A Robotização em processos de Departamento Pessoal e Recursos Humanos

Sempre que se pensa em processos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, lembramos a quantidade de informações que são geradas de cada colaborador dentro de uma empresa: desde seu cadastro inicial, passando por todo seu prontuário, que se acumula diariamente, simplesmente por estar na empresa: o ponto diário, folha de pagamento, gestão do período de férias, horas extras, contagem de prazo para o INSS, um sem número de dados são gerados, e erros nesta seara são muito prejudiciais, pois envolvem pessoas, e estas, sendo os pilares da empresa, não podem ser afetadas. 

Então, o quanto mais automatizado estiver a geração e gestão destes dados, muito mais segurança para o colaborador e para a empresa, desde na mitigação de riscos de passivos trabalhistas, como no cálculo correto de seus recebimentos. Os sistemas que hoje fazem a gestão da folha dependem do input das informações, e quanto menos houver lançamentos manuais, mais segurança da informação. Exemplos? Vamos lá:

• 1.º - Entrada de dados cadastrais do colaborador: fazer a digitação do cadastro, ou fazer a leitura via OCR (reconhecimento ótico de caracteres) dos próprios documentos dele, e na sequência o input dos dados sem interferência humana (só aqui a quantidade de erros que se elimina de uma digitação errada - de um "Luiz" para um "Luis"; de um "santos" e um "dos santos", são muitos);
• 2.º - Apontamento de jornada: Muitas vezes a pessoa esquece de apontar uma entrada, uma saída do almoço, e no final do dia o lançamento fica "perneta", tendo que fazer ajuste manual muitas vezes no final do mês, com justificativa, para atender o e-social; que tal um robô "varrendo" todos lançamentos durante o dia para encontrar divergências e ter tempo de corrigi-las no dia?
• 3.º - Muitas empresas multi-filiais acabam centralizando determinados serviços como forma de redução de custo; de fato ocorre a redução de custo no momento da centralização (quando elimina o DP da filial e assume um DP central para contratações, por exemplo), mas efetivamente há a redução de custo como um todo na empresa? Aumentos de lead times nos envios de documentos, nas aprovações (que muitas nem fariam sentido, mas neste formato precisam existir para haver o "protocolo" do recebimento de uma cópia de um RG, um histórico escolar etc).

Lembro de comentar num outro dia o exemplo da contratação de um gerente de investimento que levava 40 dias para se efetivar (entre as idas e vindas de documentos), que, se medida apenas as operações que geram valor ao processo, esta contratação se efetivaria de uma a duas horas. Se esta pessoa pode captar de investimento para o Banco de 2 a 3 milhões por dia, imagine estes 40 dias parados aguardando a ineficiência do processo, o resultado que o gerente não pôde trazer ao Banco? Neste caso, uma página na web o candidato aceito faria o upload de seus documentos, ou mesmo enviaria por e-mail para a empresa, e o robô faria a leitura e o cadastro da pessoa, sem intermediários, ou mesmo erros como os comentados lá no primeiro exemplo!

Todos estes são exemplos corriqueiros do nosso dia a dia: só perguntar para uma pessoa que trabalha no Departamento Pessoal qual é a dificuldade de se calcular uma folha de pagamento, agora imagine uma empresa com 800, 5000 pessoas, três turnos, adicional noturno, 40 linhas de ônibus, e tudo isso gerando informações de forma manual... é realmente um pesadelo mesmo com um ERP mais robusto, ter que num primeiro momento gerar a informação, e num segundo momento conferir aquilo que está feito! Com a robotização todas estas atividades podem ser parametrizadas e executadas por um robô, e ficar a análise e tomada de decisão (que estes sim, geram valor, foram para isso que foram contratados!) para o Departamento Pessoal e Recursos Humanos.

Numa visão mais moderna, todos setores das empresas tem seus clientes internos, que demandam por informações da sua área, e tanto o DP como o RH tem como cliente uma empresa inteira, pois o seu produto final é a gestão eficiente da movimentação dos colaboradores, a melhoria da qualidade de vida e todas as demandas internas e externas que a legislação exige. a demora ou o erro no seu atendimento é como com o nosso cliente externo: se não atendermos bem, ele vai procurar outro prestador de serviço. Então, a excelência deve sempre ser buscada, pela obrigação como parte de um compromisso de qualidade que pode inclusive afetar o cliente final, outra pela busca da retenção de talentos, onde boas contratações e boas manutenções dão satisfação ao colaborador em permanecer na empresa por muito tempo. 

A indústria 4.0 já é uma realidade, que tal automatizarmos e transformarmos nossos DPs e RHs em 4.0 também, para poderem dar a resposta no tempo que os setores precisam?