Veja como os príncipes de Serendip podem te ajudar na comunicação

Você já percebeu o quanto a capacidade de se comunicar bem faz a diferença no sucesso de um projeto? Você também já observou alguém com dificuldades em convencer sua equipe dos benefícios que virão com o novo empreendimento? Possivelmente, notou que se esta pessoa tivesse “afinado o discurso”, poderia ter atingido melhores resultados... Esta situação é bastante normal e me lembra um fato que aconteceu com um amigo meu recentemente, ao conduzir um projeto de “transformação organizacional”. Em função da reestruturação que sua empresa estava passando, a gerência dele precisava trabalhar de forma mais autônoma, estruturada numa forma de gestão por processos em rede. Cada equipe seria agrupada em processos afins e liderada por um profissional especialista naquela área / tecnologia / processo. E ele estava encabeçando a gestão da mudança deste projeto. Tudo ia bem, o escopo do projeto e o cronograma estavam bem definidos, até que ele “bateu de frente” com um líder de uma equipe geograficamente distante, que além de não o apoiar, estava claramente fazendo oposição ao seu trabalho. Então ele me disse:

• O projeto estaria indo perfeitamente bem se não fosse por causa daquele cara... você acredita que ele me disse que não acredita na nova forma de trabalho e que não iria apoiar o projeto? Como é que pode isto? É um absurdo!
• Como assim ele não acredita na nova forma de... (nem terminei de falar e ele já foi respondendo...);
• Ele é extremamente reativo e resistente! Só pode ser ciúme de mim e do meu trabalho! Deve estar mal-intencionado! Não é possível que uma pessoa assim continue na organização! Se eu fosse chefe dele já teria...

E eu não consegui falar mais nada, pois a partir deste momento, este meu amigo foi só reclamação... E eu fiquei me perguntando o que faria no lugar dele... você também?

Não gosto de dar soluções prontas, mas vão aí 5 dicas que podem melhorar seu entendimento e sua comunicação.

RESISTÊNCIA A MUDANÇA ... NÃO É ÓBVIO?

As pessoas são resistentes a mudança, isto não é óbvio? Segundo Peter Senge, autor do livro A 5ª disciplina, “people don´t resist change, they resist being changed”.  Ainda segundo Elie Goldratt, em seu livro Isn´t it obvious?, as pessoas só resistem àquelas mudanças cujos benefícios não estão visíveis ou não superam as vantagens de permanecer como está... afinal, a situação atual também apresenta vantagens (a conhecida zona de conforto).

Figura 1 - Elie Goldratt - Overcoming resistance to change - Isn´t it obvious?

No final, trata-se de uma questão matemática: as vantagens de realizar a mudança devem superar todos os benefícios que existem na situação atual caso a desejada mudança não ocorra. A figura acima, extraído do pequeno filme  “Overcoming resistance to change, isn´t it obvious? “   ilustra a situação.

Vai aí a primeira dica: explicite os benefícios do que você está fazendo. Deixe também bem claro que ficar como está não é mais vantajoso do que mudar para o estado futuro. 

 Há apenas um detalhe: as vantagens e desvantagens devem ser verificadas sob a perspectiva de quem “sofre a mudança”, não de quem está liderando-a.

 A PERSPECTIVA DO OUTRO: MAPAS MENTAIS

 Rene Descartes, matemático francês e autor do Tratado Discurso sobre o método, nos presenteia com uma excelente definição sobre a perspectiva do outro: “nós não descrevemos o mundo que vemos, nós vemos o mundo que descrevemos”.  

A nossa visão de mundo é fruto da interpretação das nossas experiências acumuladas, recheadas com questões ambientais e culturais, que modelam nosso sistema de crenças e direcionam nossos comportamentos. Nossas respostas a eventos de mudança podem ser favoráveis ou não em função do nosso mapa mental. 

Então, a segunda dica é: busque identificar os impactos das mudanças que pretende implementar sob a perspectiva das pessoas envolvidas neste processo. 

O PMI, atento a esta mudança de paradigma, publicou em 2016 um novo estudo sobre partes interessadas denominado Rethink! Project stakeholder management. Neste estudo, as pesquisadoras Martina Huemann, Pernille Eskerod e Claudia Ringhofer (2016) propõem uma visão holística de gerenciamento para as partes interessadas onde todos os stakeholders são dignos de atenção pela corporação independentemente da sua capacidade de ameaçar ou auxiliar os interesses organizacionais. O gerenciamento para partes interessadas leva em consideração o desenvolvimento sustentável, pois considera não só as partes interessadas atuais como também a preservação das futuras gerações.

Conhecendo todos os lados da questão, teremos mais opções de ajustar o nosso projeto em direção ao sucesso. Mas, como nos comportamos quando ouvimos opiniões que não estão alinhadas com nossas ideias e pensamentos? 

VOCÊ GOSTA DE RECEBER FEEDBACK?

As críticas e recomendações que recebemos nos trazem oportunidades de aprendizado e de mudança de rumo. Contudo, a reação em razão do feedback recebido pode nos fazer perder boas oportunidades de crescimento; afinal, nem sempre nos sentimos bem quando alguém nos diz que podemos estar errados. A vice-presidente de operações do Facebook, Sheryl Sandberg, ao ser perguntada sobre qual é a característica mais importante que ela procura num potencial parceiro de negócios, respondeu:

"As pessoas que recebem bem feedbacks são aquelas que mais aprendem e crescem rápido em uma organização"

Ao receber um feedback que não me agrada, duas alternativas surgem:

1.  Posso me chatear, deixar as emoções tomarem conta do meu lado racional e ignorar o que foi dito;
2. Ou posso deixar minhas emoções de lado e tentar aprender com a situação.

Então a terceira dica é: Proponha-se a receber opiniões contrárias não como ameaças, mas como oportunidades! Ao liderar projetos, mesmo que o feedback seja infundado (e ofensivo), há sempre a chance de perceber como as pessoas envolvidas respondem às mudanças que desejo implantar. Dá sempre boas dicas!

Receba os feedbacks sem perder de vista que é seu dever se comunicar bem.

 COMUNIQUE-SE COMO LÍDER

A comunicação tem três elementos: o emissor, a mensagem e o destinatário. O aspecto mais importante da comunicação é que o destinatário compreenda a mensagem da forma como foi concebida.

 Por isto, use a linguagem da liderança: fale com convicção, expressando sua visão sobre os seus objetivos de forma clara para o seu público. Ensaie seus textos, imaginando-se frente a sua audiência, procurando antecipar suas percepções. Procure motivá-los para a realização do seu projeto. A grande liderança inspira o outros a agir.

Não importa o seu papel ou nível de antiguidade, se você consegue se comunicar com habilidade, isto lhe dará a melhor oportunidade para liderar.

FINALMENTE, SERENDIPIDADE!

Este é um termo muito na moda hoje em dia, que é um mix de serenidade, capacidade de contemplação e criatividade. Tem origem no conto persa dos três príncipes de Serendip, nome persa dado ao atual Sri Lanka. Conta-se que os três príncipes tinham tal grau de contemplação e sagacidade que descobriam as soluções para os problemas apenas pela observação, uma espécie de Sherlock Homes de antigamente.

Então, a quinta dica é: contemple antes de responder! Observe se o receptor não te dá dicas do que quer, como deseja ser tratado, seus interesses e peculiaridades.

E aí, gostou das 5 dicas? Complete com as suas, a troca será boa, tenha certeza que contemplarei suas observações!