Técnica Pomodoro: A filosofia de produtividade inspirada no tomate

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Profissionais sempre estão em busca de produtividade, de reduzir tempo e energia, garantindo assim que as tarefas diárias sejam realizadas com maior eficiência. No entanto, nem sempre isso é fácil de se alcançar diante de tantas distrações e interrupções. Em situações como esta, a técnica Pomodoro pode ser uma ferramenta muito útil para aumentar o foco e a concentração nos afazeres diários.

O que é a técnica Pomodoro?

É uma maneira simples e eficaz de gerenciar o tempo e melhorar os hábitos seja no trabalho ou estudos. Ela basicamente ajuda a dividir a carga de trabalho em pequenos pedaços tornando assim mais fáceis de serem gerenciáveis. 

Quem inventou essa técnica?

Ela foi criada pelo italiano desenvolvedor de software e empresário Francesco Cirillo. Ele nomeou assim em homenagem a um cronômetro de cozinha em forma de tomate que costumava mantê-lo concentrado e produtivo quando ainda era estudante universitário no final da década de 1980.

"Todos os dias eu frequentava as aulas, estudava e voltava para a casa com a sensação de que realmente não sabia o que estava fazendo. As datas dos exames iam chegando e parecia que meu tempo não era suficiente. Eu era facilmente distraído e incapaz de me concentrar. Então decidi me desafiar: estudar sem interrupções por 10 minutos a princípio."

Como funciona?

Cada bloco de trabalho de 25 minutos é chamado de Pomodoro. A idéia por trás disso é se concentrar por um curto período de tempo fazendo em seguida pequenas pausas. A maioria das fontes sugerem juntar quatro Pomodoros e depois fazer uma pausa mais longa.

Regras

• Cada Pomodoro, só pode ser direcionado exclusivamente a uma única atividade;
• Um Pomodoro não pode ser interrompido;
• Um Pomodoro não pode ser dividido, não existe metade de um Pomodoro ou um quarto de Pomodoro;
• Se um Pomodoro é definitivamente interrompido por alguém ou algo, ele deve ser considerado nulo e então recomeçado novamente;
• Não pode continuar trabalhando "apenas por mais alguns minutos", mesmo que esteja convencido de que nesses poucos minutos poderá concluir a tarefa em questão;
• Quando o Pomodoro tocar, marque um X ao lado da atividade em que você está trabalhando e faça a pausa pré determinada.

Como utilizar a técnica

Cria-se uma lista diária das tarefas, estimando quanto tempo levaria para realizar cada uma delas. Exemplo: 1 Pomodoro, 2 Pomodoros. Em seguida, classifique todas essas tarefas de acordo com a prioridade e coloque-as em uma planilha ou em uma folha de papel.

Fazendo pausas

Após concluir um Pomodoro, faça uma pequena pausa para desconectar do trabalho. Algumas boas ideias são: preparar um café, alongar-se, tomar água e ao final do quarto ciclo, com mais tempo, uma breve caminhada, exercícios de meditação e respiração são muito bem-vindos. Tarefas como conversar com o colega sobre questões relacionadas ao trabalho ou escrever e-mails importantes irão reduzir a atenção no início do próximo Pomodoro, portanto tente não se envolver em atividades que exijam grande esforço mental durante os intervalos.

Lidando com interrupções

A experiência mostra que interrupções podem acontecer em meio a uma tarefa. Sendo assim existem estratégias eficazes para minimizá-las enquanto aumenta o número de Pomodoros que podem ser realizados de forma consistente.

Existem dois tipos de interrupções:

Interrupções internas ocorrem quando a própria pessoa se desvia da tarefa em questão. Essas ações geralmente são associadas a pouca ou nenhuma concentração na execução do trabalho (no início poderá ocorrer, mas com o tempo irá melhorar). Levantar-se para procurar algo, comer ou verificar o facebook são exemplos de interrupções internas. Desativar as notificações automáticas no celular é uma boa sugestão nesse caso.

Enquanto isso, interrupções externas acontecem quando outras pessoas interrompem o seu fluxo de trabalho. Elas podem ser muito comuns se você trabalha em um ambiente social. Pode ser um telefonema recebido ou um colega pedindo sua ajuda.

Nesse caso, recomenda-se as seguintes estratégias:

• Informe: diga educadamente a pessoa que você está ocupado no momento;
• Negocie: rapidamente para reagendar a conversa. Diga à pessoa que você retornará assim que possível;
• Retorne a ligação: para a pessoa que o interrompeu, conforme combinado, quando seu Pomodoro terminar.

Combata a procrastinação

Focar no processo e não no produto é importante para evitar a procrastinação e não é a toa que grandes gurus da produtividade recomendam o uso dessa técnica.

Segue abaixo uma lista de alguns dos cronômetros compatíveis com o Pomodoro disponíveis para desktop ou celular:

Desktop / Web:

Tomighty - basicamente é um timer projetado especificamente para a técnica Pomodoro com interface limpa justamente para evitar distrações.

Focus Booster - permite que você leve a técnica para o próximo nível. É possível com ele acompanhar as sessões usando estatística para medir o progresso, além de gerar relatórios.

PomoDoneApp - é outro ótimo aplicativo para gerenciar suas tarefas no estilo Pomodoro. Ele também possui uma extensão do Chrome para que você possa iniciar as sessões diretamente no navegador.

Celular:

Pomodoro Keeper (iOS) - O cronômetro deste aplicativo possui uma interface limpa e elegante. Ele também tem uma boa representação gráfica de suas sessões anteriores de Pomodoro e mostra o quão produtivo foi nos últimos 30 dias.

Be focused (iOS) - Se você deseja refinar verdadeiramente seu foco no trabalho, este é um ótimo aplicativo que o ajudará a concluir suas tarefas e alcançar seus objetivos. O aplicativo é gratuito, mas também possui uma versão profissional que permite sincronizar sua lista de tarefas entre vários dispositivos Apple e até importar e exportar listas de tarefas para facilitar o acesso.

ClearFocus (Android) - o melhor recurso dele é a capacidade de bloquear outros aplicativos que possam distraí-lo. Para que funcione, você precisará instalar outro aplicativo do mesmo desenvolvedor chamado ClearLock.

Apontar para o progresso, não para a perfeição

A técnica Pomodoro com certeza é uma boa maneira de organizar o fluxo de trabalho com efetividade. Ajuda a manter o equilíbrio mental, a ter disciplina (terminando uma tarefa) e flexibilidade (lidando com interrupções). Também promove um senso saudável de urgência para manter o foco no que se está fazendo, sem sentir se pressionado. Com o uso, a tendência é sentir uma significativa melhora na percepção de quanto tempo se leva de fato para realizar cada atividade, entendendo também quais são as maiores distrações e sobretudo disciplinando a mente para se concentrar com mais facilidade, dispondo de menos energia para tal e com isso se sentindo menos cansado ao final de cada dia. Acredito particularmente que manter o equilíbrio a longo prazo sempre seja uma boa opção. E você já utiliza técnica? Ficou curioso? Se tiver oportunidade experimente e deixe um comentário de como foi. Ficarei contente em receber feedbacks.

Até a próxima.