Vá além do hype. Uso da AI Generativa na Gestão de Projetos

Adotamos a IA Generativa há quase 18 meses e, de lá para cá, muita coisa mudou, principalmente a nossa forma de trabalhar.

Os Assistentes Inteligentes baseados na IA Generativa e com as tecnologias da OpenAI, Google Gemini e Hugging Face deram um novo significado ao trabalho que desenvolvemos diariamente.

No início da jornada, foi difícil, pois sabíamos que haveria desafios e seria necessário mudar a forma de pensar. Passar da desconfiança ao uso de Inteligência Artificial e entender qual seria o papel dela dentro da rotina de trabalho exigiu um esforço adicional de todos.

Superados os desafios iniciais, começamos a próxima etapa: como utilizar a IA nas nossas atividades.

O exemplo abaixo mostra como utilizar a Inteligência Artificial na Gestão de Projetos:

A Jornada foi um processo de descoberta, experimentação e aprendizado até chegar à maturidade de como podemos aplicar a IA para que ela contribua de forma efetiva na geração de valor para nossos clientes.

Termos Princípios Orientadores bem definidos foi essencial, pois, facilitou e norteou a implementaçao da IA Generativa.

Nossos Princípios Orientadores:

- Pense grande, comece pequeno e evolua rápido

- Comece onde está, use o que tem, faça o que pode

- Experimentação, erros e falhas são partes do processo de aprendizado.

- Entregar valor para as pessoas através de produtos e serviços

- Mantenha a simplicidade

- Pense e trabalhe holisticamente

- Tenha ciclos curtos de feedbacks

- Melhoria contínua como uma prática de gestão

Atualmente sabemos como aplicar IA em nosso trabalho, mas a cada dia descobrimos novas formas de trabalhar com IA.

Treinar as pessoas em Engenharia de Prompt foi fundamental para que todos pudessem explorar mais os Assistentes Inteligentes, mesmo não sendo especialistas em tecnologia. Consideramos a Engenharia de Prompt como uma nova competência que todos os profissionais devem conhecer e dominar.

Utilizamos a IA Generativa em várias áreas de negócio, tais como Gestão de Projetos, Gestão de Processos, Análise de Negócio, Inovação e no Desenvolvimento de Produtos de Software.

No nosso primeiro Case, vamos compartilhar nossa experiência, lições aprendidas e principalmente os resultados alcançados na Gestão de Projetos.

Nossa Experiência:

Fizemos diversas experimentações e jornadas de implementações da IA Generativa em várias áreas de negócio e áreas, mas neste post vamos explorar a Gestão de Projetos. O contexto de negócio é Gestão de Projetos de desenvolvimento de produto de software.

A Gestão de Projetos é uma atividade comum dentro da empresa desenvolvemos projetos para clientes e ainda fazermos alguns projetos internos. Trabalhamos um projetos prescritivos, ágeis e híbridos. Aqui mostramos a Gestão de Projetos com abordagem Prescritiva e com a Adaptativa conforme o Guia PMBOK do PMI.

O que fizemos:

- Contratamos o serviço por assinatura da OpenAI para as equipes

- Treinamos todos os gerentes de projeto, analistas de projeto e equipe de projeto em IA Generativa e Engenharia de Prompt, do básico ao avançado.

- Desenvolvemos um Assistente Inteligente Personalizado (AIP) para Gestão de Projetos baseado na tecnologia da OpenAI.

- PoC (Prova de Conceito) para descobrir e entender como usar o Assistente Inteligente para gerenciar projetos.

- Aplicamos o Ciclo: Adotar, Aprender e Adaptar para implementar a jornada da IA Generativa.

Resultados Alcançados:

Redução de Esforço, tempo e custos:

- 100% dos documentos, documentação, modelos e templates de todas as etapas do projeto foram gerados pelo Assistente Inteligente com supervisão do Gerente de Projetos.  No passado, o GP levava cerca de 12 horas para produzir os documentos. Agora, toda a documentação é feita em cerca de 2 horas, representando uma economia média de 10 horas.

- Nos projetos de desenvolvimento de produto de software baseado em métodos ágeis, Scrum,  o Assistente Inteligente foi utilizado para escrita de 100% da documentação do software, 100% das histórias do usuário e 100% da geração de casos de testes com supervisão do Líder Técnico. A equipe de desenvolvimento economizou em média 110 horas de trabalho e ainda reduziu custo e tempo.

- Na etapa de Monitoramento e Controle o Assistente Inteligente foi utilizado para fazer a avaliação de desempenho das entregas baseado nos prazos, análise de risco, otimização de cronograma, revisão do orçamento do projeto e análise de tendência para aumentar a previsibilidade e taxa de sucesso do projeto. Tivemos ganho de eficiência de gerenciamento de projetos (aumento da previsibilidade). A economia em média é de 132 horas de esforço na realização das atividades de monitoramento e controle por projeto e ainda houve redução de custo e tempo. Entretanto, o principal indicador de resultado também foi majorado, a Taxa de Sucesso de Projetos cresceu 20%.

 Lições Aprendidas:

A Jornada de Implantação foi muito rica em aprendizado, tivemos lições importantes, entre elas estão:

- As respostas da IA Generativa requerem supervisão humana.

- Expectativa da resposta certa: a IA Generativa não é determinística, vai contra sua natureza. Ela é probabilística, logo, as respostas serão baseadas nos dados de treino.

- AI Generativa não vai resolver todos os problema de negócio da empresa.

- Políticas são guardrails. Definir e publicar a Política de Uso da Inteligência Artificial é fundamental para deixar claro as regras e o que pode ser feito e que não pode ser feito com IA.

- As pessoas são protagonistas, elas devem decidir como e quanto utilizar a AI no seu trabalho usando como guia a Política de Uso da IA.

- Adoção da IA é uma jornada, e não um projeto.

- O Ciclo na Jornada é Adotar, Aprender e Adaptar.

- Meça o desempenho e resultados antes e depois da implantação para demonstrar os ganhos.

- Celebre as pequenas vitórias.

Privacidade de Segurança:

É sempre uma preocupação com os dados sensíveis, isso fica mais evidente quando estamos trabalhando com a IA Generativa, na implantação, conseguimos através de customizações e configurações manter a privacidade e confidencialidade dos dados sensíveis dos projetos.

Oportunidade  x ROI (Retorno sobre Investimento):

AI Generativa é uma janela enorme de oportunidades para as empresas repensarem seus fluxo de trabalho, onde tarefas repetitivas e de baixo valor devem ser feitas pelo Assistente Inteligente. Liberando os profissionais para liderar, criar e se relacionar melhor com os clientes.

O ROI da empreitada foi alcançado em apenas 45 dias, considerando os valores de assinatura da OpenAI para os profissionais pessoas, realização de treinamentos e a realização da jornada de implementação da IA Generativa.

Próximos Passos:

Sabemos que ainda temos um longo caminho pela frente. O próximo desafio é a implementação de Agentes Inteligentes para automatizar algumas atividades e alcançar mais ganhos de eficiência. Mas, Agentes Inteligentes é assunto para um outro post.

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