Urgente, Importante e Prioridade – você sabe a diferença? Não desperdice tempo... É disso que sua vida é feita!

“Alguém assoberbado de tarefas pendentes, profissionais ou particulares, jamais terá um bom desempenho... Quer ter tempo suficiente? Vamos planejar!”

Pedro Costa

Seguindo a linha de raciocínio de nossos últimos textos, e supondo que você tenha aproveitado as oportunidades, conquistado e firmado uma posição de liderança, esquivado das armadilhas... Devemos encontra-lo agora ocupando um cargo de gestão, supervisão ou gerência... Com os inerentes problemas que geralmente acompanham essas funções.

Abordaremos, a partir de agora, alguns desses percalços, começando hoje com a “falta de tempo”, ou a má gestão deste precioso bem.

Em 1994 (e lá se vão 22 anos), eu administrava o início de uma empresa familiar no ramo de esquadrias de alumínio e estruturas metálicas. Li, naquela ocasião, o livro “The Ten Natural Laws of Successful Time & Life Management”, escrito por Hyrum W. Smith, o criador do Franklin Planner – naquele tempo ainda não havia os PC’s de hoje, e uma agenda inteligente fazia toda a diferença (ainda hoje faz!). Não havia uma versão do livro em português (para ser sincero, suponho que ainda não haja), mesmo assim recomendo enfaticamente a leitura.

Em seu livro, Smith dividia as necessidades humanas em quatro grupos:

• Sobreviver
• Amar e ser amado
• Sentir-se importante
• Experimentar variedade

Igualmente, classificava as tarefas diárias em quatro grupos, formando uma matriz baseada em importância/urgência, como na ilustração abaixo:

Todos os métodos que conheço atualmente, utilizados para classificação das necessidades humanas ou para definição de prioridades, parecem ter derivado desses modelos.

Basicamente, a ilustração é autoexplicativa; distribuímos todas as tarefas diárias, classificando-as em:

• Importante e urgente
• Importante, mas não urgente
• Não importante, mas urgente
• Não importante e não urgente

Feito isso, focaremos nossa energia em realizar as tarefas do grupo 1, seguidas das do grupo 2. Terceirizaremos a realização das tarefas do grupo 3 e descartaremos as do grupo 4. Com isso reduzimos a 75% as tarefas do dia, e à metade aquelas sob nossa responsabilidade direta de execução (O planejamento diário poupa tempo através do aumento do foco).

''Quanto mais tempo gastamos no planejamento de um projeto, menos tempo é necessário ao projeto como um todo'' – Edwin Bliss

O principal é tomarmos consciência de que não é saudável sair fazendo tudo que está na nossa frente sem nenhum critério. Priorizar significa escolher o que é mais importante, decidir qual a sequência das tarefas.

Note que Urgentes são as tarefas que exigem nossa atenção imediata; antes elas eram Importantes, mas se tornaram urgentes porque não atentamos para seu prazo; portanto, Planeje seu dia. Faça um esforço especial para tratar o grupo 3 das tarefas, ou seja, Delegue.

Ademais, seguir as dicas abaixo irá ajuda-lo a administrar com eficiência seu tempo, e assim, preservar sua carreira:

• Organize sua mesa – Materiais organizados impedirão que você perca tempo procurando documentos, pastas e relatórios.
• Evite distrações – Elas são as grandes vilãs na administração do seu tempo.
• Evite filas – As tecnologias estão aí para ajuda-lo a ganhar tempo.
• Planeje suas ligações telefônicas – Faça um esboço de tudo que precisa dizer e do que precisa saber. Programe um intervalo de tempo para esta atividade.
• Entenda sua empresa – É necessário conhecer as metas do grupo. Use a agenda como uma ferramenta que permita visualizar o conjunto de atividades.
• Peça ajuda – Consulte pessoas que tenham um olhar imparcial sobre o que é importante. Comunique-se com sua equipe (Leia também – Líder sim, chefe não...)
• Bloqueie seu tempo e compartilhe a agenda – Com isso você impede que demandas de outras pessoas atrapalhem sua rotina. O ideal é que toda a equipe compartilhe seus compromissos (Quando você não faz a sua agenda, os outros é que fazem).
• Diminua as reuniões – Reserve algum tempo para discutir problemas de rotina com colegas. Assim você evita ser interrompido a qualquer momento. 
• Aprenda a recusar – Antes de aceitar uma nova tarefa, verifique sua disponibilidade. Veja se você é mesmo a pessoa certa para executa-la.
• Use métodos de follow-up – Evite transformar assuntos importantes em urgências.
• Descanse – Stress e fadiga raramente são causados pelas atividades realizadas. Geralmente são conseqüência do que deixamos de fazer. Planeje intervalos; não adianta planejar tarefas se não estiver disposto para realizá-las.
• Mantenha o bom humor – Sorria (Leia também – Pessoas sorridentes...)
• Olhe ao redor – Não fique ultrapassado (Leia também – Bem vindo ao futuro...)

“A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais desperdiçando o tempo” – Victor Hugo

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