Como evitar ou gerenciar falhas de comunicação e mal-entendidos?

Falhas de comunicação e mal-entendidos podem causar frustração, conflito e baixo desempenho em qualquer local de trabalho. Eles também podem prejudicar sua reputação e relacionamentos com seus colegas, gerentes e clientes. Como você pode evitar ou gerenciar essas situações e se comunicar efetivamente com os outros? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a melhorar suas habilidades de comunicação e relações positivas com os funcionários.

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1 Identificar a causa raiz

Antes de tentar resolver um problema de comunicação, você precisa entender o que o causou. Foi uma falta de clareza, uma diferença de opinião, um viés cultural ou pessoal, ou um problema técnico? Você ou a outra pessoa fez suposições, interpretações equivocadas ou erros? Procure ser objetivo e empático, e evite culpar ou julgar ninguém. Faça perguntas, ouça ativamente e esclareça quaisquer pontos de confusão.

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Ryan Myrvold

Senior Software Engineer
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Figure out if the problem is from unclear messages, differing views, biases, or technical issues. Look for any assumptions, misinterpretations, or mistakes. Be objective and empathetic, avoiding blame. Ask questions, listen carefully, and clear up any confusion.

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2 Escolha o canal certo

Diferentes canais de comunicação têm diferentes vantagens e desvantagens. Por exemplo, o e-mail é conveniente e eficiente, mas também pode ser impessoal e propenso a falhas de comunicação. As chamadas telefônicas são mais interativas e expressivas, mas também podem ser disruptivas e difíceis de gravar. As reuniões presenciais são mais envolventes e colaborativas, mas também podem ser demoradas e desafiadoras de organizar. Escolha o canal que se adapta ao seu propósito, público e mensagem, e esteja ciente do tom, estilo e etiqueta de cada um.

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3 Use uma linguagem clara e respeitosa

Um dos aspectos mais importantes de uma comunicação eficaz é o uso de uma linguagem clara e respeitosa. Evite jargões, gírias ou siglas que a outra pessoa possa não entender. Use palavras simples e diretas e estruture suas frases e parágrafos de forma lógica. Seja educado, cortês e positivo e evite sarcasmo, críticas ou insultos. Use comentários, resumos e confirmações para verificar a compreensão e a concordância.

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Avoid using slang, or acronyms that might confuse the other person. Choose simple, direct words and keep sentences clear and logical. Be polite and positive, steering clear of sarcasm or criticism. Use feedback and summaries to ensure everyone understands and agrees.

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4 Adapte-se a diferentes estilos de comunicação

As pessoas têm diferentes estilos de comunicação, preferências e expectativas. Alguns são mais assertivos, outros são mais passivos, outros são mais emocionais, outros são mais racionais. Alguns preferem detalhes, outros preferem imagens gerais, outros preferem fatos, outros preferem histórias. Para se comunicar efetivamente com pessoas diferentes, você precisa adaptar seu estilo e abordagem para se adequar ao deles. Observe suas dicas, pergunte sobre suas necessidades e ajuste seu ritmo, tom e conteúdo de acordo.

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5 Lidar com conflitos de forma construtiva

Às vezes, falhas de comunicação e mal-entendidos podem levar a conflitos. Quando isso acontece, você precisa lidar com eles de forma construtiva e profissional. Não ignore ou evite o conflito, mas também não o escale ou personalize. Concentre-se no problema, não na pessoa, e tente encontrar um terreno comum e uma solução vantajosa para todos. Use uma linguagem positiva, reconheça a perspectiva da outra pessoa e expresse seus próprios sentimentos e necessidades respeitosamente. Procure ajuda de um mediador ou de um gerente, se necessário.

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Ryan Myrvold

Senior Software Engineer
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Address conflicts directly and professionally; avoid ignoring or escalating them. Focus on the issue, not the person, and look for a win-win solution. Use positive language and recognize the other person's perspective. Respectfully express your feelings and needs. Get help from a third party acting as a mediator, maybe your manager...

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6 Aprenda com seus erros

A comunicação é uma habilidade que pode ser aprendida e melhorada. Ninguém é perfeito e todos erram. A chave é aprender com seus erros e usá-los como oportunidades para crescer e se desenvolver. Reflita sobre suas experiências de comunicação, identifique seus pontos fortes e fracos e busque feedback de outras pessoas. Encontre maneiras de praticar e aprimorar suas habilidades de comunicação, como ler, escrever, ouvir, falar ou fazer cursos. Tenha a mente aberta, curioso e disposto a mudar.

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7 Veja o que mais considerar

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1 Identificar a causa raiz

2 Escolha o canal certo

3 Use uma linguagem clara e respeitosa

4 Adapte-se a diferentes estilos de comunicação

5 Lidar com conflitos de forma construtiva

6 Aprenda com seus erros

7 Veja o que mais considerar

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