How can you optimize your budget for any event size?

I firmly believe that the cornerstone of any exceptional event lies in clearly defining its goals. Regardless of budget size, establishing a vision for success serves as the foundation. Once you have a clear objective in mind, you can strategically prioritize how to allocate your funds to achieve that vision.

De acuerdo con el punto 1. También es importante aterrizar las ideas para que los objetivos además de claros, tengan resultados medible. ¿Qué propósito tiene el evento? ¿Cuál es mi publico objetivo? ¿Qué beneficio tendrá a mediano o corto plazo? ¿Qué tipo de impacto quiero causar? Con preguntas como estas podemos obtener un panorama mas claro de lo que se busca y así iniciar con una planificación acorde a la realidad.

El primer paso para optimizar tu presupuesto es realizar un planeamiento completo y detallado, que refleje sus objetivos, metas, desarrollo conceptual y la idea creativa, con esto podrás armar tu presupuesto lo más cercano a lo que ejecutarás, evitando los imprevistos.

Kicking off an event is super exciting, but let's hit pause and think about what you really want to get out of this shindig. Is it all about getting your brand to be the talk of the town, snagging some new clients, dropping some knowledge, or maybe building a fab community? Figure out the main attraction of your event that'll make people want to show up and stick around. Now, let's chat about the endgame. How will you know your event was a hit? Is it the number of new followers, the leads, or just the good vibes people leave with? Nail down those goals and what's most important to bring them to life. Then, we can make sure every dollar of your budget is working as hard as you are to make the event a smashing success!

For any event to optimise your budget defining your priorities is very important Becz on the basis of that you can set a realistic budget because without budget you will not understand how much money you needed and which all area the money is needed.

Con frecuencia el precio inicial que te da un proveedor es negociable. Acostúmbrate a preguntar, porque la mayoría ya incluye un porcentaje que está dispuesto a descontar cuando pidas una rebaja. También ten en cuenta la época del año. Si es una época de pocos eventos, los venues, empresas de catering, y proveedores de todo tipo estarán más dispuestos a hacer una rebaja, y tener ingresos en los meses bajos. También puedes conseguir rebajas cuando preparas eventos con muchos meses vista. La tranquilidad que le da a un proveedor saber que va cerrando contratos para dentro de muchos meses, puede ayudar a conseguir una rebaja importante, a cambio de eliminar un poco de incertidumbre en su día a día.

Para manejar un mejor control y orden en tus negociaciones, maneja un cuadro comparativo, que debe ser visible y fácil de entender por si tienes un equipo que delegar o clientes al cual mostrarle este cuadro, esto te va a ayudar a manejar un control y verificar si tienes pendientes. Además es fundamental tener un listado de proveedores que cumplan con los requisitos mínimos para la ejecución de tu evento. Si recién empiezas en el mundo de los eventos, no dudes en consultar a contactos afines y siempre pedir recomendaciones del servicio que ofrecen. Jamás arriesgues la calidad de tu evento por un costo "más bajo", siempre es bueno comparar a 360°.

Der Aufbau eines Branchen-Netzwerkes ist der Grundstein für langfristigen Erfolg. Man ist selbst nur so gut, wie die Partner, die man im Boot hat. Mit einem guten Team aus internen und externen Beteiligten hat man die besten Chancen.

Es fundamental un cuadro de control para que puedas mapear como van los gastos de tu evento. Recomiendo que hagas una pestaña separada, de tu presupuesto aprobado y otra donde manejes el ejecutado, para que al finalizar tu evento puedas hacer el comparativo. Ordena las cotizaciones que recibas en carpetas ordenadas, particularmente yo lo hago por rubro, así, cuando quiero revisar el detalle de cada uno es mucho mas fácil ubicarlo. Un buen orden y control garantiza que puedas evitar contratiempos u olvidos en alguna solicitud de compra/cotización.

Eine eigene Tabelle zu bauen ist in jedem Fall sinnvoll, um genau das Arbeitsmittel zu erhalten, was konkret für den Einsatzzweck benötigt wird. In jedem Falle muss die Übersicht stetig gepflegt werden.

Monitor correct depletion of the products used and updated the data after each event, adding products with better quality and more affordable options. On your work spreadsheets, spare a space for the stuck inventory and find the ways to include some of those items each time you make your make or buy analysis.

Bringing in remote guest speakers into an event allows you to expand your reach and audience. It will allow you to lower production costs but will also allow you to raise the quality of speaker selection.

Dependiendo de los recursos que puedas tener, hay muchas opciones para mantener un control en la asistencia o llegada de tu evento. Evalua la comunicación que vas a tener para la llegada a tus asistentes objetivo. Hay herramientas online gratuitas que te permiten gestionar eventos pequeños o de gran magnitud como eventbrite (este si requiere alguna suscripción para generar tickets de mas de 25 personas). También puedes utilizar otras herramientas como google forms, o menti para preguntas online y no usar los papelitos si tienes un evento corporativo. La tecnologia ha evolucionado en estos años, y nos permite tener ponentes de manera hibrida lo cual, dependiendo de tu presupuesto, puede alivianar los costos.

Gemeinsame Auswertungen mit Beteiligten sind elementar, damit das Projekt zukünftig vorangetrieben werden kann. Auch die Befragung von Besucherinnen und Besuchern ist eine Möglichkeit, neben den einschlägigen Social Media Kanälen ein Feedback zu bekommen.

Si deseas realizar una encuesta de satisfacción, mi recomendación es que lo hagas finalizando el evento, no debe demorar mucho puesto que perdemos la oportunidad de que una buena masa de participantes puedan responder dicha encuesta. En algunos casos se coloca un qr o link para que los participantes puedan llenar la encuesta in situ. Posterior al evento ten un template, para un informe general y entendible, donde puedas mostrar los resultados de tu evento, presupuesto ejecutado vs. aprobado, encuestas de satisfacción, puntos a favor y puntos de mejora. Esto te va a ayudar a evaluar y tener en un solo documento los puntos mas resaltantes de tu evento y si este se ejecuta mas de una vez al año, va a ser un beneficio para tus próximas acciones

Represent your teams production on the professional platforms as LinkedIn, and communicate with the real foodservice professionals for feedback and exchange the ideas how to perform better and more efficiently.

Tenha contatos! É essencial ter um bom relacionamento com as pessoas que trabalham no setor de eventos, seja fornecedores (para conseguir um bom preço), com outros produtores de eventos (para trocar dicas e insights) e o cliente (para entender o que ele precisa e não apenas o que quer!)

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