Başarılı Bir Proje Yöneticisinde Olması Gereken Önemli Özellikler

Şirketlerimizde yürütülen projelerimizin başarıya ulaşması için bir çok etken var. Bu etkenlerden başlıcaları; üst Yönetimin projeyi sahiplenmesi, paydaşların ve çalışanların projeyi benimsemesi, finansal ve insan kaynağı konusunda projeye gerekli desteklerin verilmesidir.

Ancak projenin başından sonuna kadar istenilen şekilde gitmesini sağlayacak olan kişi, geminin dümenindeki kaptan Proje Yöneticisidir. Geminin kaptanını seçerken projenin başarılı bir şekilde sonuçlandırılabilmesi için Proje Yöneticisinde aranılan bazı kişisel özellikler vardır. İşte bu özellikler ile Proje Yöneticisi diğer yöneticilerden farklılaşabilir ve projeyi başarıya ulaştırmada bir adım önde olabilir.

Proje Yöneticilerinin Genel Yönetim Becerilerini aşağıda belirttiğim gibi sizlerle paylaşmak istiyorum.

1. Liderlik yeteneği: Her yöneticide olması gereken bu beceri projelere uygulandığında proje yönünün belirlenmesi ve kişilerin bu yönde harekete geçirilerek sürekli motive olacak şekilde çalışmasının sağlanması olarak değerlendirilebilir.

2. İletişim yeteneği: Özellikle projelerde üretilen proje bilgilerinin farklı ihtiyaçları olan proje taraflarına en uygun ve en doğru biçimde aktarma yetisi. Proje paydaşları ve proje ekibi ile başarılı bir iletişiminin kurulması gerekmektedir.

3. Müzakere yeteneği: Proje ekibini kurarken şirket içinde diğer yöneticilerle en iyi kaynağı projeye dahil etmek için yapılan müzakereler ve projeye ilişkin konularda müşteri, proje paydaşları ve şirket üst yönetimiyle uzlaşma, anlaşma için müzakere yeteneğinin olması gerekmektedir.

4. Problem çözme: Herhangi bir sorunun çözümü için alternatiflerin ortaya çıkarılması ve aralarından en uygun olanın seçilmesi gerekmektedir.

Bu özellikler bir çok kişiye göre faklılık göstermekle beraber edinmiş olduğum proje yönetimi deneyimlerinden yola çıkarak hazırlamış olduğum proje yöneticilerinde mutlaka bulunması gereken en önemli 8 özelliği aşağıdaki sizlerle paylaşmak istiyorum:

1- Müşteri Odaklılık:

Her Projede müşteri ve paydaşlar kesinlikle vardır. Müşteri Kurum içi olabileceği gibi kurum dışı ya da her ikisi birden de olabilir. Başarılı Proje Yöneticileri müşteriyi daima ön planda tutanlardır. Müşteriyi etkin bir şekilde dinler, isteklerini ve taleplerini proje ekibiyle beraber analiz eder ve gerekli değişiklikleri gerçekleştirir. Müşteriden gelen değişiklik talepleri projenin her aşamasında gelebilir. Proje sonuna doğru gelen değişiklik talepleri ise tabi ki projede daha fazla iş gücü, insan kaynağı ve malzeme kaybına yol açabileceği gibi maliyet artışına da neden olabilir. Bu nedenle Müşteri Değişiklik Talepleri, Proje Entegre Değişiklik Kontrolü bünyesinde değerlendirilmeli ve buradan çıkan karara göre değişiklik uygulanmalı veya ret edilmelidir.

2- Planlama Yeteneği:

Bir Proje Yöneticisi projeye başlamadan önce yapılacak işleri, aksiyonları (Aksiyon Listesi üzerinde) ve 3 ana unsur olan “Kapsam, Zaman ve Maliyet Planlarını” oluşturmalıdır. Projenin tam ve etkin yürütülmesinin ilk adımı detaylı ve doğruluk derecesi yüksek bir Proje Planı oluşturabilmekten geçer. Proje Planı oluştururken paydaşlarla olabildiğince görüşmeler yapmalı “Beyin Fırtınası” ve “Delphi Tekniği” gibi tekniklerle plana son halini vermelidir. Eğer Proje Yöneticisi, projenin yürütülmesine geçmeden önce planlamayı bitiremiyor ve yapılacak işleri kestiremiyor, paydaşlardan da gerekli bilgileri alamıyor ise (özellikle fonksiyonel organizasyon tipinde çalışılıyor ise) en son çare olarak “Aşamalı Olgunlaşma” yöntemini uygular . Bu sayede Proje yürütülmesi safhasında bile Proje Planı güncellenebilir.

3- Esneklik ve Çözüm Odaklılık:

Çözüm odaklı olmak projenin yürütülmesi esnasında bir Proje Yöneticisinin ihtiyacı olan en önemli özelliği olacaktır. Zira ortaya çıkan sorunlar karşısında Proje Yöneticisi öncelikle hazırlamış olduğu Proje Planına bakmalı, tanımlanmamış bir risk veya sorun karşısında varsa çözüme yönelik en uygun cevabı verebilmelidir. Çözüm odaklı olmak, projeyi yaşanan dar boğazlardan çıkardığı gibi hedeflere de kararlı şekilde bir adım daha atılmasını sağlamış olacaktır. Proje Yöneticisi esnek olması sayesinde, değişen koşullara ve durumlara anında reaksiyon göstererek uyum sağlayabilecektir.

4- İletişim ve Empati Yeteneği:

Proje Yöneticisinin belki de en çok ihtiyaç duyacağı özellik budur. Çünkü Proje Yöneticisinin işi %80-90 oranında “Etkin İletişim” dir. İletişimin etkin olması çok önemlidir. Zira, proje yöneticisi tüm paydaşları çok iyi dinlemeli, neye ihtiyacı olduklarını anlamalı, paydaşları Güç/Çıkar Tablosunda uygun şekilde yerleştirmelidir.

Proje İletişimi, projenin tüm paydaşlarıyla devamlı iletişim halinde olmayı zorunlu kılar. Empati kurabilen Proje Yöneticisi bir adım öne geçecektir. Bu özellik sayesinde paydaşları çok daha iyi anlayacak ve sorunların asıl kaynağının ne olduğunu daha net şekilde ortaya koyacaktır.

5- Kendine Güvenmek ve Liderlik:

Proje Yöneticisi, projenin her aşamasında projeye olan bağımlılığını ve ilgisini üst düzeyde tutmalıdır. Proje Yöneticisi projeye ne kadar güveniyorsa paydaşları ve proje ekibi de projenin hedeflerine olan inancı da doğru orantılı olarak artacaktır. Projeye güvenmenin ilk adımı da Proje Yöneticisinin kendine olan güveninden geçer.

Proje Yöneticisi liderlik yeteneğini kullanması sayesinde paydaşları ve ekibi proje hedeflerine yönlendirebilir ve cesaretlendirebilir. Proje yöneticisi, klasik yönetici mantığından çıkıp kitleleri sürükleyebilen liderlik vasfına sahip olmalıdır.

6- Kazan – Kazan Methoduna Odaklanmak: 

Proje Yöneticisi, proje paydaşlarının her birinin ayrı ayrı istekleri olduğunu ve projeden kendilerine uygun farklı beklentileri olduğunu bilmelidir. Bu sebeple, projenin yürütülmesi safhasında dönem dönem paydaşlar arasında çatışmalar, tartışmalar çıkacaktır. Paydaşların her biri kendi fonksiyonel işleri açısından hangisi en iyisi ise onu savunacaktır.

Proje Yöneticisi bu tür tartışlamaların normal bir süreç olduğunu kabul etmeli ve paydaşlar arasında en uygun çözüm metodunu geliştirmelidir. Öncelikle Proje yöneticisi, sorun ile yüzleşmeli ve sonrasında da her iki tarafın çıkarına olacak şekilde (Kazan-Kazan Metodu) tartışmayı yönetmelidir. Buradaki en son seçenek Zorlama Yöntemi ile son kararı Proje Yöneticisinin kendisinin vermesidir.

7- Dürüstlük, Şeffaflık ve Örnek Almak:

Başarılı bir Proje Yöneticisi, projesinin başarıya ulaşması için daha önceden yapılmış benzer projelerin şablonlarını örnek alabilir. Önceki projenin yöneticisi ile iletişime geçerek kendi projesine uyarlamalar yapabilir. Proje Yöneticisi dürüstlüğü, şeffaflığı ile tüm paydaşlar için örnek temsil eder. Ayrıca Proje Durum Raporları ile proje hakkındaki bilgileri tüm paydaşlarla eşit seviyede paylaşılması projenin sağlıklı ilerlemesi için çok önemlidir. Bu nedenle Bilgilerin Dağıtılması ve Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi süreçlerine azami derecede dikkat edilmelidir.

8- Takip, Kontrol ve Koordinasyon Yeteneği:

Başarılı bir Proje Yöneticisi daima Projesinin Temel Planlarını (Kapsam, Zaman, Maliyet) kontrol eder. Projenin her aşamasında hedeflerle bu planları karşılaştırarak Kazanılmış Değer yöntemini uygular. Bu teknik ile Projenin hedeflerden ne kadar saptığını görür. Varyans Analizi ile de hedefle gerçekleşen arasındaki farkı ortaya koyar. Yapılan bu kontroller sayesinde Projeye erken müdahale imkanı doğar. Proje Yöneticisi, paydaşlar arasında, ekipler arasında, Sponsor ve müşteri ile toplantılar da dahil olmak üzere her zaman bir koordinasyon ve organizasyon becerilerini kullanır. Projenin Koordine edilmesi ile toplantılar ve çalışmalar yapılır, proje için önemli kararlar alınır. Projenin başarıya ulaşması Proje Yöneticisinin koordinasyon yeteneği ile doğrudan ilişkilidir.