Dijital Dönüşümde yapılan en kritik hatalar

Dijital dönüşüm uzun süredir konuşulan ve kimi kuruluş ve sektör tarafından da şu ya da bu şekilde uygulanmaktadır. Başarılı uygulamalar yanında pek çok başarısız veya hedefe ulaşamamış dönüşüm projeleri bulunmaktadır.

Size geçtiğimiz zaman içinde gördüğüm kimi hataları ve bunların önüne geçme noktasında düşüncelerimi paylaşmak isterim. Bazı noktalarda kendim yaşadığım olayları paylaşıyor olacağım. Eski çalışma arkadaşlarım ortak yaşadıklarımızı hatırlayabilir, ya da hangi firmalardan söz ettiğimi anlayacaktır. Bunlar her zaman çalıştığım firmalar olmadığını, bazı zamanlarda taşeron veya yakın arkadaşlarımın yaşadıklarından yola çıktığımı da ifade edeyim.

Hatalar:

Hata 1: Eski veya hatalı süreçleri dijitale aktarmak

Pek çok firmanın yaptığı ortak hata. Hatalı işlediğini farkında olmadan, mevcut süreç dijitize edilmekte ve “analog” iken yaşanmamış olan sorunlar “dijital” ortamda çok daha büyük sorunlara neden olmaktadır. Ancak trajik komik şekilde buradaki sorunu yapılmış olan dijital dönüşüme yüklenmektedir, var olan sürecin üzerine değil.

Yapılması gereken aslında dünüşülecek sürecin isim olarak korunması, ancak dijitize etmeden önce düzenlemek (düzeltmek), bir süreliğine analog tarzda çalıştırmak, arıza ve hatalardan arındıktan sonra dijital dönüşümünü sağlamak.

Hata 2: “Mış” gibi yapmak

Çok görünen diğer bir hata ise inanmadan dijital dönüşümü yapmaktır. Pazarda bulunan partner ve/veya rakiplerin yaptığı dönüşümü görerek, kağıt üzerinde değişim yapmak ve burada salt imaj üzerinde ilerlenmeye çalışılıyor.

Hem yönetim tarafından gerçek anlamda desteklenmemesi, hem de bunun çalışanlardan farkına varılması neticesinde ilerleme hep kağıt üzerinde kalmakta, gerçek anlamda bir dönüşüm yapılmamaktadır. Pek çok durumda da harici bir firma düzenlemeleri, söz konusu hedef şirkete uğramadan bile yapılmaktadır. Sonuç elbette felaket veya parasal kayıplar oluşmaktadır.

Hata 3: Kültür olduğunu kabul etmemek

Firmalar pek çok konuda çabuk başlayıp, çabuk hevesi kaybetmektedir. Dijital değişimi bir kez yaparak, tamam demek hedefi bulunuyor. Dönüşümün tamamlandıktan sonra bird aha dönüp bakmak istememektedir.

Konu aslında bir kültür meselesi ve devamlı olması gerektiğinden dijital dönüşüm ofisi ve benzeri bir iç organizasyon gerekmektedir. Dijital dönüşüm aslında Kai-Zen benzeri sürekli iyileştirme faaliyeti ve kültür dönüşümünü de beraberinde getirmektedir.

Hata 4: Bir bilene danışmamak

Herşeyi bilme hatta herkesten daha iyi bilme hastalığına yakalanan firmalarımız, kendilerine farklı bakış açısını sunabilen ve kendi “körlük”lerini gösterebilen bir uzman danışmana gerek varken, buna hiç girişilmiyor ve uzak duruluyor.

Danışmanlar aynı veya benzeri sektörlerde bulunan (yurtiçi veya dışı) firmalarla ilgili bilgi paylaşabilir, yaşanan sorunları derleyebilir ve aynısını yaşanmaması için alınması gereken önlemleri de aktarabilir. Elbette burada bazı danışmanlık tadında olan kimi firma, ilgili ülkenin dinamiklerini dikkate alınmadan danışmanlık verilmeye çalışılması ise keza hatalı bir uygulamaya neden olmaktadır.

Hata 5: Doğru bir plan yapmadan başlamak veya “Kervan yolda dizilir” anlayışı

Üzülerek bu atasözümüzün ne yazık ki dijital dönüşümün katili gibi görünmektedir. Doğru bir plan veya analiz yapılmaksızın, bir anda girişilmesi dönüşümün başlangıcını yanlış yapılmasına, çeşitli değişkenleri ve/veya katılması gereken bilgi sahibi kişileri tamamen dışarda bırakılması çoğu zaman rastlanmaktadır.

En başta doğru bir plan yapılmalıdır. Hangi adımlarla başlanması, nasıl tasarlanmalı, nasıl ilerlenmeli, nasıl uygulanmalı ve hangi noktalarda geri beslemeler v.b. gerekir. “Kervan”ın boyutu baştan netleştirilmelidir.

Hata 6: Analiz yapmadan başlamak

Diğer çok bilinen hata ise neden başlanmalı, başlanmalı mı ki gibi sorulara yanıt bulmadan başlamak. Kimi durumda başlamamak başlamaktan daha iyi olabilir (içinde bir çelişki var farkındayım), ancak dönüşümü nedenini anlamadan yapılması halinde tam bir felaket ile bitebilir.

Kaçınmanın en temel yolu, doğru bir analiz çalışmayla nereden nasıl başlanmasının ortaya çıkartılması, beklenen hedefin de yazılı olarak aktarılması. Bu arada yazılı olmayan kurallar veya çalışmaların yok olacak veya unutulabilir. Mutlaka her şey yazılı ve yazıldığı gibi de yapılmalıdır.

Hata 7: Şirket içi eğitimleri yapmadan başlamak veya çalışanların direnç göstermesi

Şirket yönetimi karar alıyor, yarın dijital dönüşüme başlıyoruz. Peki düne kadar analog dünyada çalışmaya ve yaşamaya alışmış çalışanları eğitmeden işe dahil etmek aynı şekilde başarısızlıklara yol açacaktır. Tersi de doğrudur, dijital ortamda çalışmaya alışmış kişileri şirkete dahil ederek, “haydi bizi dönüşür” demek de yanlış olur.

Bunu aşmanın en temel yolu eğitimler vererek, hazırlıklar yapmak. Bazı ufak çalışma gruplarıyla başarı sağlayarak çalışanları da dahil etmek en doğru yöntem olacaktır.

Hata 8: İletişim sorunları

Bazı çalışmalarda yazılı olarak sunulan ile akıllarda geçenlerin arasındaki fark ayrı bir başarısızlığa neden olmaktadır. İletişim sorunlarını aşmak amacıyla mutlaka yazılı yapılmalı, belirli aralıklarla toplantılar yapılmalı, her bölümde veya belirli sayıda “şampiyonlar” seçilerek, öncü olarak doğru mesajları yaymalıdır.

Elbette aynı jargon / mesleki lisanı da kullanılmalı. Benim bir fiil yaşadığım bir hata ise farklı bir sektörde ciddi başarılı olan bir şirket girilen yeni bir sektörde alışkın oldukları mesleki lisanı kullanarak, ciddi başarısızlıklar yaşadı. Doğru lisanı kullanan çalışanlar durumu düzeltse de, şirket içi lisana bu sefer ayrı düşüldü. Tam bir kabus. Doğru lisan kullanımı şart, ortak lisanı bulunmalıdır.

Hata 9: Yönetimin destek açıklamalarının yetersiz olması

Yönetimler işi başlatma noktası en doğru mesajdır. Tepeden destek verilen çalışmalar daima başarılı olmuştur. Aslında hayır, bazı noktalarda firma yönetimi gösterdiği yetersiz destek, söylem, kaynak v.b. araçlarla işin arkasında durmadığını göstermektedir.

Özellikle eski çalışanlar bu durumu çok hızlı farkına vararak fazla desteklemez, işi yapmaya çalışanlar ise kendilerini ortaya atılmış hisseder ve neticede başarısız bir çalışma görülmektedir. Yönetim ne çalışmanın yanında olduğunu ifade etmeli, yazılı olarak yayınlamalı, çalışma grubunu ve çalışanlarını adres göstermelidir.

Hata 10: Takım kurmadan başlamak

Başlamak önemli elbette ama kiminle? Genelde bu iş için bir isim atanır, sonra istediğin kişiyi istediğin bölümden al da denilmekte. Buraya kadar herşey normal gözükse de, gerçek uygulama ne yazık ki farklı oluyor. İşi yürütmekle sorumlu çalışan, mevcut yetkileri arttırılmadan iş verilir, istediği kişi istediği departmanlarda alamaz, mevcut amiri kabul etmez, hatta söz konusu kişinin ismi geçtiği için de sorun çıkartmaktadır.

Takım baştan kurulmalı, takım yönetim tarafından ilan edilmeli, dahil edilen çalışanların isimleri ilk amirlerinden istenerek alınmalı ve mevcut iş yüklerine ek yük olarak da verilmemelidir, ana iş veya mevcut iş yükü hafifiletilmelidir. Pek çok benzeri uygulamalarda, yükü zaten ağır olan kimi çalışan üzerinde hem yeni dönüşüm ekleniyor, hem de ilk amiri “zamanı varmış” bakışıyla yeni görevler daha eklenmektedir.

Burada biraz adil olmak da gereklidir.

Hata 11: Geç başlamak veya hiç başlamamak

Başkası önce bir yapsın sonra biz de bakarız anlayışı gene yerleşik düşüncelerden birisidir. Çok zaman o kadar çok beklenir ki, dönüşüm yapmış rakipler ciddi mesafe katettikten sonra durum farkına varılır, ancak bir nebze geç kalınabilir. Aynı durum hiç başlamamak tarafındadır. Bundan 20 sene önce halen yoğun ve etkin kullanılan faks makineleri tarihe karıştı. Ya resim çekilerek paylaşılmakta, ya da dijital kopyaları elektronik ortamda iletilmektedir. Pek çok firma masa telefonları iptal ederek, dijital PC üzerinde çalışan telefona hatta kendi mobil cihazlara bile geçilmektedir.

Yaşanmış örneklerden birisi ise telefon santrallinde dünya lideri bir firmanın çok geç IP tabanlı telefon santral işine girişti. Temel eski tip santralden vaz geçmeden, IP tabanlı modül eklenmiştir. Rakipler salt IP tabanlı ürün verirken, geleneksel ses iletişim IP den daha uzun yaşayacaktır düşüncesiyle ilerleme yavaş gitti. Rakipler pazarda ciddi bir hakimiyet sağlandığını çok geç fark eden firma, ilgili bölümü satarak zarardan kurtuldu. Satın alan firma ise birimi tamamen IP tabanlı bir ürün haline getirdi.

Pek çok firma doğru zamanlamayı kestiremediğinden yok olmanın eşiğine gelmiştir.

Hata 12: Gerçekçi olmayan hedefler koymak

Başlarken ulaşılmak istenen temel hedef nedir sorusu bazen ilginç yanıtlar bulabilir. Düne kadar piyasada %5 lik bir pazar payı sahibi olan firma bir anda bunu %50 ye götürmemeli. Diğer bir örnek ise geçmiş satış hedeflerini aşırı yükselten firmalar, mevcut pazar durumu dikkate almadan, eski yapılan satışlarını ise iki katına ve üzerine çıkartmayı hedefleyenler genelde ciddi bir hayal kırıklığı yaşamaktadır.

Dijital dönüşümde de farklı değil. Dönüşüm ile hedeflenen kaynak kullanımı, ham madde atık miktarı, tasarruf edilecek giderler ve kaynaklar v.b. gerçekçi seçilmeli, belirlenen hedeflerin üstünde bir olumlu performans olması durumunda ise buna bir başarı hikayesi gözü ile bakılmalıdır. Yeni hedefler de yaşananlara dayandırılmalıdır. Özetle gerçekçi olmalıdır.

Hata 13: Aşırı Büyük başlamak

Ufak başlamakta yarar vardır. Futbolda çokça kullanılan “1:0 olsun bizim olsun” yaklaşımı da diyebilirsiniz. Ulaşılması kolay hatta tatmin edici bile kabul edilebilen küçük kazanımlar hem şirketin hem de tüm çalışanları mutlu edecektir.

Hızlı kazanımlarınızı sıralayın, sizin için neler kazanım olabilir ve bunların kolay mı zor mu, hızlı mı uzun vadeli mi, önemli mi yoksa önemsiz mi olduğunu sıralayın. Arasında yapılacak hızlı, kolay ve önemlileri nasıl ugulayacağınızın kararını verin ve planlama yaparak başlayın. Hem yeni hedefleri için motivasyon olur hem de kaynak sağlamış olursunuz.

Hata 14: Bütçe hazır etmeden başlamak

Yapılacak tüm müdahaleler aslında parasal değerleri ifade etmekte veya karşılık gelmektedir. Bazı çalışmalarda ya bütçe yapılmadan, ya da çok düşük bir bütçe ile başlanmaktadır. Gerçeklikten uzak başlangıçlara neden olmaktadır.

Yaşananlara dayalı olarak kaliteli eleman almak isteyen bir firma, rakiplerine göre her hangi albenisi olmadan, salt istekle eleman istemektedir. Kendi düşünce yapısında oluşturulan yetersiz bütçe ile bırakın işi yapabilecek özellikteki elemanı, eğitim sonrası bile zor çalışacak eleman alımı yapmak zorunda kalmaktadır.

En etkili yöntem bir danışman ile yola çıkmaktır. Olmadı o zaman yapmak istediğiniz dönüşümü dikkatle ve yazarak özetleyin. Benzeri durumdaki firmalardan karşılaştırma (benchmark) yapın ve amaca uygun bütçe hazırlayın ya da beklentilerinizi çok da tatmin etmeyecek değişim seviyesine ulaşın / hedefleyin.

Hata 15: “Küçük olsun bizim olsun” anlayışı

Yukarıda sıradığım bir başlıkla çelişkili görünebilir. Buradaki madde aslında, belirli bir başarı sağladıktan sonra onu devam ettirmemek, yeni hedefi çok ufak tutmak, değişimden korkulduğundan geriye çekilme gereksinimi duymak ya da beklenenden fazla harcama yapıldığından, yeni hedefin tedirginliği olarak da görülebilir.

Makul ve kabul edilebilir başlangıçlar, makul devam edebilir. Bunun bir sihirli değneği yoktur.

Aynı yöntem farklı sonuçlar…?

Bazı noktalarda aynı yöntemi kullanılmasına karşın aynı avantajı veya etkiyi göremeyebilirsiniz. Bu noktada kurumunuza en uygun seçimi yaparak, doğru ve kabul edilebilir hedeflerle dönüşümünüzü yapabilirsiniz.

Dijital dönüşüm ile dost olmak sizi ileriye taşayacaktır.

Gökhan Yanmaz

İstanbul 28 Kasım 2021