Trajetória de carreira em planejamento de obras.

Olá pessoal,

O intuito deste artigo é contar um pouquinho para vocês algumas experiências pessoais de aprendizado que para mim foram valiosas e espero que de alguma forma possam ser úteis para aqueles que acreditam na importância do planejamento de obras.

Para crescer e desenvolver a sua liderança é necessário formar pessoas. Para isso, compartilhar conhecimentos é fundamental. É o famoso DIVIDIR para MULTIPLICAR.

Após concluir um MBA em Gerenciamento de Projetos, iniciei uma jornada na área de planejamento e controle de obras. Meu trabalho principal era incentivar as pessoas a pensarem no planejamento, ensinado o que eu sabia e praticando junto com os engenheiros o que havia sido programado.

E porque comecei a carreira como engenheira de planejamento e depois fui construir uma obra como responsável técnica? Pela simples lógica de que devemos planejar primeiro e executar depois.

No inicio, mesmo tendo feito o curso em gestão de projetos, eu acreditava que para desenvolver um bom planejamento era necessário focarmos apenas na famosa pirâmide: TEMPO, CUSTO e QUALIDADE.

A primeira pergunta que eu fazia era: O que eu preciso para criar o cronograma de construção de um edifício residencial, por exemplo?

No primeiro passo descrevia todos os serviços que seriam necessários para realização desse projeto. Desenvolvia a EAP (Estrutura Analítica do Projeto):

O segundo passo pensava em quais materiais, mão de obra e equipamentos que seriam necessários para cada atividade. Exemplificando - Serviço de emboço interno dos apartamentos - quantidade total: 15.788m² - 161m²/apto.

Material: Utilizamos argamassa ensacada onde o índice de consumo previsto por metro quadrado era de 0,025m³/m² e por saco era 0,033m³/saco, então compramos: 11.961 sacos de 40kg.

Mao de Obra: Índice de produtividade previsto de 0,45h/m². Considerando 44 horas semanais e convertendo para m²/dia temos: 19,55m²/dia. Para fazer 15.788m² em 162 dias contratamos 5 pedreiros e 5 serventes.

Equipamentos: Atentos ao consumo que deveria acontecer em até 48 horas, o local para armazenamento da argamassa foi dentro de caçambas.

No terceiro passo eu pensava em qual ferramenta utilizar, Ms Project ou Excel? Aprendi muito sobre as duas. A partir daí, gerava os cronogramas:

Visão Macro:

Visão detalhada 1:

Visão detalhada 2:

Com o passar do tempo, comecei a perceber que os cronogramas que eu havia desenvolvido JUNTO com os engenheiros responsáveis pela obra, em pouco tempo, viravam meros "papeis de parede" e eu não entendia o por quê. Todos os projetos executivos haviam sido entregues, tínhamos detalhado as atividades, calculado todo o material, mão de obra e equipamentos necessários, onde estava o erro? Será que o que estava faltando era acompanhamento diário?

Comecei a perguntar os engenheiros o que havia acontecido. Muitos alegavam que a turma da ponta, (estagiário, mestre e encarregado), não tinham interesse quando o assunto era planejamento, monitoramento e controle de obra. Se isso fosse verdade, o que precisava ser feito para promover o interesse e o engajamento dessa equipe tão fundamental?

Foi então que solicitei ao diretor de obras da empresa em que trabalhava que eu fizesse um monitoramento mais de perto e durante 6 meses "acampei" exatamente na obra com o maior número de estagiários e de encarregados da construtora. Nessa obra, para cada prédio do condomínio tínhamos: 1 encarregado de acabamento + 1 encarregado de alvenaria + 1 estagiário.

No primeiro momento foi só escutar e observar. Notei que entre os estagiários havia uma inquietação muito grande porque não entendiam como funcionava o avanço físico/financeiro da obra.

Todo final de mês, eles se reuniam com o engenheiro da obra e discutiam sobre o percentual avançado no mês. Durante toda a reunião diziam: "Não é possível, trabalhamos demais para termos produzidos apenas 2% no mês" - "Esse avanço está errado" - "Esse planejamento está errado" - "Tem alguma coisa errada".

Notoriamente não entendiam que o avanço da obra era medido através do índice físico/financeiro. Foi então que tive a ideia de criar algumas ferramentas e metodologias voltadas para esclarecer melhor quais eram as metas que cada um tinha.

Comecei a explicar para os estagiários: para a construção de um prédio residencial, por exemplo o BLOCO 01 com 116 apartamentos, foi orçado um valor de R$ 5.200.000,00. Desse valor 9,10% eram destinados para os gastos com fundação + 26,30% estrutura e alvenaria + 37,32% acabamentos internos. Ao pegarmos 26,30% e dividirmos por 116 apartamentos teríamos 0,227%. O que isso quer dizer? Cada apartamento concluído em relação ao serviço de estrutura e alvenaria o prédio avançava 0,227%, 116 aptos concluídos significa 26,30% do prédio estava pronto.

Uma série de serviços compõem os 37,32% dos valores destinados para os acabamentos internos, dentre eles emboço, gesso, contrapiso, impermeabilizações, revestimentos cerâmicos, etc. O que precisava ficar claro é que se produzíssemos muito assentamento de esquadria de alumínio o avanço seria alto, mas se realizássemos muita impermeabilização de banheiro o avanço não seria tão alto. Isso porque o serviço de esquadria de alumínio é muito mais caro que impermeabilização de box de banheiros. Mas era importante frisar que essa impermeabilização era fundamental e mesmo tendo um avanço tão menos significativo não poderia ser ignorado.

Após ter ficado evidente como funcionava o avanço físico/financeiro, foi criada uma planilha que contínha os dados: Previsto x Realizado acumulado até o mês + Previsão, planejado para o próximo mês + Previsão meta que a obra propunha:

A coluna na cor cinza, previsão meta, era preenchida pelos estagiários que faziam as contas de quantos apartamentos seriam produzidos no mês de acordo com a produção e produtividade de cada funcionário da equipe do encarregado no qual ele acompanhava.

Suponhamos que a meta era executar 4 apartamentos de emboço interno e no final da semana foi apurado que conseguiam realizar apenas 3 apartamentos. O engenheiro, o estagiário, o mestre e os encarregados se reuniam para traçar qual era a melhor estratégia para recuperar o atraso, seja trabalhar no sábado, fazer horas extras durante a semana e/ou contratar mais funcionários no próximo mês. O motivo também era bastante discutido já que tínhamos como premissa a importância da produtividade e absenteísmo de cada funcionário.

Ao envolver toda a equipe da ponta esclarecendo quais eram as metas, a obra apresentou uma melhora extremamente significativa conseguindo recuperar parte do seu atraso.

Engajar a equipe e ensina-los que não basta ter apenas produção, que é preciso ter, também, produtividade e qualidade em todos os serviços, trouxe benefícios como menos retrabalhos, desperdícios, absenteísmo e turnover.

Falar que os encarregados não gostam de cronogramas pra mim é mentira pois cronogramas nada mais são do que definições de metas.

"As pessoas gostam, precisam e querem ter metas. O que temos de mais prazeroso dentro dos canteiros das obras são os desafios".

CONCLUSÃO:

Depois de 8 anos trabalhando nessa área de planejamento e gestão de obras, vários problemas foram identificados, mas os que eram recorrentes e que me chamavam a atenção eram ausências de comunicação e trabalho em equipe, baixo detalhamento do escopo e pouca qualidade nos serviços prestados:

30% dos problemas eram por que haviam pouca ou até mesmo ausência de comunicação. Diversas vezes presenciei equipes de operários executando atividades totalmente ao contrário do que havia sido estabelecido pela equipe de engenharia no escritório.

22% dos atrasos eram por que haviam poucos critérios de recrutamento e seleção, treinamentos mas principalmente falta de liderança. Neste artigo Seu humor influência SIM seus resultados! dou um exemplo dos benefícios que acontecem quando o engenheiro não é arrogante, dá bom dia para todos e não fica falando alto com sua equipe.

Outra justificativa muito utilizada para os atrasos das obras que precisa ser revisada é ausência de mão de obra qualificada. Acredito fielmente na frase do Vicente Falconi - "Tudo é uma questão de conhecimento, é só aprender como que faz que a turma vai lá e faz".

Com relação ao escopo e a qualidade - Existe o problema dos projetos executivos serem entregues incompletos ou incompatibilizados? Sim, existe. Mas esse não é, ao meu ver, o maior problema a ser pensado e revisado. Uma obra está atrasada por ausência de projetos ou porque o fornecedor atrasou na entrega de um determinado produto é uma coisa. Outra coisa é você entrar dentro da obra e ver um monte de atividade tendo que ser refeita porque a turma que deveria conferir o serviço não fez o seu trabalho. E quem tem que engajar a equipe? Fazer com que todos façam o seu trabalho da melhor maneira possível? O ENGENHEIRO.

ENGENHEIRO É PROFESSOR e precisa pensar mais sobre como ser um excelente encorajador e maestro do seu time. Ensinar o estagiário de uma maneira mais detalhada e simples como escrevi neste artigo, você é a referência de seus liderados, será o primeiro passo para grandes mudanças. Adaptando a frase de Aristóteles: "Ensinem os estagiários para não precisar punir os engenheiros no futuro".

Enfim, como fazer para começar a minimizar esses quatro problemas?

• Comunicação - Não basta estudar e interpretar todo o escopo, é preciso transmitir de forma clara e objetiva para todos que compõe a equipe da obra - estagiários, encarregados, mestre, técnicos, etc - como que cada um contribui para o sucesso do projeto.
• Recursos Humanos - O fundamental é construir equipes ao invés de contratar empregados. Gerar pessoas que questionem tudo. Para isso precisamos ter melhores critérios no momento da escolha de cada membro da equipe, criar e/ou melhorar os planos de avaliações e prêmios por desempenho, afinal pensar em PESSOAS é: recrutar, selecionar, ensinar, engajar, motivar, acompanhar, orientar, reconhecer e recompensar.
• Escopo - O foco aqui não é apenas melhorar os processo de entregas e compatibilizações dos projetos executivos mas também é necessário um amplo estudo sobre como desenvolver uma EAP (Estrutura Analítica de Projeto) de forma simples e palpável. As metas devem ficar bem claras para todos os envolvidos e lembrem-se que metas impossíveis de serem alcançadas só geram frustrações.
• Qualidade - Promover o verdadeiro engajamento de todos da equipe da obra fará com que o encarregado, por exemplo, ensine e confira todas as atividades da melhor maneira possível. Ele também irá ter uma postura de liderança com sua equipe se seu líder for um engenheiro justo, humilde, que sabe conversar e tratar todos de uma maneira respeitosa.

Atualmente meus planejamentos são realizados integrando: escopo, tempo, custo, comunicação, qualidade, aquisições, segurança do trabalho, gestão de resíduos, recursos humanos e riscos, e não mais pensando apenas em TEMPO, CUSTO e QUALIDADE.

Não tenho dúvidas que para que esse planejamento de fato aconteça, o monitoramento, controle e execução deverão ser feitos por um gestor que possui como principal característica a liderança e a capacidade organizacional. O engenheiro deverá ser uma pessoa que tem a habilidade de planejar, compilar os dados e motivar as equipes envolvidas. É quem enxergará onde está o problema e como deverá agir.

No vídeo abaixo, imperdível para qualquer líder, Falconi é inspirador ao falar sobre como desafiar a sua equipe, esclarecendo a importância LIDERANÇA e da definição das METAS:

Neste artigo, Planejamento de Obras - Inovar é preciso, descrevi um pouco como que podemos de uma maneira simples já começarmos a implantar um planejamento mais estruturado, eficiente e integrado.

Nos dias de hoje acredito fielmente que:

"Pode-se realizar o melhor planejamento que de nada adiantará se existirem dentro do canteiro da obra problemas de relacionamentos interpessoais, administrativos, motivacionais e estes forem ignorados".

Engenheiros, desafiem, motivem e encorajem suas equipes. O papel de vocês é fundamental na obtenção do engajamento. Pensem nisso!

Sobre a autora: Aurora Martins é engenharia de Produção Civil com MBA em Gerenciamento de Projetos, que trabalha a 8 anos no setor de planejamento e controle de obras. Missão: desenvolver um projeto no qual um dos objetivos será minimizar os riscos e trazer mais assertividade aos nossos cronogramas.

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