Tips-uri de Time Management

Timpul este o resursa universala, la care toata lumea are acces, totusi foarte multi au mari dificultati in a o gestiona. Chiar daca nicio reteta nu este universal valabila, este important sa identifici solutia care functionaza pentru tine.

Cei care participa la trainingurile de Time management invata ca singura solutie este sa exercite un control constient asupra timpului pe care il petrec facand diferite activitati.

Faptul ca citesti acest articol inseamna ca deja ai facut un prim pas in directia identificarii unor solutii pentru gestionarea timpului tau. Mai jos ai cateva tips-uri care sa te ajute sa-ti dai seama ce faci bine si ce poti sa imbunatatesti in aceasta directie.

Identifica mancatorii de timp. Analizeaza-ti activitatile in care te implici pe parcursul unei zile. Toate activitatile tale sunt productive sau importante? Sincer… nu. Iti vei da seama ca multe din discutiile cu colegii sunt mai lungi decat ar trebui, ca poate stai pe facebook, sau petreci mult timp cautand informatii sau fisiere pentru ca nu ai o evidenta foarte clara unde se afla. Dupa ce ai realizat o lista cat mai sincera cu “mancatorii de timp” analizeaza care din aceste activitati tin de tine (pe acestea le poti elimina sau diminua, daca vrei – tine doar de tine). In cazul activitatilor care tin de ceilalti cea mai buna varianta este fie sa gasesti solutii de eficientizare a timpului impreuna cu persoanele implicate, fie sa-ti bugetezi timpul necesar pentru acele activitati, intelegand ca fiecare persoana are propriul ritm de munca.

Comunica eficient. Atunci cand trebuie sa colaborezi cu alte persoane in realizarea unei sarcini, ofera de la inceput toate informatiile si termenul cand ai nevoie de un raspuns din partea lor. In felul acesta nu vei mai pierde timp sa dai lamuriri pe parcurs. Poti spune: “Trimite-mi urgent raportul x” totusi rata de raspuns este mai mare daca spui: “Trimite-mi raportul x pana in ora 3 deoarece trebuie sa-l trimit catre banca inainte sa inchida pentru a putea face plata catre Y”.

Seteaza-ti obiective SMART. Pentru a putea fi usor de pus in practica obiectivele pe care ti le propui ar trebui sa fie specifice, adica foarte clare, masurabile adica sa sti cand si cat vrei sa faci («Sa am 3 clienti noi pe luna»), accesibile – sa poti atinge obiectivul cu resursele pe care le ai, relevant – activitatile propuse sa fie relevante pentru obiectivul propus si nu in ultimul rand sa ai stabilita o limita de timp pentru realizarea obiectivului.

Foloseste “to-do” list-uri. Listele sunt instrumente simple care functioneaza atat ca organizator al activitatilor zilnice cat si ca reminder. Pornind de la lista de cumparaturi, la lista cu lucruri pe care sa le pui in bagaj si terminand cu listele mai complexe, care contin inclusiv termenele de finalizare, acest instrument are o utilitate foarte mare si te poate ajuta sa economisesti timp si energie.

Ia pauze! Da, exact! Pauze! Daca lucrezi mult timp fara intreruperi capacitatea de concentrare scade, ceea ce poate sa duca la greseli sau omisiuni, iar repararea lor necesita timp suplimentar. Si atunci, nu mai bine iei o pauza? Francesco Cirillo propune tehnica Pomodoro (denumirea vine de la cronometrul lui de bucatarie in forma de rosie). Aceasta spune ca avem rezultate mai bune daca la fiecare 25 de minute de munca luam 5 minute pauza. Chiar daca activitatea nu iti permite sa iei cate o pauza atat de des, este bine sa iti planifici pauzele si sa nu sari peste ele.

Reanalizeaza-ti munca si prioritatile. Din cand in cand fa un pas inapoi si analizeaza daca ceea ce faci are legatura cu scopurile propuse. E posibil sa ai surpriza sa fii atat de implicat in munca si sa nu-ti dai seama ca ceea ce faci nu este chiar atat de important. Nu uita: Nu tot ce este urgent, este si important sau prioritar!

Invata sa spui “nu”! Faci parte din acea categorie de oameni care nu pot spune “nu”? Te-ai intrebat oare ce se ascunde in spatele serviabilitatii tale? Motivele pentru care se intampla acest lucru pot fi foarte diverse, de la faptul ca vrem sa fim considerati cei mai buni “doar eu pot sa fac asta”, sau faptul ca avem impresia ca ceilalti se vor supara pe noi daca refuzam si nu o sa ne mai placa, pana la faptul ca ne place rolul de victima “eu trebuie sa le fac pe toate”, implicarea in prea multe activitati duce la stress si performanta scazuta pe termen lung.

Inchei cu unul dintre citatele mele preferate: “Timpul este suficient pentru cei care chiar il folosesc” Leonardo Da Vinci.