TOC ... pode ser a sua solução
A Teoria das Restrições (Theory of Constraints – TOC) tem seu pilar firmado na afirmação de que toda a empresa constitui um sistema onde todos os elementos possuem uma relação de interdependência entre si. Cada elemento necessita e é influenciado por outro para que o sistema funcione. Partindo deste ponto a TOC ainda afirma que todo o sistema possui uma única causa para muitos efeitos. E esta causa é chamada de Restrição do Sistema. A TOC é baseada no princípio de que existe uma causa comum para muitos efeitos, de que os fenômenos que presenciamos são consequências de causas mais profundas. Esse princípio nos leva a uma visão sistêmica da empresa. A TOC encara qualquer empresa como um sistema, isto é, um conjunto de elementos entre os quais há uma relação de interdependência. Um dos conceitos mais fundamentais é o reconhecimento do importante papel da restrição de qualquer sistema.
Desenvolvida pelo físico Israelense Eliyahu M. Goldratt nos anos 80, que constatou que no sistema tradicional de contabilidade, na maioria dos casos, deixava de concentrar os esforços sobre atividades que visam aumentar os lucros, enfocando principalmente em esforços contraproducentes para reduzir os custos. De forma mais objetiva, a aplicação da TOC demonstra uma técnica de resolução de problemas através da aplicação de metodologias relacionadas ao raciocínio lógico, aplicando algumas ferramentas e contendo ainda diversos instrumentos de gestão para variadas aplicações, destacando-se aplicações voltadas ao gerenciamento da produção através da contabilidade de ganhos, do gerenciamento de indicadores de gestão e do processo de raciocínio, sendo este o objeto da aplicação prática realizada, que é geralmente utilizada para melhorar internamente os processos produtivos.
Nesse modelo os estudos estão direcionados as restrições que podem ser físicas, como a falta de material, de ferramentas adequadas e mão de obra ou ainda não físicas, como uma política da empresa, suas normas ou procedimentos. Tanto uma como a outra limitam a capacidade da empresa em gerar lucro tanto no presente como no futuro, isso porque qualquer sistema real deve ter pelo menos uma restrição, e qualquer organização com fins lucrativos deve ter pelo menos uma restrição que a impeça de obter mais lucros. Se um sistema não tivesse uma restrição, sua produção seria ilimitada. Isto significa que se uma determinada empresa não possuir nenhuma restrição ela teria a capacidade de produzir determinado produto infinitamente para qualquer público sem dificuldade alguma. Consequentemente estaria gerando lucro infinitamente.
Como forma de tornar suas ações mais eficazes, é necessário encontrar a restrição que cada sistema possui e explorá-la, inicialmente isso ocorre na produção ou setores primários que estejam encontrando problemas, porém o aprimoramento constante da área de produção leva eventualmente a um excesso na capacidade produtiva, sem que isso reflita diretamente em qualquer aumento do lucro, onde a restrição muda para os setores externos. Com maior frequência, a nova restrição é uma política em vez de uma restrição física e nesses casos, se aplica o Processo de Raciocínio que através de algumas ferramentas consegue gerir tais restrições. O Processo de Raciocínio consegue explorar restrições não físicas que estão comprometendo o sucesso do negócio. O Processo de Raciocínio é um conjunto de ferramentas para serem utilizadas individualmente ou ligadas de forma lógica, baseadas em um relacionamento causal, consistindo inicialmente na resolução de três perguntas:
O que mudar? Para o que mudar? Como causar a mudança?
Primeiramente deve-se identificar a raiz, ou seja, o cerne do problema, que seria o provável causador de todos os outros problemas, chamado de Efeitos Indesejáveis. Posteriormente ao diagnóstico do problema-cerne busca-se identificar os conflitos que bloqueiam a possível solução, buscando resolver tal impasse e projetar uma mudança no futuro. O próximo passo se faz necessário realizar a mudança, diagnosticando todos os obstáculos, sendo fundamental para que a solução final consiga ultrapassar cada um destes e resolver o problema. O processo implica em procurar pela(s) causa(s) fundamental(is) que provocam os resultados indesejados. Sabendo o que há de errado a próxima ação é responder “para que mudar?”, se atentando a tudo o que deve e pode ser feito para alcançar o objetivo, eliminando o problema fundamental, tendo como a próxima ação, a resposta de “como causar a mudança?”, ou seja, como as ações serão colocadas em prática. Sua metodologia abrange 5 etapas:
1- Identificar as restrições do sistema
2- Decidir como explorar as restrições do sistema
3- Subordinar tudo o mais a decisão acima
4- Elevar as restrições do sistema
5- Quando uma restrição é quebrada, é necessário voltar a primeira etapa
Existem ferramentas no Processo de Raciocínio que ajudam na solução e na identificação dos efeitos e das causas raiz dos problemas, sendo:
- Árvore da Realidade Atual (ARA) - aponta o cerne do problema
- Diagrama de Dispersão de Nuvem (DDN) e a Árvore da Realidade Futura (ARF) direcionam para o que mudar.
- Árvore de Pré-Requisitos (APR) e a Árvore de Transição (AT) apontam a maneira que deverá ocorrer as mudanças.
A Árvore da Realidade Atual (ARA) é utilizada para encontrar uma causa comum a todos os efeitos indesejáveis. A TOC se baseia na afirmação de que todo sistema possui um causador específico que gera a maioria dos problemas existentes. Portanto, a causa dos efeitos indesejáveis nada mais é do que a restrição do sistema que impede a organização de atingir a sua meta, a ARA é particularmente poderosa quando a causa são restrições não-físicas e mais difíceis de serem identificadas sem esta metodologia de causa-efeito. Desta maneira é possível conseguir mais facilmente identificar a restrição para então combate-la, eliminando o problema raiz. A relação de causa e efeito é fundamental nessa construção, onde acredita-se que se a hipótese levantada for verdadeira, logicamente deve também existir um outro fator responsável. Resumindo, até solucionar o problema, todas as possibildiades devem ser igualmente consideradas.
Na construção da Árvore da Realidade Atual (ARA) é necessário seguir algumas diretrizes:
Passo 1 - Faça uma lista de cinco a dez Efeitos Indesejáveis que descrevem a área analisada
Passo 2 - Submeta cada efeito as razões que contribuem para a sua existência ou causa provável
Passo 3 - Se encontrar uma conexão aparente entre dois ou mais efeitos, conecte este "grupo" enquanto se buscam associações ao longo do caminho. Caso contrário, escolha um efeito ao acaso
Passo 4 - Conecte todos os outros efeitos ao resultado de causa provável do Passo 2, fazendo com que se comuniquem ao longo do processo. Pare quando todos os efeitos estiverem ligados
Passo 5 - Leia a árvore de "baixo para cima", fazendo novamente a análise de cada ligação ao longo do percurso. Proceda às correções necessárias
Passo 6 - Pergunte a si mesmo se a árvore como um todo reflete a sua intuição sobre a área. Se não, verifique cada ligamento para descobrir as ressalvas de causa adicional
Passo 7 - Não hesite em expandir a sua árvore, para conectar outros efeitos existentes, mas que não foram incluídos na lista original
Passo 8 - Reexamine os efeitos. Identifique na árvore as questões que sejam intrinsecamente negativas, mesmo que não constasse da lista original de efeitos, ou que requeira que a árvore seja expandida para cima, um ou dois nívceis
Passo 9 - Elimine da árvore quaisquer níveis que não sejam necessárias para conectar todos os efeitos
Passo 10 - Apresente a árvore para a equipe responsável, como forma de buscar que ajudem a fazer uma análise mais profunda, desafiando os pressupostos encontrados nela
Passo 11 - Examine todos os pontos de entrada da árvore e decida quais são os que deseja atacar. Escolha entre eles o que contribui mais para a existência dos efeitos. Se ele não causar impacto sobre pelo menos 70% dos efetios selecionados, acrescente novas ligações do tipo.
As diretrizes para construção da Árvore da Realidade Atual inicialmente implicam na coleta de informações da empresa para identificar alguns efeitos indesejáveis e no passo 2 considerando a existência de tal efeito, se faz necessário questionar a sua real ligação de causa ou efeito. No passo 3 são realizadas ligações diretas de causa-efeito-causa tentando formar ligações entre os efeitos que pareçam associados entre si, enquanto no passo 4 são realizadas as ligações através dos “por quês”. As referências de ligações na Árvore da Realidade Atual são flechas de “suficiência” – supõe-se que a entidade que dá origem a flecha seja, por si mesma, uma causa relevante. As flechas de ligações são lidas de maneira especifica. Se uma flecha apontar da entidade A para B, a ligação é então lida: “se A, então B”. Após ligados todos os efeitos, inicia-se o passo 4. Nesta etapa é realizada uma análise objetivando encontrar algo que estaria faltando nesta árvore. Neste momento é necessário aplicar as ressalvas legítimas em cada um dos níveis, relacionando 7 Ressalvas Legítimas que são: Existência da entidade, existência de causalidade, tautologia, existência de efeito predito, suficiência de causa, causa adicional e esclarecimento. A necessidade de se considerar tais ressalvas, é de garantir a correta aplicação da árvore da realidade atual e “os passos 6, 7, 8 e 9 são como um ajuste fino na construção da árvore, nestes passos se deve revisar toda a árvore a fim de acrescentar ou retirar alguma nível ou efeito que não esteja coerente com a situação. Para evitar possíveis erros de lógica nas ligações entre os efeitos e na estrutura da árvore é necessário aplicar o passo 10 onde a árvore é apresentada para outros profissionais que conhecem a realidade do negócio e/ou assunto e possam identificar possíveis equívocos na construção da ARA. A identificação definitiva de qual é o cerne do problema é encontrada no passo 11, que através da análise determina qual é o efeito que mais contribui para os outros efeitos indesejáveis. Todavia, o Processo de Raciocínio pretende responder as três perguntas previamente determinadas, e a ARA responde a primeira que é “o que mudar?”, objeto principal desta teoria.
O Diagrama da Dispersão de Nuvem (DDN) é a ferramenta que o processo raciocínio utiliza para determinar uma solução dentre outras possíveis, sendo que estas não podem coexistir. Por isso, é também chamado de diagrama de conflito. O método da nuvem não se esforça para chegar a uma solução conciliatória, mas se concentra em invalidar o problema em si. O primeiro ataque é feito sobre o objetivo, perguntando “desejamos realmente isso?” e vamos supor que o objetivo foi examinado e comprovado, então queremos alcançar este objetivo específico. O caminho da concessão não é único, pois precisamos lembrar de que as ligações no diagrama de dispersão de nuvem, as flechas ligam os requisitos ao objetivo, os pré-requisitos aos requisitos e flecha de conflito, todas conexões lógicas. Um dos principais fundamentos básicos da lógica é que por trás de qualquer conexão lógica existe um pressuposto e muito provavelmente, um pressuposto oculto.
A técnica da nuvem é baseada na verbalização dos pressupostos ocultos por trás dos ligamentos, forçando se exporem e desafiando-os. Basta invalidar qualquer desses pressupostos, não importa qual seja, e o problema entra em colapso, é dispersado ou desaparece. O DDN é um processo que se utiliza da técnica de verbalização do conflito para que, de maneira lógica, possa ser alcançado o objetivo, não procurando descobrir culpados, mas sim esclarecer que a solução amigável não é possível. Não aceitando a possibilidade de soluções amigáveis, o DDN nos conduz ao pensamento quanto a necessidade de uma solução definitiva para o problema e onde somente a solução definitiva, trará a maximização dos resultados pretendidos. Uma solução amigável somente irá contentar os fatores conflitantes e possivelmente não será o ideal para o negócio, portanto, deve ser evitada. A solução definitiva pode ser vista como a possibilidade que irá solucionar o problema existente, onde “possibilidade” representa uma injeção capaz de quebrar uma das ligações na nuvem onde foi exposto um pressuposto falso e consequentemente, “injeção” é uma ideia capaz de eliminar o pressuposto.
Percebe-se pelo DDN, que para se alcançar o objetivo, é necessário se atentar aos requisitos que este implica, ou seja, para o requisito A, é necessário um pré-requisito específico, no caso o requisito B, porém para o requisito C é necessário um pré-requisito Não-A, este que represente a negação ou oposto do requisito citado, estabelecendo o conflito a ser quebrado. A quebra deste conflito é a solução ou injeção do sistema, que se torna então o principal objetivo do DDN, encontrar uma solução que permita eliminar o conflito existente nos pré-requisitos do objetivo. Normalmente a quebra desse conflito passa por uma eliminação de um paradigma existente.
Essa composição implica em pesquisa e a escolha pela metodologia ou modelo da pesquisa, é fundamental para se chegar à solução. A pesquisa deve abordar todas as áreas e setores relacionadas ao problema, em especial a parte administrativa, buscando identificar possíveis causadores dos problemas que estejam prejudicando o negócio. Para a realização do estudo, utiliza-se de abordagem qualitativa ou quantitativa, de acordo com as necessidades identificadas previamente, visualizando uma abordagem que possibilite um maior conhecimento dos fatores que poderiam ser causas dos problemas que a empresa esteja enfrentando.
Considerando as características da aplicação realizada, o estudo pode ser classificado como exploratório, descritivo e explicativo, onde os dados apresentados e o conhecimento detalhado da empresa e de seus processos, são obtidos através de diversas visitas realizadas ao local de estudo e também através de entrevistas não estruturadas com os gestores e colaboradores que possuem algum relacionamento com a área do problema. É indicado que também sejam coletadas informações com relação às reclamações dos clientes, acrescentando estes problemas e dificuldades aos efeitos levantados. Os dados são utilizados na construção da ARA, possibilitando a análise e identificação do problema-raiz e com os dados, cria-se um Fluxograma, descrevendo todos os processos que compõe o setor analisado, como forma de estruturar uma análise e descobrir qual é o verdadeiro cerne do problema do negócio. O processo inicial é listar os efeitos identificados e conectá-los através de conexões lógicas de causa e efeito. Para a construção da ARA e identificação dos efeitos é possível que sejam realizadas entrevistas não estruturadas nos pontos principais com os funcionários e com os gestores do negócio, como forma de listar os efeitos indesejáveis primeiramente apontados pelos próprios funcionários, que precisam ser avaliados com a devida cautela, para que não se confunda problemas reais, com problemas pessoais e/ou benefícios reivindicados.
Árvore da Realidade Futura (ARF) é construída a partir das injeções propostas, que devem ser eficazes para garantir a efetividade nas soluções adotadas. A Árvore da Realidade Futura parte, também, de uma lógica do tipo efeito-causa-efeito buscando deixar claro onde se deseja chegar com as injeções propostas pela Técnica DDN, ou seja, é baseada nas injeções propostas apresentadas na fase anterior do método. Em síntese, ela objetiva proporcionar uma visualização de como será o futuro do sistema analisado, caso sejam colocadas em prática as injeções propostas.
A ARF é uma ferramenta de análise lógica que apresenta os resultados da implementação de soluções - também chamada de injeção do Processo de Raciocínio - para o problema identificado, os quais transformarão os efeitos indesejáveis em efeitos desejáveis. Portanto, nasce da injeção que quebra o conflito na DDN, sendo uma estrutura que apresenta os resultados da implementação das injeções definidas na etapa anterior. Estas injeções, definidas no DDN, devem ser estudadas proporcionando uma clareza quanto a eliminação dos Efeitos Indesejados e, também, se elas não irão provocar outros efeitos indesejados. Uma vez identificada uma injeção (a base de uma solução), uma ARF é usada para verificar se a aplicação bem sucedida da injeção irá eliminar os sintomas. Ela é igualmente usada para verificar se a injeção terá possibilidade de gerar novas consequências negativas. Com o objetivo de verificar a situação futura advinda da implementação das soluções encontradas para eliminar o problema-raiz, deve-se utilizar a ARF para transformar os efeitos indesejáveis em efeitos desejáveis, através de injeções que são implementadas. A construção da ARF permite visualizar os ramos negativos que poderão surgir, elaborando ações para neutralizá-los.
Identificamos que os ramos-negativos que levam aos verdadeiros riscos têm de ser podados, o que significa que devemos completar nossas ofertas com ações adicionais que praticamente impeçam que os pontos negativos identificados ocorram. Estas ressalvas de ramo-negativo são a base fundamental e o verdadeiro poder da ARF, com o isolamento do ramo-negativo pode-se melhor estudá-lo e fazer aparecer o pressuposto que quebra a irrealidade da injeção. Uma Árvore da Realidade Futura é bastante similar à Árvore da Realidade Atual, exceto que as injeções – as providências a serem tomadas como parte da solução – são incluídas em quadros com cantos quadrados. No processo de construir a Árvore da Realidade Futura, injeções adicionais são frequentemente acrescentadas para desenvolver a solução e evitar possíveis consequências negativas. O processo de construção da ARF tem como ponto de partida a injeção do DDN, adiciona-se as relações de causa-efeito na estrutura assegurando a compreensão de toda a lógica do porque o objetivo será alcançado se a injeção for implementada. O processo continua até que todos os efeitos desejados estejam conectados a ARF. Normalmente, a injeção identificada no DDN é responsável pela maior quantidade de transformação de efeitos indesejáveis em efeitos desejáveis, mas, em muitos casos necessita-se de injeções adicionais para eliminar alguns efeitos indesejáveis que não possam ser eliminados apenas pela injeção original do DDN. A ARF é ferramenta imprescindível para o controle da implementação e alcance da solução desejada.
No entanto, a aplicação do Processo de Raciocínio responde à três perguntas - o que mudar?, Para que mudar?, Como causar a mudança? Onde a construção da ARF, busca responder - o que mudar? Para isto necessita-se da informação anterior, ou seja, o que é necessário mudar?. A investigação do que mudar pode ser feita pelo próprio Processo de Raciocínio, através da utilização da ARA e pelo DDN. Considerando que a ARA descreve o sistema como ele é no momento. O processo de construção da ARA se inicia com a identificação dos Efeitos Indesejáveis e uma conexão lógica do tipo: “Se, Então” destes efeitos indesejáveis. Quando validada, descobrirá o problema raiz e desta maneira, concentram-se os esforços em direção a causa e não aos efeitos. Com o problema raiz identificado, necessita-se de uma solução, para que ele deixe de existir e os efeitos indesejáveis transformem-se em efeitos desejáveis. É importante mencionar que o efeito indesejável identificado como problema-raiz é responsável direta ou indiretamente por mais de 70% dos demais efeitos indesejáveis, o que caracteriza a sua importância na existência dos demais efeitos indesejáveis.
Finalizados ou respondidas as questões identificadas, na próxima etapa do método se objetiva responder à questão do “como provocar a mudança”. Sendo utilizadas duas técnicas Árvore dos Pré-Requisitos (APR) e Árvore de Transição (AT).
Na Árvore dos Pré-Requisitos (APR) a ideia consiste em propor um plano capaz de alterar a realidade, o que só é possível de concretizar se forem realizadas ações objetivas no sentido da mudança, partindo do pressuposto de que, como as organizações são constituídas de pessoas, sempre aparecerão resistências e obstáculos às mudanças propostas. Este método consiste em evidenciar as eventuais resistências às mudanças propostas, no intuito de planejar ações que possam romper os pressupostos que sustentam os obstáculos existentes. A operacionalização da APR é feita via o estabelecimento de objetivos intermediários capazes de impedir a ação dos eventuais obstáculos às mudanças. Estes objetivos intermediários devem ser checados até que todos os obstáculos sejam eliminados. Posteriormente utiliza-se a Técnica da Árvore de Transição.
A Árvore de Transição (AT) essencialmente, associa a cada objetivo intermediário, uma ação a ser executada, sendo responsável pela montagem dos planos de ação objetivos que devem, ao menos teoricamente, levar à eliminação das causas raízes dos problemas. O entendimento do processo evidencia que partir do cenário escolhido, é gerada uma alternativa de gerenciamento por um plano de ação as APR e AT, duas árvores que são instrumentos de controle de ações de curto prazo, com pontos de controle e de redirecionamento de ações.
A Análise Crítica do Processo de Pensamento da TOC através da proposição e da utilização do Processo de Pensamento da TOC de forma geral permite evidenciar os seguintes tópicos:
• As árvores constituem-se em um mecanismo eficaz para a construção do consenso sobre os problemas existentes, suas causas raízes e as proposições para a solução dos mesmos, o que é catalisado pela existência de um paradigma comum entre os participantes. Também, servem como dispositivos eficazes no sentido de comunicar, para as demais pessoas, os conhecimentos gerados durante o processo de elaboração do trabalho. No último sentido podem servir como efetivo canal de comunicação dos problemas observados nas Organizações.
• As Técnicas das diversas fases da TOC podem ser utilizadas individualmente com resultados satisfatórios. Como técnicas individuais, a ARA e a DDN são as mais utilizadas na realidade prática. Onde a ARA pode servir para estabelecer, de forma sistêmica e rápida, os principais problemas de uma dada atividade genérica e a DDN aplicada como uma Técnica que, utilizando a criatividade e o pensamento dialético, permite obter boas soluções a partir de situações conflituosas que aparentemente exigiriam soluções intermediárias de compromisso.
• O Processo de Pensamento da TOC apresenta um caráter qualitativo baseado em fatos da realidade, utilizando o Método Científico para busca sistemática da Estruturação, Identificação, Análise e Solução dos problemas. É possível que, em um certo número de casos, seja necessário aliar, às conjecturas das relações de efeito-causa-efeito proposto pelo grupo envolvido, fatos quantitativos derivados dos fenômenos empíricos observados na prática das Empresas.
• Conforme identificado, é fato que não exista um padrão definido e as árvores de consenso pareceram funcionar em apenas parte das empresas, consequência dos Paradigmas, Conceitos e Técnicas que se constituem nos pressupostos básicos para a construção e estruturação dos problemas. As árvores são construídas a partir dos paradigmas professados pelos participantes do grupo. Sendo assim, profissionais que professem diferentes paradigmas terão a tendência de estruturar o mesmo problema de forma diferenciada. A partir deste paradigma são constituídas Teorias, tornando impossível construir o conhecimento sem a existência prévia de uma Teoria. Esta discussão sugere a necessidade de desenvolver uma ampla discussão teórica sobre os princípios e técnicos gerais que respondem pelos processos, nos quaise deve preceder a construção das árvores propostas pelo Processo de Pensamento da TOC.
• A problemática da auditoria das diferentes árvores é, também, um tema relevante. Uma vez construída a árvore pelos atores envolvidos - Grupo de Trabalho - é muito importante o processo de validação que se segue. Isto é relevante na medida em que pode haver um vício de origem na constituição do grupo de trabalho não levando em conta todas as visões possíveis do problema. Sendo assim, é essencial que após o uso das diferentes Técnicas do método seja levado adiante uma auditoria independente por pessoas que conheçam os problemas levantados e que não tenham participado diretamente do processo de trabalho.
• Um aspecto importante no desenvolvimento do Método consiste em utilizar a máxima precisão conceitual possível. Isto assegurará um efetivo compartilhamento do conteúdo das relações de efeito-causa-efeito pelos membros do grupo. Caso os conceitos não estejam claramente explicitados o conteúdo das frases utilizadas tendem a dificultar o desenvolvimento do trabalho no âmbito da Organização onde o trabalho é realizado.
EM RESUMO ...
Árvore da realidade atual (ARA): descreve uma realidade por meio de relações de causa e efeito, mostrando como os muitos efeitos indesejáveis se originam de poucas causas-raíz, normalmente condições de contorno físicas, conflitos não resolvidos ou pressupostos errôneos, que serão foco dos esforços de melhoria;
Árvore da realidade futura (ARF): identifica a transformação necessária, projeta suas decorrências, prevê e previne novos problemas que podem decorrer da mudança;
Diagrama de dispersão de nuvem (DDN): explicita os pressupostos de uma situação conflituosa, mostra por que o problema em foco não foi ainda resolvido, permite que se verifique que pressuposto errôneo gera o conflito e possibilita o surgimento de uma idéia nova e transformadora em relação à situação em análise;
Árvore de pré-requisitos (APR): identifica os obstáculos que podem impedir que se atinja um objetivo, criando objetivos intermediários no caminho da solução definitiva e sugerindo um plano de ação para que se atinja a realidade projetada pela ARF; e
Árvore de transição (AT): cria uma sequência lógica e temporal de ações e transições dos estados que serão alcançados até o objetivo final, constituindo-se em um plano de ação, que pode ser detalhado até o nível que se queira.