Volume de documentos x falta de organização na Gestão de Documentos
Gestão Eletrônica de Documentos (GED) - Bye Bye Paper

Volume de documentos x falta de organização na Gestão de Documentos

Na maioria das vezes sou indagado sobre a quantidade de documentos - mas o que você chama de grande volume de documentos? - a resposta sempre é relativa. Isso porque depende do seu nível de organização. Se seus arquivos são organizados em acervo físico de tal forma que é possível localizar um documento em poucos minutos, e o mais importante, em tempo aceitável dentro de sua empresa, ótimo, o volume é pequeno.

O problema mesmo é quando com apenas um armário de arquivos é quase uma missão impossível localizar um documento, levando horas chegando ao ponto de não conseguir no mesmo dia. Em um ambiente em que não há organização, o documento poderá está no armário ou em qualquer outro lugar em que o último colaborador usou. E quem usou? Outro problema.

Controle de acesso ao documento, como tornar isso possível? Vigilância? Um solução interessante é a guarda dos arquivos na nuvem por meio da Gestão Eletrônica de Documentos, ou simplesmente GED. Com o GED é possível guardar os documentos organizados e indexados e controlar o acesso e edição. Permitindo localizar um documentos rapidamente não importando quão antigo é.

A implantação do GED para arquivos já existem pode ser um processo trabalhoso, dependendo da quantidade de arquivos é interessante a contratação de empresas especializadas. Porém, já implementado é de fácil manutenção podendo ser alimentado continuamente pela própria empresa. O certo é que os transtornos são muito maiores quando se necessita de uma informação e ela não é encontrada, podendo a levar a perdas financeiras.

A guarda dos arquivos digitalizados é requerida por lei em alguns casos, em geral 5 anos, podendo se estender por décadas. Hoje existe um projeto de lei de autoria do Senador Magno Malta em tramitação que pode mudar essa realidade. O projeto propõe que os arquivo digitalizados tenham o mesmo valor legal que o arquivo de origem, sendo necessário a guarda apenas de documentos de guarda permanente. O que torna o GED ainda mais importante dentro de uma empresa, proporcionando organização, produtividade e redução de custo.

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