Kontoret behöver bli mer meningsfullt för att berättiga sin existens

För dem som kan arbeta på distans kommer det hybrida arbetssättet sannolikt att utgöra det nya normala och det påstås i ett flertal studier att vi framöver kommer att arbeta utanför kontoret ca 2 dagar i veckan. Men om vi ska börja pendla de resterande dagarna till kontoret igen (när de flesta dessutom har erfarit att distansarbete faktiskt resulterar i en fortsatt hög produktivitet) måste kostnaden för att ta sig in på kontoret, både i tid och pengar betraktat, vägas upp av ett tydligt mervärde som väsentligen övervinner flexibiliteten av hemarbete.

Så nu när kontoren ändå måste anpassas för att säkra allas hälsa - ta då tillfället och tänk större! Hur skapar vi en arbetsplats som skänker en större mening och som inspirerar till prestation – dvs. ett större mervärde för både personal och arbetsgivare?

Hur man skapar en arbetsplats som man inte vill lämna 

1)     Visualisera företagets identitet – dess raison d’être – så att den upplevs så fort man kliver in genom dörren

Jag tycker att kontoret ska, genom designval och gestaltning, förmedla sin identitet och värderingar på ett genuint sätt, så att vi verkligen upplever varför vi arbetar just här och vad vårt syfte är. Genom ett genomtänkt designuttryck blir det också lättare att skapa rätt sinnesstämning på kontoret och därmed skapar man också bättre förutsättningar för de anställda att agera och prestera i linje med företagets värderingar.

Konsult- och techbolag ligger ofta i framkant när det kommer till att visualisera sin identitet och varumärke fysiskt. Några andra källor till inspiration är Elin Lorenzis Haus, Microsofts Stockholmskontor och JHLs omvandling av en rå takvåning till en japanskinspirerad studio (se bild).

2)     Sätt det sociala utbytet i centrum

Det hybrida arbetssättet skapar mer än någonsin ett behov för oss att känna tillhörighet och gemenskap. Kanske detta i många fall kommer bli kontorets främsta syfte? Det sociala mötet kommer alldeles oavsett framgent att bli en stor drivkraft till varför vi väljer att ta oss till våra kontor.

Vid utformningen av ett modernt kontor är det därför extra viktigt att skapa sociala ytor som möjliggör det spontana mötet eller samarbetet.

Det finns såklart enkla knep för att frambringa detta, men för att inte skjuta bredvid målet behöver form och funktion vara avstämt med arbetssätt och behov.

I detta sammanhang vill jag även betona sällskapsytornas motsats, nämligen det tysta rummet. Icke att förglömma är att flera av oss faktiskt längtar efter att få utföra mer fokuserat arbete på kontoret, som är utmanande att utföra på strykbrädan där hemma. Så även om jag verkligen slår ett slag för det sociala kontoret får de tysta zonerna inte glömmas bort.

3) Örat mot rälsen

Det senaste året är ett tydligt exempel på hur arbetssätt och fysisk utformning är föränderligt. Morgondagens behov kommer inte att likna dagens och desto enklare det är för företag att ändra planritning, inredning, känsla och stil – desto enklare kommer det att bli att bemöta förändrade behov. Exempel som rimmar väl med föränderlighet är mobila rumsavdelare & whiteboards, modulsoffor och omklädningsbara möbler. Hyrupplägget erbjuder en annan form av fantastisk flexibilitet där ”total makeover” är möjligt och okomplicerat när ett behov väl uppstår. Jag upplever att fler företag söker efter just ”inredning som en tjänst” för att snabbt kunna förändra och anpassa utformningen (och dessutom för att slippa binda upp kapital i onödan).

För att skapa en arbetsplats som ingen vill lämna behöver man ständigt lägga örat mot rälsen och beakta vad kontoret bör erbjuda. Några trender som florerar just nu runt den moderna arbetsplatsen är återhämtningszoner, interaktiva och kreativa zoner, utomhusarbete, tjänster för ökat välmående och materialval som är varma och välkomnande.

I slutändan handlar det om att kontoret ska finnas till för medarbetarna, så att de ska må bra och kunna utföra sina arbetsuppgifter på bästa sätt.

 4)     Välfungerande funktion och teknik är en sanitetsfråga

Ifall ni inte har tekniken som stödjer ert arbetssätt eller funktionalitet & ergonomi som bekvämt låter er utföra era arbetsuppgifter har ni här den självklara startpunkten för ert kontorsprojekt. Vilken nivå som kontoret ska erbjuda i form av uppkoppling, avkoppling, konferenssystem och belysningsalternativ är viktigt att besluta om initialt, då detta ofta sätter ramarna för inredningskonceptet. För mig är välfungerande funktion och teknik en sanitetsfråga men då våra arbetssätt ständigt utvecklas (som till exempel att antalet videomöten driver behovet av fler telefonbås), kan det även behövas utvärderas löpande.

Kontoret måste alltså erbjuda något meningsfullt för oss, något som överträffar fördelarna med arbete hemma eller vid lokala coworking hubs. Nu är en bra tid för reflektion och utvärdering – fånga möjligheten när så många ändå inte är inne på kontoret och börja fundera över hur er arbetsplats ska se ut, för att den ska skänka medarbetarna större mening och inspiration!

//Christina Claughton-Wallin