Proje Başarısı Nasıl Ölçülür?

Proje başarısının temel göstergesi amacın gerçekleştirilmesidir. Amacına ulaşan her proje büyük ölçüde başarılı sayılır.

Amaç çoğunlukla proje sahibinin beklentisidir. Ancak proje sadece amacıyla ifade edilemeyecek, çok boyutlu bir süreçtir. Proje paydaşlarının farklı boyutlarda farklı beklentileri vardır.

Doğal olarak proje destekçisi (sponsoru) ve sahibi başarıyı elde edeceği parasal veya insani fayda üzerinden ölçer. Yatırıma karşılık elde edilen fayda yüksek veya beklentilere uygunsa proje başarılı sayılır.

Proje yönetimi açısından bakıldığında amacın gerçekleştirilmesi tek başına yeterli bir başarı göstergesi değildir. Benimsenmiş proje disiplinine ve proje planına uyum da önemli başarı göstergeleridir.

İşi proje yapmak olan veya projeler yapan kurumlar için kurum politiklarına ve kurum stratejisine uygunluk da önemli başarı göstergeleridir.

Çok çeşitli başarı göstergeleri önerilebilir. Ancak proje amacının gerçekleştirilmesi, istenen faydanın elde edilmesi, kaliteli bir proje yönetimi yapılması, ürün ve hizmetlerin kalitesi bütün proje paydaşlarının ortak beklentileridir.

Başarı ölçümü yönünden bakıldığında projenin tamamlanmış olması son değil başlangıçtır. Başarı proje tamamlandıktan sonra ölçülebilir. Amaca uygunluk, fayda, proje yönetim kalitesi ve ürün kalitesi proje tamamlandıktan bir süre sonra ölçülmelidir.

Ölçüm yapabilmek için ölçütlere, standartlara ve yöntemlere ihtiyaç vardır. Ölçüm alınacak her boyut için paydaşların kabul edeceği somut ölçütler, net tanımlanmış standartlar ve ölçüm yöntemleri belirlenmelidir. Ölçümlere ilişkin parametreler mümkünse proje planlama aşamasında belirlenmelidir.

En önemli ölçüm boyutu kuşkusuz proje amacına uygunluktur. Proje amacı proje fikri netleştikten sonra formüle edilir. Amaç çoğunlukla “üretim kalitesini yükseltmek”, “çağrı merkezi süreçlerini iyileştirmek” gibi doğrudan ölçülmesi kolay olmayan hedeflerle ifade edilir. Bu hedefleri “müşteri başvurularını hızlı sonuçlandırmak”, “iade edilen ürün sayısını azaltmak”, “ürün satış miktarını artırmak” gibi ölçülebilir hedeflerle somutlaştırmak gerekir.

Kıyaslama yapmak için projeye başlamadan ön ölçümler almak yararlı olur. Projeden önce ortalaması n saat olan müşteri şikayetlerini sonuçlandırma süresi, projeden sonra n - x saat (x > 0) olursa proje amacına ulaşmıştır. Ya da projeden önce iade edilen ürün sayısı aylık olarak n adet iken, projeden sonra n - x adet (x > 0) olursa proje amacına ulaşmıştır. Süre ölçmek, adet saymak, tartmak gibi standart ölçüler tercih edilmelidir.

Projeden önce aylık üretim ve satış miktarı 1000 adet olsun ve o ay 50 adet iade alınmış olsun. Projeden sonra da üretim miktarı 1500 adet ve alınan iade sayısı 50 adet olduysa projenin bir ölçüde amaca uygun sonuçlandığı düşünülebilir. Önce 50/1000 olan oran 50/1500’e düşmüştür. Mutlak olarak bir başarı elde edildiği düşünülebilir. Ancak ölçüm sonuçları mutlak değer olarak ele alındıklarında yanıltıcı olabilirler.

Görünürde başarılı olsa da başka faktörler dikkate alındığında durum tersine dönebilir. Örneğimizde zaman ve şans faktörleri de dikkate alınmalıdır. Ön ve son ölçümler birer aylık değil daha uzun dönemlerin değerlerini kapsamalıdır. Ayrıca müşteri sayısındaki değişme, satış ekibinin etkinliği, mevsimsel farklılıklar gibi faktörler de dikkate alınmalıdır. İlgili olabilecek diğer faktörlerinde hesaba katıldığı istatistik teknikleri kullanılmalıdır.

Örneğimizde ön ölçüm değerleri son ölçümler için ölçüt oluşturur. İadelerin sayısı veya müşteri şikayetlerinin sonlandırılma süreleri standart ölçümlerdir. Ölçüm ve karşılaştırmada ilgili diğer faktörlerin de dikkate alınması doğru bir yöntem uygulanması açısından gereklidir.

Proje başarısı açısından yönetim kalitesi önemli bir boyuttur. Yönetim kalitesi hem proje ekibinin başarısını değerlendirmek hem de kurumun proje yapmadaki etkinliğini belirlemek açısından önem taşır. Proje yönetim kalitesi de ölçülebilir değerlerle ifade edilebilir. Proje planındaki görevlerin eksiksiz uygulanması, karşılaşılan sorunların adet, önem ve çözüm süreleri, proje bütçesi ve zamanının plana uygunluğu, dokümanların standartlara uygunluğu gibi değerler proje yönetim kalitesinin ölçüleridir.

Süreç boyunca proje planı üzerinde değişiklikler yapılabilir. Bu durumda proje sahibi ve ilgili proje paydaşlarınca onaylanan değişiklikler proje planı içinde dikkate alınmalıdır. Onaylanmayan değişikliklerden kaynaklanan zaman ve kaynak kayıpları proje yönetiminde kalite kaybını gösterir. Onaylanmayan değişikliklerden kaynaklanan kazançlar ise projeden elde edilen faydanın artması yoluyla başarıya etki edecektir.

Proje sürecinde karşılaşılan sorunların sayısı ve bu sorunların proje süresini ve bütçesini aşmayacak biçimde (zamanında ve etkili) çözülmesi bir proje yönetim kalitesi ölçüsüdür. Proje amacına uygunluk ve ürünlerin kalitesi korunmak koşuluyla proje zamanının ve bütçesinin aşılmamış olması da proje yönetim kalitesi için bir ölçüdür.

Başarı ölçümünün en önemli boyutlarından biri de elde edilen ürünlerin kalitesidir. Ürünlerin kalitesi, kurumun benimsediği kalite standartları ve yöntemleri ile ölçülebilir. Eğer kurumun belirli standart ve yöntemleri yoksa sektörün ve uygun dış kaynakların standart ve yöntemleri esas alınabilir. Ya da standart ve yöntemler proje kapsamında belirlenerek proje paydaşlarının onayı ile ürün kalitesi ölçülebilir.

Ürüne ilişkin testler, iade oranları, müşterilerden alınacak geribildirimler gibi göstergeler de ürün ve hizmet kalitesinin göstergeleri olabilir.

Genel olarak proje sürecinin başından sonuna kadar yapılacak izleme ve kontrol çalışmalarından, testlerden, onaylardan ve çeşitli amaçlarla yapılan gözlemlerden elde edilen sonuçların tümü proje başarısının değerlendirilmesi için kullanılabilir. Önemli olan proje başarısının, proje paydaşlarının üzerinde anlaştığı ölçütler, standartlar ve yöntemler esas alınarak ölçülmesidir.

Proje yapmak kurumsal bir yöntem olarak benimsendi ise proje başarısı ölçülmeli ve belgelenmelidir. Ancak yapılan ölçümlere göre “başarısız” olduğu tespit edilse bile projenin kurum üzerindeki etkisi veya diğer projelere katkısı çok olumlu olabilir. Ya da ölçüm alınan dönemde “başarısız” görünse bile ilerleyen zamanda çok olumlu sonuçlar üreten projeler de olabilir. Başarı ölçümü, projeyi etiketlemek için değil hatalardan ve doğrulardan en üst seviyede yararlanmak için yapılmalıdır.