Sua empresa conseguiria detectar uma compra de um produto em que o valor fosse 20% mais caro que o praticado no mercado?

Sua empresa pode estar com as 'torneiras abertas' para gastos descontrolados com a compra de mantimentos, e isso pode estar reduzindo seu lucro e o poder de competitividade.

Recentemente, em uma visita a um cliente, que ainda não tem uma gestão de estoque integrada com uma gestão de compras, pude observar que existe grandes desafios ainda para os executivos, donos de empresas, em tornar seus negócios mais lucrativos, mais competitivos.

A primeira coisa que pude observar foi a descentralização do poder de compras de mantimentos, aonde, cada representante de setor tinha autonomia de comprar o que achasse necessário, sem precisar fazer ao minimo cotações de preço ou pedido de autorização da diretoria.

Outro fator que observei foi as compras desnecessárias para o momento, devido ao fato de várias pessoas possuírem a liberdade de compra, acontecia de comprar produtos mesmo tendo em estoque, certamente acontecia isso porque também não tinha um lugar especifico de armazenamento dos produtos, ou uma pessoa responsável.

Ainda, mesmo que a compra fosse de fato necessária para aquele momento, não havia um processo de cotação, de tentar renegociar, conseguir boas condições, talvez melhorar o prazo de entrega, o fato é, possivelmente, a pessoa estaria comprando um produto a cima do praticado no mercado, gerando uma despesa ainda maior.

BEM, AGORA VOCÊ PODE PERGUNTAR, O QUE FAZER PARA RESOLVER ESSE PROBLEMA.

De fato, parece ser bem complicado, parece bem difícil de gerenciar, pode haver restrição por parte de funcionários, mudança de cultura, prestação de contas, todos esses fatores podem surgir, e confesso, já vi todos pessoalmente, mas o fato é, precisa ser feito. Vou destacar 3 dicas que pela minha experiência sejam fundamentais para reduzir os custos com despesas administrativas, despesas operacionais e consequentemente, sua empresa se tornando mais lucrativa, mais competitiva.

A (primeira) dica que compartilho, é ter um sistema de gestão integrado, e acho que é a dica mais importante; hoje, o software da SAG tem ajudado muitas empresas a reduzir suas despesas operacionais, pois cria um padrão operacional dentro da empresa, que possibilita essa gestão do consumo. Se quiser mais informações, quiser ajuda, manda uma mensagem, que podemos trabalhar junto a encontrar a cura para esses problemas.

Imagine que de agora em diante, sua empresa comece a fazer os seguintes procedimentos:

1 - Requisições de compras

2 – Analise das requisições, para aprovação de quantidades e necessidades

3 – Gerar uma cotação e envia aos fornecedores, pode até criar um padrão dentro da empresa que o minimo seria cotar com 3 fornecedores

4 – Após receber as cotações, levar a diretoria para autorizar a compra

6 – Pode haver ainda um processo de renegociação, tentar baixar ainda mais os preços

7 – Por fim, temos o pedido de compra autorizado pela empresa, e agora só precisamos enviar ao fornecedor e aguardar a entrega, ou dependendo da urgência, fazer a busca do material

A (segunda) dica que destaco, é a centralização do estoque da empresa, mais conhecido como almoxarifado, adotando esse procedimento, todos os produtos vão estar em um único lugar, consequentemente, vai facilitar o monitoramento das quantidades, da qualidade, do prazo de validade, isso certamente vai eliminar aquelas compras desnecessárias.

Outra dia, a (terceira), é colocar em pratica o monitoramento do uso dos produtos, adotar padrões de retirada, identificar quem está retirando, o porque está retirando, aonde vai ser usado, monitorar quanto tempo vai durar esse produto, talvez aqui a empresa poderá detectar o mau uso do equipamento, ou talvez a péssima qualidade mesmo, que ai é informações para uma tomada de decisão numa próxima compra, podendo até trocar de fornecedor.

Concluo esse artigo, desejando que as informações compartilhadas tragam milhões de reais a mais nos cofres das empresas.