Google Workspace 管理員可以允許貴機構中的使用者執行所有保管箱工作，也可以只指派部分特定工作。舉例來說，您可以允許特定使用者設定資料保留規則，並允許其他群組搜尋及匯出資料。
請先諮詢貴機構的法律專家或人資部門，判斷哪些使用者需要存取保管箱工具，再授予使用者保管箱權限。您可以限制部分保管箱權限 (例如可管理搜尋或匯出作業)，讓使用者只能處理特定機構單位中的使用者資料。
由於具備保管箱權限的帳戶有權存取及控管貴機構中其他使用者的資料，因此應視為機密帳戶。
如要將權限授予使用者，您必須建立具備一或多個保管箱權限的管理員角色，再將管理員角色指派給使用者。
注意：您可以在不授予保管箱授權的情況下，讓使用者取得保管箱權限。使用者不一定要擁有保管箱授權才能獲得保管箱權限。
本文內容
步驟 1：建立具備保管箱權限的管理員角色
您必須以超級管理員的身分登入才能執行這項工作。
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請使用「超級管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。
如果您不是使用超級管理員帳戶，就無法完成這些步驟。
- 依序點選「選單」圖示
「帳戶」>「管理員角色」。
- 按一下「建立新角色」。
- 輸入角色名稱和說明，舉例來說，名稱可以是使用者將擁有的權限。
- 按一下「繼續」。
- 找出並展開「Google 保管箱」部分。
提示：在搜尋框中輸入「Google 保管箱」。
- 選取角色的權限。詳情請參閱本頁下方的「保管箱權限參考資料」。
- 按一下「繼續」。
- 檢查所選權限，然後按一下「建立角色」。
步驟 2：將保管箱權限指派給使用者
您必須以超級管理員的身分登入才能執行這項工作。
您可以一次將保管箱角色指派給一位使用者，也可以一次指派給多位使用者。
無論採用哪一種方式，都會出現下列情形：
- 使用者通常會在幾分鐘內取得新角色，但也可能需要等待 24 小時才會生效。
- 如果角色的權限範圍僅有「可管理匯出作業」、「可管理搜尋作業」、「管理訴訟保留」和「可管理案件」，您可以將該角色限定在特定的機構單位內。
如需操作說明，請參閱「指派角色」一節。
權限參考資料
您可以只針對特定機構單位授予部分保管箱權限 (例如「可管理匯出作業」)。其他權限則適用於所有機構單位。
權限範例
下表列出各項權限的摘要，您可以視需要結合使用。
| 使用者想做什麼 | 應選取的權限 |
|---|---|
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搜尋及匯出權限 |
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| 搜尋資料、預覽結果及儲存查詢，但無法匯出搜尋結果 | 選取「可管理搜尋作業」。如要允許使用者搜尋任何案件 (不限於使用者自行建立或與使用者共用的案件)，請同時選取 [查看所有案件]。 |
| 查看、下載及刪除匯出作業，但無法建立匯出作業 | 選取「可管理匯出作業」。如要允許使用者處理任何案件的匯出作業 (不限於使用者自行建立或與使用者共用的案件)，請同時選取 [查看所有案件]。 |
| 建立匯出作業以及執行所有其他搜尋和匯出動作 | 選取「可管理搜尋作業」和「可管理匯出作業」。如要允許使用者搜尋和匯出任何案件 (不限於使用者自行建立或與使用者共用的案件)，請同時選取 [查看所有案件]。 |
| 建立及移除訴訟保留、查看訴訟保留清單 |
選取「管理訴訟保留」，如要允許使用者建立與移除任何案件的訴訟保留 (不限於使用者自行建立或與使用者共用的案件)，請同時選取 [查看所有案件]。 |
| 查看所有案件的稽核記錄，以及查看和保留報告 | 選取「存取所有記錄」。 |
| 查看可存取案件的稽核記錄和訴訟保留，以及查看所有訴訟保留報告 | 選取「管理稽核記錄」。 |
| 建立、分享、關閉及刪除案件 | 選取「可管理案件」，以及下列至少其中一項：「管理訴訟保留」、「可管理搜尋作業」、「可管理匯出作業」或「管理稽核記錄」。 |
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保留權限 |
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| 查看、建立、編輯及刪除資料保留規則 | 選取「管理保留政策」。 |
| 查看資料保留規則，但無法建立、編輯或刪除規則 | 選取「查看保留政策」。 |
排解保管箱權限問題
使用者的案件未顯示在「案件」頁面上
如果使用者的管理員角色未具備「查看所有案件」權限，使用者就只能查看自己擁有的案件以及與他們共用的案件。如果使用者並未擁有任何案件，或沒有任何共用的案件，則不會看到任何案件。
修正方式：與使用者共用案件。如需操作說明，請參閱「共用案件」一節。
使用者無法開啟任何案件
如果使用者的管理員角色「只」具備「查看所有案件」權限，但沒有其他權限，使用者就只能查看案件清單，但無法開啟。
修正方式：有 2 種做法：
- 將另一個包含其他保管箱權限的管理員角色指派給使用者。
- 編輯使用者獲派的管理員角色，加入其他保管箱權限。