(X) dicas para otimizar a gestão financeira de um consultório odontológico

A melhor maneira de alcançar a independência financeira e ainda ter tempo livre para fazer o que gosta é abrir o seu próprio negócio. Isso é realidade em todas as áreas do mercado, e os profissionais liberais têm competência suficiente para enfrentar esse desafio e alcançar os seus objetivos. 

Na faculdade de Odontologia, é comum que os dentistas aprendam como atender bem os seus pacientes, a fazer um diagnóstico correto e também a aplicar o respectivo tratamento. Porém, acabam tendo problemas na hora de administrar recursos, pois essa parte do negócio não se aprende nesse curso superior.

Neste post, vamos dar nove dicas sobre como otimizar a gestão financeira de um consultório odontológico. Continue lendo!

1. Use softwares e aplicativos

Com o avanço desenfreado da tecnologia, os softwares de gestão e aplicativos para dispositivos móveis, como celulares e tablets, tornaram-se grandes aliados dos administradores.

Os sistemas ERPS (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recurso corporativo) são ferramentas que gerenciam todos os processos empresariais e, inclusive, servem para fazer um controle seguro das contas do estabelecimento.

Assim, toda a gestão de um consultório odontológico pode ser simplificada e facilitada pelo uso dessas ferramentas. Existem muitas vantagens encontradas pelos dentistas que resolvem investir em um sistema de gestão, entre elas, estão:

• informações mais exatas e acessíveis;
• facilidade em organizar gastos;
• melhor planejamento;
• análise estratégica mais eficiente;
• fácil acesso a relatórios.

2. Tenha total controle das despesas e receitas

Um dos maiores desafios que os dentistas encontram é fazer os atendimentos e, ao mesmo tempo, cuidar das finanças do seu consultório. Mas é possível administrar o seu negócio e obter sucesso, caso você esteja determinado a fazer isso.

Saiba que o ideal é organizar as contas referentes à compra de materiais, pagamento de aluguel e manutenção em geral. Essa tarefa pode tomar algum tempo, no entanto, todas as despesas e valores obtidos na clínica devem ser cuidadosamente registrados.

Tanto os gastos menores quanto os maiores são importantes e devem ser controlados, pois, às vezes, os mais inexpressivos podem somar quantias significativas para o seu negócio. O uso de um software de gestão para lançar os dados é uma ótima opção para manter todas as despesas visíveis.

3. Saiba o custo da hora clínica

O custo da hora clínica deve ser calculado e analisado para que possa ser estabelecido um valor médio a ser cobrado dos pacientes. Caso você não saiba como calculá-lo, some o valor de todas as despesas fixas mensais, ou seja, água, luz, salários, aluguel e outros gastos, e divida-o pelas horas de atendimento que disponibiliza durante o mês.

Assim, você saberá o custo da hora clínica e conseguirá chegar ao valor adequado a ser cobrado pelos serviços.

4. Tenha controle de procedimentos

Para obter êxito na otimização da gestão financeira de consultórios odontológicos, é muito importante que sejam criados controles de procedimentos. Alguns deles são:

• separar conta bancária da empresa da do empreendedor;
• estabelecer um pró-labore;
• ter um dia fixado para receber o pagamento;
• fazer monitoramento contínuo das finanças da empresa;
• analisar o fechamento mensal e anual;
• ter uma relação de todos os tributos a pagar.

5. Administre o uso de materiais

O bom andamento do seu negócio depende também da administração de todos os materiais disponíveis para o atendimento dos clientes. Oriente seus funcionários para que nenhum material seja desperdiçado, pois o uso descuidado pode influenciar negativamente nos resultados finais da empresa.

Portanto, coordenar as atividades de compra, armazenamento e distribuição dos materiais é uma tarefa essencial para que não haja falta de materiais. Tudo isso pode ser feito com muita facilidade caso se utilize um ERP. Fique atento a essa questão!

6. Adote uma política para evitar inadimplência

A inadimplência é uma das principais causas que podem prejudicar a situação financeira de uma empresa. É comum que alguns clientes acabem atrasando o pagamento das suas contas. Diante disso, além de cadastrar os clientes em um sistema confiável e adotar uma boa política de cobrança, você poderá se precaver com as seguintes medidas:

• ter contratos assinados;
• estipular cláusulas de penalidades financeiras, como multas e juros, em caso de atraso;
• observar critérios de renegociação;
• criar um sistema de controle de valores a receber;
• registrar o cliente inadimplente nos órgãos de proteção ao crédito.

7. Tenha bons funcionários

Todas as empresas de sucesso contam com bons funcionários. Profissionais talentosos, dedicados e competentes devem ser selecionados para auxiliar nas tarefas do consultório. Eles farão a diferença no seu empreendimento, por isso, verifique a formação dos candidatos antes de fazer a contratação e se eles se encaixam no perfil desejado.

8. Preste atenção aos impostos

A arrecadação de impostos no Brasil é uma das mais elevadas do mundo. Devido a essa realidade, os profissionais que administram os consultórios odontológicos têm de ficar atentos a todos os tributos que devem pagar. Atendendo a todas as obrigações tributárias no prazo certo, multas e sanções são evitadas, o que ajuda a otimizar os lucros do seu empreendimento.

9. Contrate uma assessoria

A princípio, fazer o controle fiscal do consultório pode parecer uma tarefa difícil de ser realizada por você mesmo. Caso você não tenha alguém de confiança para cuidar dessa área, pode contratar uma assessoria contábil. Desse modo, profissionais especializados ficarão responsáveis pelas contas e pagamento de tributos mediante a cobrança de determinado valor.

Além do mais, lembre-se de que existem no mercado inúmeras empresas que oferecem serviços e softwares de gestão de negócios. Esses sistemas armazenam todas as informações registradas em um único local, o que facilita o acesso diário a todos os dados financeiros do seu consultório. Basta que você escolha a melhor opção de acordo com as suas necessidades.

Caso você esteja buscando uma solução efetiva para otimizar a gestão financeira do seu consultório, faça uso das nossas sugestões e tenha a certeza de que a persistência, a dedicação e disciplina levarão o seu empreendimento rumo ao sucesso absoluto. Afinal, ter a sua própria clínica de odontologia significa liberdade para empreender e investir no reconhecimento do seu nome. 

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