Tempo para Reuniões

Há muitos anos o exercício de malabares, em que o artista tem mais malabares do que mãos disponíveis para segurá-los, tem sido uma imagem recorrente na minha mente quando penso ou me questionam como dou conta de tudo que faço!

O que acontece com o artista é o que nós todos fazemos todos os dia e todos os momentos de nossa vida: escolhas!

Escolhemos qual malabares vamos segurar em cada momento, decidimos o que é mais importante ou mais prioritário.

2 Imagens manjadas que ajudam muito a entender esse processo:

 Esse aqui aprendi na adolescência. Seu tempo é como esse jarro, se você colocar qualquer pedra, em qualquer ordem, verá que ao final não caberão as pedras maiores. Assim, o que é importante para você deve sempre vir em primeiro lugar. É a ilustração perfeita para a frase: “Tempo é questão de preferência”. Levando esse conceito a sério, sempre temos tempo para o que é importante para nós.

Esse segunda imagem conheci nos primeiros anos da carreira profissional, onde me foi apresentado um gráfico que hoje conheço como a matriz de Eisenhower. Nada mais claro do que isso, pois de deixamos “a via nos levar” estaremos de forma recorrente resolvendo o que é urgente, pois essas demandas nos atropelam, mesmo quando não são algo importante. E pior: roubam o tempo que precisamos para as coisas que realmente importam, de maneira que nosso quadro de questões urgentes e importantes fica sempre com mais eventos.

Com esses dois conceitos levo minha vida com disponibilidade de tempo para tudo que escolho ser o mais importante. Planejando o que quero aprender e conciliando isso com meu tempo pessoal e para o trabalho.

Por outro lado, tive uma escola familiar que me trouxe valores importantes. Venho de uma família com cinco filhos e em um tempo que as suítes não eram tão comuns assim. Isso mesmo: nossa casa tinha apenas um banheiro para sete pessoas! Então se tínhamos uma festa de família para ir, era necessário planejar, combinar a hora que cada um iria ocupar o espaço compartilhado para que pudéssemos sair em tempo. Aprendi planejamento a partir de recursos escassos!

Fazer o máximo com o recurso que se tem é algo que está incorporado nos meus valores e como gerencio projetos, equipes, processos.

Nos dias de home office, ou mesmo em modelos híbridos de trabalho será necessário utilizar destes recursos. Conhecer o estilo de trabalho dos membros da sua equipe para incentivar cada um a contribuir com o que sabe fazer de melhor é um must have atual.

Agora passo a adotar um novo conceito que aprendi estudando um pouco sobre a gestão da Amazon. Na cultura de gestão nesta organização há um claro entendimento com relação a reuniões que tem por objetivo a tomada de decisão:

• Ninguém lê o e-mail ou documento e quem convocou a reunião terá que explicar tudo no decorrer do encontro;
• Algumas pessoas que leram o documento já se esqueceram os detalhes, pois leram dias ou horas antes da reunião;
• Pelo menos uma pessoa tem uma questão que poderia ter sido respondida por e-mail.

Assim, foi implantada uma regra de ouro para reuniões que exigem a tomada de uma decisão: Os primeiros minutos da reunião são reservados para leitura silenciosa (cada um faz sua leitura) do documento que suportará a decisão a ser tomada. Esta medita parte das seguintes premissas:

• Todas as informações para a reunião estão em um documento e todos envolvimentos terão o mesmo conhecimento sobre o tema;
• Não se espera que as pessoas encontrem tempo para ler previamente tais documentos;
• As informações relevantes para tomada de decisão estarão recentes na mente de todos que participam da tomada de decisão.

Outras vantagens podem ser percebidas ao longo do tempo, pois um documento lido por cada um individualmente, assim reduz eventual viés, a favor ou contra, o autor do documento, incluindo aspectos de tom de voz, sotaque regional, ou outras características personalíssimas, além de gerar a documentação necessária que suporta a tomada de decisões. Esta prática pode reduzir as conversas paralelas, de maneira que as discussões e feedback acontecem na reunião em que uma decisão será tomada. Se entende-se necessário um debate mais extenso, uma nova reunião é agendada em que um documento revisado, incluindo os tópicos considerados na reunião anterior, será anexado.

“If there’s no document, it doesn’t get done”. Esta afirmação inclui a reunião. Se não houver documento de apoio, a reunião não acontece.

Por um lado organiza as agendas, permite que sejam debatidos os temas mais maduros, para os quais se tem documentação de suporte, contudo cria uma barreira de acesso a alta gestão. Se uma pessoa não tem boa habilidade de comunicação escrita, irá sofrer para criar seu primeiro documento. Mas garanto que com a prática vem a perfeição. Os estilos de business case e one page document podem auxiliar para questões de menor complexidade. Já documentos em estilo press release e perguntas e respostas também são excelentes formatos para iniciantes nesta prática.

Há alguns anos costumo falar para meu time que o maior desafio deste século será a comunicação, pois acredito que a aplicação da tecnologia será capaz de sanar todos outros desafios da humanidade. Aqui vejo mais uma oportunidade de criar novas formas de comunicação com ferramentas já conhecidas: a escrita.

Em última análise vejo que para a alta gestão este tipo de prática pode ser extremamente benéfica, pois estaremos confiantes de que o documento de suporte ao encontro trará o subsídio necessário para que a participação de todos seja efetiva. Assim saberei que quem convocou a reunião investiu seu tempo e se preparou para este encontro, assim como eu tomo o cuidado de me preparar e oferecer o melhor subsídio quando convoco uma reunião.

 Raquel Marimon

Diretora Executiva | Funcional | Prospera