, seja pela emissão própria (tanto de saídas quanto de entradas), quanto pelo recebimento.

A promoção de uma cultura de compliance dentro da organização, envolve todos os colaboradores, mas é fundamental que o profissional da área fiscal esteja particularmente engajado neste trabalho de busca pela conformidade.

4. Conclusão

A NF-e representa um marco significativo na evolução das práticas fiscais do Brasil. Sua evolução vai além da mera substituição do papel, proporcionando ao fisco uma visão mais ampla e precisa das operações, o que resulta em uma fiscalização mais eficaz.

A transformação do papel dos profissionais de departamento fiscal, de executor para analista, é um indicativo da evolução necessária para atender as demandas de um mercado em constante mudança.

A cultura de compliance é crucial para afastar penalidades e garantir a conformidade tributária. A NF-e é, portanto, muito mais do que um simples documento para circular mercadorias, é o coração pulsante que conecta informações essenciais dentro da organização e com o fisco.

Em suma, a NF-e é um documento indispensável, que não apenas facilita o cumprimento das obrigações acessórias e principais, mas também serve como um pilar de confiança de responsabilidade nas relações comerciais. À medida que continuamos a avançar em direção a mais mudanças, a NF-e será fundamental para moldar o novo cenário da reforma tributária.

Patricia Silva

Contadora e Especialista Fiscal