The next step is to define your cost categories and subcategories based on your project requirements and specifications. Cost categories are the main groups of expenses that you will incur during the project, such as labor, materials, equipment, and travel. Subcategories are the more specific items within each category, such as salaries, supplies, rentals, and flights. When defining your cost categories and subcategories, it's important to consider relevance, measurability, controllability, completeness, and consistency. Your cost should be directly related to the project objectives and deliverables; it should be quantifiable and verifiable; it should be manageable and adjustable; it should cover all necessary aspects of the project; and it should be defined and calculated in the same way throughout the project.
FESTLEGEN DER KOSTENKATEGORIEN Wie in jeder Kostengliederungsrichtlinie sind die Kostenkategorien in der DIN 276:2018-12 bereits strukturiert vorgegeben für: 100 Grundstück 200 Vorbereitende Maßnahmen 300 Bauwerk — Baukonstruktionen 400 Bauwerk — Technische Anlagen 500 Außenanlagen und Freiflächen 600 Ausstattung und Kunstwerke 700 Baunebenkosten 800 Finanzierung Zeigt diese Struktur nur die 1ste Ebene der Kostengliederung, sind Gliederungstiefen bis in die 3te oder 5te Ebene wie z.B. für eine „Kurztext-Ausschreibung“ nicht unüblich. Die für den in LP 6 HOAI vorgesehenen Kostenvoranschlag ist die Umschichtung der Kostenelemente sinnvoll. Hier empfiehlt sich eine gewerkeweise Gliederung in Anlehnung an die (ATV) der VOB/C.
Creating a customized cost planning template involves identifying specific financial goals and needs. I would start by listing all relevant income sources and then categorizing expenses, ensuring that I include both fixed and variable costs. The template can then be used as a foundation to track actual expenses against budget, thus enabling adjustments as needed. Lastly, I think that flexibility is key, so I would make certain that the template is adaptable to changes in planned income/expense reporting. A template that can be maintained, assessed, and adjusted based on changing circumstances can serve as a dynamic and effective tool for efficient financial management.
When estimating your costs for each category and subcategory based on the project scope, duration, and resources, you can use various methods and tools such as historical data, expert judgment, analogy, parametric, bottom-up, or top-down. It is important to ensure accuracy, reliability, transparency, and flexibility when estimating your costs. Accuracy means the cost should be as precise and realistic as possible. Reliability requires the cost to be based on reliable sources and assumptions. Transparency means the cost should be clearly documented and explained. Lastly, flexibility requires the cost to be able to accommodate changes and revisions.
KOSTENERMITTLUNGEN Für Kostenermittlungen bieten sich verschiedene Methoden und Werkzeuge an. Ich empfehle stets einen „Top-Down“ Ansatz, von der Übersicht ins Detail. Spätestens wenn der Kunde sich für die Projektumsetzung entscheidet, empfehle ich einen Detailgrad, der die höchste zu diesem Projektzeitpunkt mögliche Kostensicherheit bietet. Erfahrungsgemäß spielt für die Kostensicherheit eine korrekte Mengenermittlung die größte Rolle. Ich würde dies mit ca. 80% zur Erzielung einer akkuraten Kostengenauigkeit einschätzen. Die restlichen 20% der Kostensicherheit ergeben sich aus der Preisfindung der Kostenelemente. Die Preisfindung ergibt sich aus „Benchmarks“, Vergabepreisen inkl. Zuschlägen, Kalkulationen oder tagesaktuellen Angeboten.
The fourth step is to track your costs throughout the project execution and compare them with your estimates. You can use various software or applications, such as spreadsheets, accounting systems, or project management tools, to monitor and record your actual costs. It is important to update your cost planning template regularly and report any deviations or issues to your stakeholders. When tracking costs, you should ensure that they are reported in a timely manner, at regular intervals, and at an appropriate level of detail that aligns with the project schedule and milestones.
KOSTENVERFOLGUNG Um eine Analyse von Budgetabweichungen zu ermöglichen, sind vier Bereiche zu betrachten: A. Budgetvergleich aktueller und Kostenermittlungen vorheriger Perioden, inkl. Budgetumschichtungen. B. Vertragswerte inkl. beauftragter Nachtragswerte C. Kostenprognosen aus angemeldeten, aber nicht beauftragten Nachträgen, Leistungsänderungen, Risiken und Einsparungen D. Zahlungen in früheren, aktueller und künftiger Perioden. Für jeden Bereich sind vielfältige, auf das Projekt angepasste Prozesse zu steuern und zu dokumentieren.
Analyzing your costs and identifying the causes and effects of any variances between your estimates and actuals is the fifth step. To do this, you can use different techniques and metrics such as variance analysis, earned value analysis, or trend analysis. Additionally, it’s important to evaluate the impact of your costs on the project performance, quality, and scope. The objectives of cost analysis should be to diagnose root causes of cost variances, implement corrective actions to reduce or eliminate them, prevent or mitigate future cost variances, and improve cost estimation and planning skills.
KOSTENABWEICHUNGSANALYSE Die Kostenabweichungsanalyse erfolgt ausgehend vom aktuell freigegebenen Budget. Zuerst sollte geprüft werden, ob z.B. aufgrund von Mengen- oder Qualitätsminderungen oder Vergabeerfolgen Umschichtungen innerhalb der freigegebenen Budgetgrenzen möglich sind. Ergeben Kostenprognosen nicht beauftragter Nachträge, Leistungsänderungen, Risiken und Einsparungen eine Budgetüberschreitung, sind unter anderem folgende Korrekturmaßnahmen möglich: In der Regel empfiehlt sich in jeder Planungs- bzw. Kostenermittlungsphase ein sogenanntes „Value Engineering“. Sogenannte „Stage Gate Reviews“ optimieren und sichern die Planungsanforderungen des Kunden. Auch das Risikomanagement führt nicht selten zu Einsparungen.
The final step is to review and improve your cost planning template based on your project results and feedback. Utilizing methods such as lessons learned, surveys, or audits, you can assess the effectiveness and efficiency of your template, optimize its structure and format, customize the content and features of your template, and standardize its use and application. Additionally, you should share your template with other project managers or business owners who might benefit from it.