Uma boa parte das reuniões são inúteis mas não precisavam ser.

Todo mundo tem dentro do dia a sua faixa de horário mais produtivo no trabalho. Isso significa que muitas vezes nesta hora do dia em que você estaria rendendo melhor e mais focado, possa estar constantemente sendo interrompido por ligações e incansáveis reuniões sobre coisas que provavelmente poderiam ter sido resolvidas por e-mail ou de forma independente pelas pessoas.

E o pior, além de participar daquela reunião inútil tem aquele outro tipo de reunião que não tem ninguém liderando a discussão. Em que nenhuma decisão está sendo tomada, somado a questão do tempo sendo ultrapassado ao horário de término programado inicialmente.

Tudo o que você mais quer neste tipo de evento é voltar ao seu teclado para capturar a recuperação do pouco tempo que restou no seu tempo de trabalho que foi perdido.

A verdade nisso é que muitas equipes não são assertivas em reuniões. Consistentemente ultrapassam o tempo, se desviam e distraem as pessoas de fazer um trabalho mais valioso.

Pergunto: As reuniões têm que ser assim? Por que as reuniões podem ser o pior ritual do escritório de todos os tempos? Porque distraem as pessoas de um trabalho significativo, muitas vezes não focam nos assuntos previstos, tem a participação de pessoas que não precisavam estar presentes.

E como parar então de ter reuniões inúteis/improdutivas?

• Decida e converse abertamente se você realmente precisa estar em certas reuniões. Não tenha medo de recusar convites quando tiver clareza que isso impactará outras coisas mais importantes e sua contribuição é mínima;
• Debata com equipe e superiores a organização de agendas melhores;
• É obrigação definir uma hora de término e cumpri-lo!
• Tenha um "líder" eleito para cada reunião, comandando-a para não perder o ritmo e foco previsto;
•  As reuniões muitas das vezes são sequestradas por personalidades dominantes devido à falta de diretrizes claras entre alguns perfis de pessoas. É necessário cortar tal vício de alguns;
• Incentive todos a ficarem com o vídeo aberto em reuniões remotas de forma que ninguém esteja fazendo outras coisas e não dando importância a reunião transcorrendo. Quantos fazem isso e vagueiam pelas reuniões? Não seria melhor uma reunião com menos tempo e decisões para conclusão em menor tempo?!

  Outra sacada para reuniões virtuais são de valorizar o poder da sua fala, da sua voz, recursos visuais ou ambos. Já ouviu um programa de rádio? Não há nenhuma tecnologia sofisticada - apenas algumas pessoas sentadas conversando, mas os melhores programas são bastante atraentes. Isso porque o rádio usa o poder da voz e posicionamento de maneira bastante eficaz.

Espero que essas dicas garantam reuniões produtivas e satisfatórias para você, e talvez o exame consciente da cultura da reunião também tenha um efeito positivo nas salas de reuniões físicas e remotas no seu dia a dia. Se você vive em grandes ciclos de perdas do seu tempo produtivo com as reuniões, comece você o movimento de crescimento nesta interação com colegas e superiores de maneira pautada para o ganho de todos.

A partir do momento que você começa a ser mais eficaz, mais profundo, mais estruturado nos seus materiais apresentados ou colocações. É fato, que as pessoas refletem como estão entregando e espelham estas mudanças. Fica a dica, pense nisso.

Boas reuniões e aquele abraço moçada.