Você sabe o que é ONBOARDING?

O que é onboarding? 

Onboarding é o processo de integração de novos colaboradores em uma empresa.

O onboarding é uma missão do RH, mas que deve mobilizar todos os setores, em especial os líderes.

Deste modo, o novo colaborador fica familiarizado com a missão e os valores da empresa de forma mais eficiente.

Existem pesquisas que um  programa de onboarding bem executado pode melhorar a retenção de talentos em até 82%.

Outro fato que o estudo traz é que uma excelente integração pode contribuir com um percentual de 70% na produtividade empresarial desde o primeiro dia de trabalho.

Qual o objetivo do onboarding?

O onboarding traz um sentimento de pertencimento ao novo profissional, evitando que ele desista da vaga e a empresa precise realizar novamente todo o processo de contratação.

Com isso, o processo de integração pode diminuir o turnover da empresa, tornando a equipe mais integrada e unida.

Esse é um ponto positivo para a empresa, que se torna mais competitiva por manter um time engajado e sem comprometer uma reserva financeira.

Afinal, em média, substituir um colaborador custa cerca de 16 a 20% do seu salário.

Ou seja, um gasto que pode se potencializar dependendo da taxa de turnover, prejudicando as finanças da organização.

De que forma o onboarding pode auxiliar na integração dos colaboradores de uma empresa?

É simples: um programa de onboarding estimula o profissional a se encaixar e se adaptar à cultura organizacional da empresa.

Com a integração, os objetivos do negócio da empresa se tornam mais claros, gerando um imediato senso de pertencimento.

Algumas pesquisas apontam que 54% das empresas com programas de onboarding reportam maior taxa de engajamento dos profissionais.

Como funciona o onboarding?

O onboarding é algo que, cada vez mais, se torna dinâmico e com diferentes atividades que visam a integração do novo contratado.

Por isso, não há uma única forma de realizá-lo.

Até alguns anos atrás, as empresas costumavam reunir os profissionais em uma sala e prestar os esclarecimentos em forma de palestra. Algo bem simples, direto e objetivo.

No entanto, com o avanço das tecnologias e do próprio conhecimento sobre a área, o onboarding mudou.

Hoje, além de palestras, é comum que o profissional participe de diferentes dinâmicas, algumas inclusive envolvendo gamificação, para ambientá-lo.

São atividades presenciais ou virtuais que buscam gerar conformidade, clarificação, além de introduzir o profissional na cultura da empresa e conectá-lo a ela.

Assim, compreendem o propósito do trabalho realizado, facilitando sua imersão na missão e sua relação com os valores do negócio.

 Quais são os 4 C’s do onboarding?

 Conformidade, Clarificação, Cultura e Conexão. 

Tratam-se dos 4 C’s do onboarding: os quatro níveis que todo bom programa de integração deve conter.

Conformidade

Trata-se de ensinar e orientar a estrutura dos processos dentro da empresa, dos mais burocráticos aos mais sistemáticos, como regras, valores, políticas internas, obrigações e código de ética.

Clarificação

Uma etapa essencial, visto que busca esclarecer tudo sobre a nova função do profissional contratado: atribuições, responsabilidades, escala hierárquica, ferramentas e recursos.

É também um momento de alinhar expectativas, para que o novo contratado entenda o nível de exigência perante suas entregas.

Cultura

O profissional realiza um mergulho na cultura organizacional da empresa, entendendo sua missão e sua visão.

É o momento perfeito para que ele se inteire sobre o clima dentro da organização, já entendendo como as dinâmicas funcionam.

Conexão

Por fim, o próximo passo natural desse processo e que oficializa sua entrada na empresa: a criação de uma conexão interpessoal com líderes, colegas e com as responsabilidades do seu time.

Dessa forma, é mais fácil para que o profissional comece a desempenhar bem logo de cara, sem necessidade de uma grande curva de aprendizado.

Quais são os benefícios de investir no onboarding?

Geralmente as primeiras impressões sobre um lugar pesam muito para criar uma admiração ou receio em relação ao ambiente.

O onboarding de colaboradores pode ser vantajoso tanto para a empresa, quanto para os próprios profissionais.

Entenda mais sobre os principais benefícios dessa técnica:

Maior engajamento dos profissionais 

Os profissionais que se sentem bem acolhidos no ambiente de trabalho logo no início da contratação, acabam se sentindo à vontade mais rápido e entendem com mais agilidade o modelo de negócio, a quem recorrer quando tiver um problema e outras questões burocráticas.

Com isso, podem se sentir mais motivados a entregar bons resultados.

Uma vez que o colaborador já está familiarizado com a cultura da empresa, passa a agir de acordo e desenvolve um sentimento de pertencimento.

Aumento na qualidade

O onboarding contribui também para que a empresa funcione como uma equipe e trabalhe em conjunto para atingir os melhores resultados.

O sentimento de pertencer a um time e de saber que pode contar com seus colegas de equipe só faz incentivar o desenvolvimento de um bom trabalho.

Assim a qualidade aumenta e o negócio prospera.

Diminuição da rotatividade

Outro benefício do onboarding de novos funcionários é diminuir a rotatividade de profissionais.

Assim, a equipe se familiariza uns com os outros e trabalha com mais produtividade. 

O fato de haver sempre pessoas entrando e saindo da empresa pode prejudicar a qualidade do trabalho desenvolvido, bem como a imagem dos funcionários perante a empresa.

Além disso, pode haver também perda de tempo com recrutamento de candidatos.

Fortalecimento da cultura organizacional

Para novos contratados, nem sempre é fácil captar o clima e a cultura organizacional.

E isso vai muito além de entender a dinâmica de trabalho, mas de realmente entender a quem se reportar e quais as próprias responsabilidades no dia a dia.

O onboarding favorece esse importante passo, alinhando o novo contratado às propostas da empresa.

Essa etapa se dá tanto com auxílio do RH, como em acompanhamento com os líderes, que melhor podem aconselhar seu início de jornada na organização.

Retenção de talentos 

Por mais que algumas empresas ofereçam bons salários, muitas vezes esses elementos não são suficientes para segurar os profissionais. Falta algo.

E esse “algo” pode estar na sua adaptação e entendimento dos processos e da hierarquia da empresa, fator em que o onboarding se ocupa de mergulhar.

O onboarding, portanto, é uma ferramenta que possibilita esse cenário positivo, reduzindo não apenas o turnover, mas os custos que a saída constante de funcionários gera.

Treinamento e capacitação

O processo de onboarding não funciona apenas como um “guia” para o profissional, visto que há diferentes formas de aplicá-lo.

Um dos recursos disponíveis, e capaz de qualificar bastante o programa, é através de treinamentos e capacitações.

Como aplicar o processo na empresa? 

Antes mesmo do onboarding, uma etapa envolvendo os candidatos  já pode ser iniciada na descrição da vaga, antes mesmo de contratar o profissional.

Assim ele já saberá como é a cultura organizacional da empresa e saberá se combina com ele ou não.

Essa é uma forma de filtrar as pessoas mais compatíveis com a organização. Veja a seguir outras formas de implementar essa estratégia.

Orientação

É importante que as orientações sejam feitas aos poucos. Isso porque informação demais pode não ser absorvida completamente.

Sendo assim, o gestor pode apresentar informações básicas, mas fundamentais, e de uma maneira fácil de compreender.

Cronograma 

O gestor pode também organizar um cronograma das atividades que serão realizadas na integração.

Uma dica é criar um checklist de atividades para ter certeza que tudo será executado. 

O primeiro dia, por exemplo, pode ficar reservado para as apresentações da equipe e para explicar ao novo profissional como funciona cada setor da organização.

Integração

A integração é muito importante quando há a contratação de novos colaboradores. 

Pode acontecer em um momento onde todos estão juntos e há uma conversa para apresentar os valores e a cultura da organização.

Algumas atividades também podem ajudar no processo de onboarding de novos colaboradores, como apresentações e roda de conversa.

Isso ajuda para que os profissionais com mais tempo de casa conheçam os que estão chegando e já criem algum tipo de vínculo.

Aqui, não pense apenas nas burocracias do ambiente corporativo. Coisas simples, gestos singelos, já exercem um enorme impacto.

Um primeiro almoço com toda a equipe, por exemplo, também pode contribuir positivamente na integração.

Treinamentos

Nos dias seguintes à contratação do funcionário, é ideal que sejam feitos treinamentos, para capacitar o colaborador  sobre segurança do trabalho e como as atividades devem ser feitas.

Cada empresa tem seu modo de funcionar no dia a dia e é fundamental que o profissional entenda isso o mais rápido possível.

Acompanhamento 

Por fim, não deixe de avaliar o desenvolvimento do profisisonal  no ambiente de trabalho.

Busque entender, através de feedback direto, como está sendo o processo de adaptação, compreendendo pontos onde há oportunidades de melhoria.

Uma conversa periódica com as lideranças também pode lapidar o entendimento acerca da evolução do profissional e da eficácia do processo.

Busque anotar as coisas mais importantes e tomar como insights na hora de melhorar o programa.

Treinamentos online

Os treinamentos oferecidos ao novo contratado nem sempre precisam ser dentro da empresa.

É possível conciliar as atividades, permitindo que ele produza desde o primeiro dia e também use o tempo livre (em comum acordo, claro) para realizar os treinamentos necessários.

Integração remota

Um software completo permite que você crie um ambiente de treinamento e capacitação remoto para seus funcionários.

Dessa forma, basta que eles realizem as provas no sistema e todos os dados ficarão disponíveis para sua análise de desempenho.

Os treinamentos podem ser disponibilizados em um portal, que permite também a inscrição de interessados.

Assim, você pode avaliar a demanda por aprendizado e lapidar a estratégia de capacitação além do onboarding!

Stay interviews

Uma stay interview é uma conversa entre o gestor e o funcionário, com objetivo de entender o que mantém o profissional trabalhando na empresa, bem como o que ele espera ou gostaria como melhorias.

Elas existem pois se entende que buscar entender essas questões na saída de um funcionário é algo equivocado, considerado como “muito tarde” para poder identificar problemas e resolvê-los.

Portanto, o ideal é agir direto na raiz.

Com um software, você pode programar stay interviews periódicas com os funcionários, catalogando as respostas para embasar planos de ação para a empresa.

Assim, de forma sistemática, o RH e os líderes podem trabalhar em melhorias diretas para o convívio e o trabalho na organização, aprimorando toda cultura organizacional.