Kurum İçi Projelerin Yönetimi
İşletmeler gelecek dönem performanslarını artırmak için muhtelif projeleri hayata geçirmeye çabalarlar. Bu bazen yeni bir yazılım geliştirme, yeni bir yazılım implementasyonu, mevcut yazılımın yeni bir modülünün uygulamaya alınması vb. bilgi işlem alanında, performans yönetim sistemi, çalışan memnuniyeti araştırma, vb. insan kaynakları alanında veya yeni ürün/hizmet geliştirme, müşteri memnuniyeti artırma, operasyonel maliyet iyileştirme, sertifikasyon / belgelendirme, mevzuata uyum vb. süreç yönetimi alanında olabilir. Hangi alanda olursa olsun bu çabaların profesyonel proje yönetimi metodolojileri çerçevesinde ele alınmaması halinde kurum içi projelerdeki başarı rassal olarak ve oldukça az sayıda oluşmaktadır.
Aşağıda kurumsallaşmış organizasyonlarda gerçekleştirilebilecek proje yönetimi uygulamaları ile ilgili tavsiyeler yer almaktadır.
Proje Yönetim Ofisi
Hem projenin kendi konusunda hem de proje yönetimi konusunda uzmanlaşmış çalışan bulmak oldukça zordur. Bir çok kurum projenin kendi konusunda uzmanlaşmış çalışanlarına proje yönetimi eğitimleri aldırmakta ve proje yönetimi süreçlerini de icra etmelerini beklemektedir. Fakat bu uygulama, çoğu zaman projelerin etkili ve verimli yürütülmesini ve beklenen sonuca ulaşılmasını sağlamamaktadır. Bu sebeple geçmişte yürütülmüş ve başarıya ulaşmamış bir çok proje mevcuttur. Organizasyon büyüdükçe projelerin de merkezi olarak yönetilmesi kaçınılmaz bir hal almaktadır. Projeleri merkezi olarak yöneten birim, Proje Yönetim Ofisi (PMO – Project Management Office) olarak adlandırılmaktadır. Kurumsallaşmış firmaların, organizasyon bünyesinde gerçekleştirilen her türlü projeyi, proje yönetim süreçleri çerçevesinde idare ettiği birimdir. Birimde proje yönetimi süreçleri konusunda uzmanlaşmış 3-5 kişilik bir ekip vardır. Proje Yönetim Ekibi, Projeler Koordinatörü tarafından yönetilir. Bu birim proje yönetim sistemi ile ilgili süreç ve yazılımları yönetmekten sorumludur. Bu birim, projelerin teknik yönlendirilmesi ile desteklenmelidir. Bunun için her projenin doğasına hakim bir teknik proje yöneticisi atanır. Bu kişi proje yönetim süreçlerini değil, projenin kendi iç süreçlerini yönetmekten sorumludur. Proje Yönetim Ofisi’nin bir parçası olmaz ancak sürekli işbirliği halindedir ve direkt olarak proje yönetim ofisine projenin gelişimi ile raporlama yapar.
Proje yönetimi ofisi ile kurum içindeki yetki ve etki kargaşalarının da çözümlenmesi hedeflenmektedir. Proje Yönetim Ofisi direkt olarak proje sponsoruna ve üst yönetime raporlar. Gözlemlenen birçok uygulamada proje yönetimi konusu, orta seviye bir yöneticiye bırakılmak ta ve bu proje yöneticisi de rutin işleri ile ilgili bulunduğu pozisyon dolayısı ile daha üst yöneticileri ile problem yaşayabilmektedir. Bu durumdaki proje yöneticileri, hiyerarşik olarak daha üst pozisyondaki yöneticilerin isteklerini yerine getirmek zorunda kalmakta veya onları proje görevlerini icra etmeleri için vakit ayırmaya ikna etmeye çalışmakla zamanını geçirmektedir. Çünkü proje sonrası görevine geri dönecek ve bu yöneticilerle yüz yüze işini yürütmek zorunda kalacaktır. Oysa, proje yönetim ofisi çalışanları sadece bu görevle meşgul olduklarından ast üst ilişkisine maruz kalmamaktadırlar.
Özetle, kurum içinde irili ufaklı onlarca hatta yüzlerce projeyi sağlıklı bir şekilde yönetmek için mesleği proje yönetimi olan kişilere ihtiyaç duyulmaktadır. Bu ihtiyaç, kurum içi projelerin sayısının ve çeşitliliğinin artmasına paralel olarak daha fazla hissedilmektedir.
Proje Nedir ?
Her kurum kendi içinde hangi çalışmaları proje yönetimi çerçevesinde ele alacağını belirlemesi ve tanımlaması gerekir. Bunun için öncelikle bir Proje Seçme ve Değerlendirme Sistemi’ne ihtiyaç vardır. Proje adayı çalışma konularının seçiminde sezgisel veya matematiksel yöntemler kullanılabilir. Bu yöntemlerde; proje büyüklüğü, etkilediği süreçler, stratejiler ile olan ilişkisi, tahmini süre, tahmini bütçe vb. değerlendirme kriterleri mutlaka gündeme gelecektir. Nasıl bir yöntem kullanılırsa kullanılsın kurum için projelerin seçimi ve değerlendirilmesi çalışmalarının sonuçları üst yönetim tarafından onaylanmalı ve önceliklendirilmelidir. Önceliklendirme sayısal olarak diğer projelerin durumu da değerlendirilerek yapılır. Bu rakam, projelerin özellikle kaynak ataması sırasında devreye girecektir.
Kaynak Havuzu
Projelerin gerçekleştirilmesi sırasında işletmenin değişik birimlerinden yönetici ve çalışanların görev alması gündeme gelecektir. Sıklıkla bu yönetici ve çalışanlar rutin işlerinin yanı sıra diğer başka çalışmalarda veya projelerde de yer alabilmektedirler. Dolayısı ile bu kişilerin proje için müsaitlik durumları belirlenmeli ve müsait oldukları zamanlara ait çalışma takvimleri bilinmelidir. Sonuçta tüm projeler ortak bir kaynak havuzundan yönetilmek durumundadır. Bu kaynak havuzu oluşturulurken diğer kaynaklarında (bilgisayar, toplantı odası vb.) planlaması yapılması gerekse de kurum içi projeler açısından en kritik kaynak, insan kaynağıdır. Sadece nicelik olarak değil aynı zamanda nitelik olarak ta kaynak havuzu oluşturulurken insan kaynağı değerlendirilmelidir. Kalite, Organizasyon, Süreç Yönetimi, Bilgi İşlem vb. merkezi birimlerin yürüttüğü projeler için operasyonel işlemleri yürüten birimlerden (şubeler, bölge, hazine, operasyon merkezi, pazarlama, muhasebe, merkezi tahsis vb.) projeler için kaynak ayırılacağı zaman birimin işlerini en iyi bilen ve mümkün olduğunca karar alma yetkisi olan kişiler (birim yöneticileri ve uzmanlar) seçilmelidir. İş yükü daha az veya niteliği daha düşük çalışanların kurum içi projelerin başarıya ulaşmasını engelleme riski oldukça yüksek olduğu unutulmamalıdır.
Kaynak havuzunda iç insan kaynağı dışında dış insan kaynağı da yer almalıdır. Dış insan kaynağı bir taşeronun çalışanı, bir danışman, destek sözleşmesi çerçevesinde hizmet sunan bir yazılımcı, vb. olabilir. Bu kişilerin zaman plan ve kısıtları da her biri için ayrı ayrı olmak üzere çalışma takvimi olarak kaydedilmeli ve sürekli takip edilmelidir.
Proje Değişiklik Yönetimi
Her projenin başında, projenin kapsamı, projenin görevleri, görevlerin tahmini süre ve maliyet bilgileri ile projenin çıktılarını içeren bir Proje Beratı dosyası hazırlanır. Bu dosya proje sponsoru tarafından üst yönetim adına onaylanmıştır. Ancak, neredeyse hiçbir proje planlandığı gibi gerçekleşmez. Mutlaka, projenin ilerleyişini etkileyen unsurlar ortaya çıkacaktır. Her ne kadar proje beratı içinde karşılaşılabilecek proje riskleri ve bu risklere nasıl cevap verileceği de belirtilmiş olsa da gündeme gelen değişiklilerin nasıl bir onay mekanizmasından geçmesi gerektiği mutlaka tanımlı ve bilinir olmalıdır. Hangi tip değişikliğin kimin tarafından karara bağlanacağı bir Proje Değişiklik Karar Matrisi üzerinde belirtilmelidir. Bu matriste değişiklik konusu, büyüklüğü sütunlarda ve karar mercileri satırlarda olmak üzere yer alır.
Proje Aşamalarının Kabulü
Projeler kilometretaşı (milestone) adı verilen “0” zamanlı görevler yardımıyla aşamalara bölünür. Her bir aşamanın tamamlanmasının onaylanması bir sonraki aşamaya geçiş için elzemdir. Her bir aşamanın gerçekten tamamlanıp tamamlanmadığı çok dikkatli kontrol edilmelidir. Bu kontrolün nasıl yapılacağı ve kimin tarafından yapılacağı mutlaka yazılı olarak tanımlanmalıdır. Bu bir anlamda o zamana kadar yerine getirilen işlerin kalitesinin veya miktarının kabul edilmesi demektir. Bir çok projede tedarikçilere bu aşama kabulü sonrası ödeme yapılır ve sonraki aşama için proje bütçesi, aşamanın kabulü sonrası serbest bırakılır. Her bir proje aşamasının kabulü İdari ve Teknik Proje Yöneticilerinin onayı veya atanacak bir kontrolör veya denetçi tarafından yapılabilir. Diğer taraftan, bazı projelerde teknik kabul 3. bir taraf tarafından da yapılabilir. Projenin son aşamasında nihai çıktının kabulü yapılır. Bu kabul sırasında artık nihai çıktının beklenen özellikleri karşılayıp karşılamadığı test edilir. Buna kısaca Kabul Testi adı verilir. Örneğin; yazılıma yeni bir fonksiyon eklenmiş ise bunu, tanımlanmış bir kullanıcı muhtelif senaryolar çerçevesinde test ederek onaylar.
Tüm kabuller mutlaka detayları ile dokümante edilerek saklanmalıdır. Bazı projelerin riskleri, projenin yürütülmesi aşamasında değil nihai çıktının kullanımı aşamasında ortaya çıkar. Bu aşamada ortaya çıkan olumsuzlukların analizlerinden faydalanarak sonraki projeler için kabul standartlarında iyileştirmeler yapılabilir. Bu iyileştirmeler kurumun proje yönetimi olgunluğunu daha üst noktalara taşıyacak cinstendir.
Ödül ve Ceza
Proje çalışmaları çoğu zaman zor ve yorucudur. Proje ekip üyeleri standart işlerinin dışında, içinde yer aldıkları projede de başarılı olmak durumundadırlar. Her ne kadar projeler ekip halinde yürütülüyor olsa da bazı ekip üyelerinin projeye katkısı diğerlerinden daha fazla olur. Özellikle başarılı projelerde fark yaratan proje ekip üyelerinin ödüllendirilmesi hem bu kişilere hem de diğer projelerin ekip üyelerine motivasyon sağlayacaktır. Projenin başarılı olması halinde nasıl bir ödüllendirme yapılacağı proje yönetimi süreçleri içinde prosedürel olarak tanımlanmalıdır.
Diğer taraftan, benzer şekilde başarısız projelerde başarısızlığa sebebiyet verdiği tespit edilen proje ekip üyeleri tanımlı prosedürler çerçevesinde cezalandırılmalıdır.
Başarılı projelerde tüm ekip üyelerinin ödüllendirilmesi başarıya katkısı yüksek ekip üyelerine ve başarısız projelerde tüm ekip üyelerinin cezalandırılması ise başarısızlığa katkısı düşük ekip üyelerine haksızlık olacağından tavsiye edilen bir durum değildir.
Proje İlerleme Raporu
Projelerin belirli periyotlarda durumları proje sponsorlarına proje ilerleme raporu ile raporlanır. Proje ilerleme raporu özellikle şu ana kadar planlanıp ta yapılamayan proje görevlerinin gerçekleştirilmesinin neye bağlı olduğunu, gelecek dönem için planlanmış proje görevleri ile ilgili varsa riskleri ve bu risklerin ortaya çıkması halinde verilebilecek muhtemel cevap stratejilerini içermelidir. Bu kritik bilgi dışında şu ana kadar projenin özellikle süre, zamanlama ve maliyet yönünden performansı proje ilerleme raporunda özet olarak yer almalıdır. Proje yönetiminde sıklıkla kullanılan Kazanılmış Değer Analizi gibi tablo veya CPI (Cost Performance Index), SPI (Schedule Performance Index) gibi performans göstergeleri ile mevcut durum özetlenebilir. Bunların dışında sponsorun mutlaka bilmesi gereken ve sayısal olarak ifade edilemeyen proje konuları da metin olarak raporda yer almalıdır.