A Transformação Digital nos Espaços de Trabalho

“A evolução tecnológica mudou a forma como as pessoas trabalham e se relacionam, alterou os níveis de exigência e as próprias expectativas. Os novos trabalhadores já não se preocupam exclusivamente com a remuneração, querem usufruir da liberdade permitida pela mobilidade, querem estar sempre conectados, querem conforto, flexibilidade e qualidade de vida a nível profissional e pessoal.”

Este seria o normal início de um artigo de opinião sobre a Tranformação Digital nos espaços de trabalho mas onde correríamos o risco de discorrer sobre lugares comuns e generalizações sobre as necessidades e expetativas dos millenials.

O paradoxo da mudança no local de trabalho

A mudança é essencial para evoluir mas a mudança causa stress no ser humano

Embora a Internet tenha trazido a capacidade de desmaterializar os negócios e também os espaços de trabalho essa mudança só devia ser aplicada:

1 – compreendendo previamente o impacto específico, positivo e negativo, em cada pessoa, departamento e objetivo da organização;

2 – definindo um plano de implementação que incluísse uma estratégia de comunicação eficaz

3 – despoletando surveys e entrevistas pré e pós implementação por forma a encontrar e atuar atempadamente sobre gaps de percepção.

No entanto, não sendo os espaços de trabalho o core das organizações, estes passos não foram considerados e implementações de open office e de remote work , por exemplo, foram levadas a cabo para depois se constatar os erros e reagir às queixas.

Ou seja, aproveitou-se a tecnologia pela tecnologia, sem um plano e sem um objetivo.

Ademais, colaboração e inovação não são originadas pelas secretárias ou pelos espaços lounge com sofás, mas sim pela cultura e pelas políticas da organização. Os espaços reforçam positivamente quando essa cultura existe mas, o contrário é bem mais negativo. Quando a cultura e as políticas da organização não suportam a colaboração e a inovação então cria-se uma imagem de engano e de fachada que torna os colaboradores descontentes e, pior, desiludidos e desconfiados.

Definir um objetivo, traçar um plano, comunicar com todos os stakeholders e avaliar regularmente a sua satisfação é consumidor de tempo e de recursos mas também é a única forma eficaz de gerir a mudança, maximizando o impacto positivo e mitigando e agindo atempadamente sobre o negativo.

O paradigma das Gerações e do “one-size fits all”

É comum associarmos aos millenials (Geração Y) características como “conectados”, “móveis”, “individualistas”, “inovadores”, “colaborativos” e “sensíveis a valores que não apenas o dinheiro”. Mas não só isso nos leva a problemas de generalização entre millenials como a nossa força de trabalho é bem mais variada, incluíndo ainda Baby Boomers e Geração X.

A tecnologia não é gratuita nem define totalmente um ser humano. Na geração dos millenials existem grupos demográficos com níveis de exposição à tecnologia completamente diferentes bem como gosto ou aversão à mesma, especialmente com a intrusão dos dispositivos móveis e das redes sociais nas nossas vidas.

Compreender as necessidades de cada colaborador devia sim ser fácil com a tecnologia que temos ao nosso dispor hoje em dia. Receber os seus inputs individuais e, em tempo real, não só dar respostas como despoletar as primeiras ações com base em alguns algoritmos, mesmo que básicos.

A transformação digital como um meio e não um fim

O Facility Management tem, desde a sua incepção no final da década de 70, a missão de integrar pessoas, espaços e processos.

Quando abordamos então o impacto da “Transformação Digital” é importante compreender que para o Facility Management este ocorre em várias dimensões:

Primeiro – sendo uma área de suporte, é essencial compreender como a digitalização afeta o core business da organização para quem trabalhamos por forma a dar as condições para que ela ocorra mitigando riscos e precalços. Este alinhamento só pode acontecer com bons canais de comunicação entre o Facility Manager e as várias áreas funcionais da organização.

Segundo – a revolução nas “Novas Formas de Trabalhar" (NWoW) implica, como já referido, que as politicas subjacentes promovam os objetivos que se querem atingir, suportados depois pelos espaços e serviços geridos pelo FM. Atendendo ainda à necessidade de gerir a mudança e de avaliar regularmente o impacto nos ocupantes (utilizadores, colaboradores, clientes, utentes, etc.)

Terceiro – a digitalização no próprio Facility Management. A redução de custo da sensorização e a sua crescente ubiquidade, lança-nos o desafio de poder colocar toda esta tecnologia ao nosso serviço podendo medir e melhorar a performance do FM, automatizando processos que criam pouco valor acrescentado e nos focarmos na qualidade de vida dos ocupantes e na produtividade das organizações.

Miguel Alves Agostinho

Diretor Executivo APFM

Embaixador da EuroFM em Portugal

Convener do CEN TC348/WG8