BİREBİR İLİŞKİLER - 1 Yüz Yüze Görüşelim Mi?

Biliyorum biraz maçovari oldu şey gibi ‘’Kardeş gel yüz yüze görüşelim bu meseleyi!’’

Hayır, hayır kastım medenice olanı, insancıl olanı. İletişim içeren çeşidi. Gerçi diğerinde de fiziksel bir iletişim var ayrı ama neyse konumuz bu değil.

Övgü ve yergi konuları bir sonraki konunun içeriği onun için onları atlıyorum. Burada değinmek istediğim yüz yüze görüşmenin muhteviyatı yani içeriği.

Ne zaman yaparız? Neden yaparız? Nerde yaparız? Nasıl yaparız?

Öncelikle ekip arkadaşlarınızla yani personelinizle, onların yöneticisi olarak her zaman görüşme yapabilirsiniz. Bazılarımız diyecektir ki ‘’İşin ortasında da gidip görüşme mi yapalım yani?’’

Neden görüşme bir toplantı ya da uzun süren bir yargılama süreci olarak canlandı ki gözünüzde? Görüşmeden kastım ‘’Gel otur şöyle bakalım’’ diye başlayan bir sohbet ya da mülakat değil ki en azından her görüşme bu değil, bu yöntem çeşitlerinden biri sadece. Görüşme dokunmak demektir, görüşme temas etmek, bir enerji ya da fikir alışverişi ya da en kötüsü bir hal hatır sormaktır. Bu her seferinde uzun bir mülakata dönecek diye bir kaide yok. Personelinizle hem de her biriyle her zaman görüşün bu sayede onları tanıyacak bu sayede fikirlerinizin ya da onlara aktarmak isteyeceklerinizin onlara hangi kapı vasıtasıyla ulaşacağını öğrenmiş olacaksınız.

Neden görüşme yaparız? Bu sebepleri yazarak bitiremezsiniz. İletişim kurmak için, derdini sıkıntısını öğrenmek için, ekiple ilgili bilgi almak için, kendinle ya da yönetim tarzınla ilgili bilgi almak için, uyarmak için ya da övmek için, bir şeyler öğretmek ya da ondan bir şeyler öğrenebilmek için gibi onlarca neden sıralayabiliriz. Ama bence en önemlisi, iletişimi kurmak ve o iletişimin sağlıklı yürümesini sağlamak için olmalıdır o ayrı.

Peki, Nerede Yaparız? Aslında ne zaman yapmalıyız? sorusuyla çok paraleldir bunun cevabı:

Her zaman her yerde.

Yapacağınız görüşmenin içeriği ve çeşidi dahilinde konumlandırmak önemli sadece. Yani ciddi bir görüşmeyi yani performans geri bildirimi gibi bir konuyu tutup da ayaküzeri, ulu orta yerde yaparsanız, ne söylediğinizin bir önemi kalır ne de o kişiye önem vermiş olursunuz. Emin olun ki o da sizi ve söylediklerinizi hiç ciddiye almayacaktır. Ya da eğitici bir bilgi vereceğiniz ortam, konunun hedefindeki kişilerin dışında bambaşka insanların da olduğu bir yer ise yine anlattıklarınız boşa gidecektir. Üstelik ne anlatıyor bu arkadaş bakışlarına maruz kalırsınız ortamdaki insanlar tarafından ve tüm konsantrasyonunuz da bozulur.

Amacınız anlık dokunuş mu gidin yanına ve konuşun ama kısa süre en fazla 2 dakika. Performans görüşmesi mi yapacaksınız? Mutlaka ekibin bulunduğu ortamın dışında bir yerde ve mümkünse giriş çıkış sirkülasyonunun olmadığı bir yerde ve mümkünse ciddi bir yerde. Kişiye özel minik bir eğitim ya da iş üzeri eğitim mi yapacaksınız? O zaman işin üzerinde ve birebir yapmalısınız. Hele ki bu konuda yapılan en büyük yanlış -ki iyi niyetle yapılıyor ama- işi uzaktan yani hayali anlatmak yani kişiye öğrettiğiniz teorik bilgiyi pratiğe dökebilme imkânı sağlamamaktır. Kusura bakmayın ama 2 dakika koltuğunuzdan kalkın da o çalışana yerinde gösterin işi bir zahmet. Çok şey kazanacağınıza garanti verebilirim. Hani yıllarca duymuşuzdur ‘’Ben çalışanlarıma açık kapı politikası uygularım, istedikleri an benimle konuşabileceklerini bilirler.’’ Bunu diyen kim varsa 1 metreden daha yakınına girerken o çalışanın kaç besmele çektiğini bir bilse acaba hala savurur mu havaya bu sözleri bilemem. Ama siz az önce söylediğimi yaparsanız bırakın kapıyı pencereyi odanızın duvarlarını bile yıkmış ve tüm personelinize iletişim için kocaman bir yol yapmış olursunuz. Artık korkmadan yanınıza gelip sizinle konuşacaklardır. Ve siz de korkmayın çünkü ekibin her bir bireyini yakından tanımaya ve o ekibe gerçekten hâkim olmaya başladınız demektir.

Gelelim son soru olan Nasıl Yaparız? sorusuna.

Ne konuşacağımızı bilerek yaparız.

Eğer siz ciddi bir görüşme yapmak için oturduğunuz mülakatta ciddiyetle sinirlenmeyi birbirine karıştırır ve elinize sopa alıp saldırırsanız hiç görüşmeyin. Ya da tam tersi, konuya tam anlamıyla hâkim olmadığınız için ve karşınızdaki kişinin güzel bir savunmasıyla yere düştükten sonra işi cıvıtmaya daha doğrusu ortamı yumuşatmaya çalışacaksanız yine hiç görüşmeyin derim. Daha sonra ekipten de ciddiyet beklemeyin en azından.

Mesela yukarıda mini eğitimlerden söz ettim. Eğer o eğitimleri verecek doğru bilgiye sahip değilseniz ve bu eksik bilgiyle gidip personele iş öğretmeye kalkışırsanız sonuç yine hüsran olacaktır. Hem o kişinin işi yanlış anlamasına ve yanlış yapmasına sebep olursunuz hem de siz gittikten sonra bir arkadaşına sorduğunda ya da o yanlış bilgiyi uygularken bir arkadaşı tarafından fark edildikten sonra arkanızdan ne söyleneceğini bir hayal edin.

Bir de selam verdik borçlu çıktık durumu var ki evlere şenlik. Mesela güne güzel bir başlangıç olsun diye bir arkadaşınızın yanına gittiniz ve güzel de oldu, o da gülümsedi ve selamladı sizi, yani temasta bulundunuz güzel. Ama bununla yetinmeyip ‘’Ya Ayşe dün ne yapmışsın öyle ya bir daha olmasın’’ gibi bir uyarı da ekleyeyim bu temasa derseniz eğer hani bahsettiğim o iletişim var ya heh işte tüm harfleriyle çöpe attınız demektir, geçmiş olsun. O kız sizinle bırakın bir daha iletişim kurmayı, size selam vermeye bile korkar.

Farkındayım hep olumsuz örneklerle bir anlamda sizi iletişim kurmaya tövbe ettirdim ama bu sizi yıldırmasın çünkü bu hataları yapıyor olmak asıl yıkacak olandır sizi. Onun için doğru iletişim çok önemli.

Örneğin ciddi konu nedir ne değildir size öğretecek değilim yani konunun önemi ortadadır ve bilirsiniz. Böyle bir konuda yapmanız gereken şey konunun tamamını kavramak ve görüşme esnasında sadece profesyonel olmak. Yani olayın bir iş meselesi olduğunu ve kişisel hiçbir sorununuzun olmadığını hem kendinize hem de karşınızdaki kişiye inandırın bu kadar. Kavga değil iş yapmak için bir araya geldiniz.

Eğitim konusuna gelirsek zaten mini eğitim dememdeki sebep şu yani kısa süre yani 1-2 dakika içerisinde karşınızdaki aktarabileceğiniz bilgilerden oluşan bir eğitim. Bu kadar kısa bir eğitim hakkında yanlış bir şey bilmeyin olsun bitsin. Zaten o işin yapılışıyla ilgili yanlış bilgiye sahipseniz zaten baştan sorun var demek değil midir? Doğru bilginin kaynağı siz olmalısınız çünkü yöneticisiniz, hatta öğretmensiniz hatta ve hatta o ekibin liderisiniz ve insanlar karizmalarından önce bilgileriyle saygı uyandırırlar ekipleri üzerinde ki bu saygı karizmadaki gibi geçici değil aksine uzun solukludur. Kimse cahil bir karizmayı başında uzun süre istemez.

Gelelim küçük dokunuşlara. Selamlaştınız mı? Evet. O zaman hal hatır sormak tabii bunu sıcak ve içten gülümsemeyle yapmak dışında zorlamayın kendinizi. En azından o an için. Ayrıca gülümsemede içtenlik çok önemli lütfen, şimdi İKcı arkadaşlar kızacaklar ama onlar gibi gülümsemeyin lütfen. Ailenizden fazla gördüğünüz o insanlara, içten gülmeyecekseniz lütfen kendinizi bir sorgulayın derim zaten.

Bitirirken, birebir ilişkiler deme sebebim aslında şeffaflıktır. Basit ama sade bir basitlikle yönetmek gerekli ilişkileri ve iletişimi. O zaman ekipteki herkesin kafası daha net olacaktır emin olun.