How do you archive and retrieve old versions of documents?

Some information was relevant at one point in time, but is no longer needed. It has been overcome by events or there are later versions available. You don't want to delete history, but you also want to clean up your knowledge management arena.

Archivar documentos es fundamental, principalmente por razones normativas, ya que, dependiendo del país, la regulación exige conservarlos de 5 a 10 años. Este almacenamiento debe ser seguro, accesible y consistente. Para evitar que este proceso se convierta en un dolor de cabeza, es recomendable implementar un sólido proceso documental y apoyarse en una herramienta ECM (Enterprise Content Management). Además, una buena organización documental no solo cumple con las regulaciones, sino que también mejora la eficiencia operativa, facilita la recuperación de información y protege contra pérdidas de datos.

Archivar y recuperar versiones antiguas de documentos es crucial para mantener la integridad de la información. Los sistemas de gestión documental deben permitir el almacenamiento y control de versiones sin hacer visibles estos detalles al usuario común. Implementar un sistema que registre automáticamente cada versión y sus cambios facilita la restauración de documentos anteriores cuando sea necesario, sin complicar la experiencia del usuario. Este enfoque asegura que la documentación se mantenga actualizada y precisa, a la vez que ofrece un historial completo para auditorías y revisiones, optimizando el flujo de trabajo y el cumplimiento normativo.

Indexing/Metadata/Search Tips: It's always easier to develop a consistent metadata strategy from inception. Metadata is data that describes an object or other data. Consider what key fields your organization may need to classify data by such. This information in turn can assist with building concise searches, defining access, and aide in retention maintenance. As mentioned in retrieving documents, this is a good time to determine access needs and permissions of other contributors. Think (CRUD) -who should be able to Create, Read, Update, or Delete.

If you have access to an AutoClassification solution, you can do iterative rounds of metadata tagging, and don't have to have the entire strategy setup from the get-go. Iterative data monitoring also helps ensure content tags stay current with progressing dates and regulations.

Archivar documentos va más allá de elegir la tecnología adecuada; también es crucial respetar criterios archivísticos como el orden original y la procedencia de los documentos. Mantener la estructura original garantiza que los documentos sean fácilmente comprensibles y accesibles en el futuro, preservando su contexto. Asegúrate de que los sistemas de archivo seleccionados, ya sean en la nube, dispositivos externos o sistemas de gestión documental, permitan organizar y etiquetar documentos de manera que refleje su historial y contexto. Implementar prácticas de archivo que respeten estos principios no solo mejora la eficiencia en la recuperación de información, sino que también asegura la integridad y autenticidad de los documentos.

Sometimes document archiving requires additional security measures. For example, ensuring the integrity of the document's content with a qualified electronic seal.

Access/Security: Consider compartmentalizing access to sensitive data to only those that need it. Especially data containing PII and/or that falls under the scope of HIPAA, PCI-DSS, etc. Also, consider security protocols to prevent unauthorized access in order to properly secure the information.

La búsqueda y recuperación efectiva de documentos archivados se basa en el uso de metadatos bien estructurados. Los metadatos no solo facilitan la localización rápida de documentos, sino que también proporcionan información crucial sobre el contexto y la relevancia del contenido. Utilizar metadatos para clasificar y etiquetar documentos permite una recuperación precisa sin necesidad de buscar manualmente en grandes volúmenes de archivos. Además, el uso de metadatos mejora la eficiencia al permitir búsquedas por atributos específicos como fechas, autores o temas. Así, no solo optimizas el proceso de recuperación, sino que también aseguras que los documentos sean recuperados en su contexto adecuado, manteniendo su integridad y utilidad.

To ensure the integrity of the document's content and to guarantee that everyone is working with the original document, I recommend using electronic seals with timestamps, which can be automatically applied to the document.

Consider also Data Minimization strategies... Why do you have this content in the first place? What is its intended purpose? Was it gathered by permission (ex: from customers or users)? Is the original or stated purpose still being met or has it passed? (Ex: customer has ended service with you). Do you now, or will you in the future, need to demonstrate WHY you have (or still have) this data?

Archiving documents preserve older versions while freeing up space. There are two main methods: Automatic Version Control: Some software like Google Drive or Dropbox automatically track changes and store past versions. Manual Archiving: Create separate folders for older versions or use a dedicated Document Management System (DMS) with built-in archiving features for better organization and access control.

Consider implementing Retention Policies... When choosing a solution also consider one that includes a mechanism (or develop a process) that purges documents after the retention period has been reached (if any). The retention period is usually an organizational policy influenced by legal, regulatory, and internal needs. While retaining documents is great in itself, thought should be given to how long you need the item. Storing items longer than necessary can add to storage costs, and even increase risk. For example, if you fail to purge a document whose retention policy has passed, you still may be required to legally produce it.

Es importantetener en cuenta una atención especial a los principios archivísticos, como la integridad del orden original y la conservación del contexto. Al archivar, es crucial organizar los documentos de manera que refleje su evolución, asegurando que cada versión esté claramente identificada y accesible sin alterar su secuencia histórica. Al recuperar versiones antiguas, se deben aplicar métodos de búsqueda que respeten esta estructura, permitiendo una restauración precisa y contextualizada. Usar herramientas de gestión documental que soporten un control de versiones robusto y metadatos detallados facilita tanto la preservación como la recuperación efectiva, asegurando que la documentación histórica se mantenga íntegra y útil