How do you solicit and incorporate stakeholder feedback and suggestions into your reporting process?

Al inicio del proceso, es fundamental realizar un análisis exhaustivo para identificar a todas las partes interesadas relevantes. Asegúrese de no limitarse a las partes obvias; considere también a aquellos grupos menos evidentes pero que podrían tener un impacto significativo en sus informes. Utilice encuestas, entrevistas y análisis de datos para asegurarse de tener una comprensión completa de quiénes son y cuáles son sus expectativas.

Die Stakeholder-Identifikation und -Einbindung sind ein wichtiges Thema, nicht nur für die Nachhaltigkeitsberichterstattung, sondern auch für das Management: Identifiziere die relevanten Stakeholder, die Einfluss auf das Unternehmen haben oder von diesem beeinflusst werden. Dies können zum Beispiel Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Investoren, NGOs, lokale Gemeinschaften sein. Sammle ihre Meinungen und Erwartungen, entweder durch Interviews oder Umfragen. Die Ergebnisse der Stakeholder-Einbindung können dann in die Wesentlichkeitsmatrix einfliessen, um die wesentlichen Themen für die Nachhaltigkeit im Unternehmen zu definieren.

Identifying stakeholders involves recognizing individuals or groups with a vested interest or influence in your organization's sustainability performance and reporting. Stakeholders encompass customers, employees, investors, suppliers, regulators, communities, NGOs, media, and others. Use stakeholder mapping tools like matrices or circles to prioritize them by their interest and influence levels. This approach ensures targeted engagement strategies that address stakeholder concerns, align organizational goals with external expectations, and foster productive relationships essential for sustainable business practices.

En los informes de sostenibilidad, a menudo se suele pasar por alto a las comunidades locales como una parte interesada clave. Aunque las empresas típicamente enfocan su atención en grupos como clientes, empleados, inversores y reguladores, las comunidades locales en las que operan pueden verse significativamente afectadas por sus actividades. Estas comunidades pueden experimentar impactos directos o indirectos, derivados de las operaciones de la empresa. Sin embargo, sus perspectivas y necesidades a veces no se reflejan adecuadamente en los informes de sostenibilidad. Incluir y atender a las comunidades locales en estos informes fomenta la buena voluntad y la responsabilidad social corporativa.

Solicit stakeholder feedback through surveys, focus groups, and engagement sessions to understand their perspectives and expectations. Analyze feedback to identify key themes and priorities. Incorporate suggestions into reporting frameworks, content, and disclosure strategies. Provide updates on how feedback influenced decisions. Maintain open communication channels to encourage ongoing dialogue and collaboration. By actively involving stakeholders in the reporting process, companies can enhance transparency, credibility, and relevance in addressing their concerns and demonstrating responsiveness to their input.

Engage identified stakeholders in meaningful dialogue about your sustainability goals and challenges using surveys, interviews, focus groups, workshops, webinars, forums, or social media. Ensure the engagement is transparent, inclusive, respectful, and timely for each group.

In my opinion, engaging stakeholders is critical to aligning sustainability goals with stakeholder expectations. Finnish companies like Fortum and KONE have employed diverse methods, such as stakeholder forums and surveys, to foster open dialogue on sustainability issues. Fortum, for example, uses focus groups with local communities to address environmental concerns, ensuring their approach is inclusive and transparent. By tailoring engagement methods to specific groups—such as webinars for investors or social media outreach for customers—Finnish companies demonstrate their commitment to fostering meaningful, respectful, and timely dialogue.

La participación activa de las partes interesadas es esencial para obtener retroalimentación valiosa. Implemente estrategias interactivas como encuestas en línea, sesiones de preguntas y respuestas, y foros dedicados para fomentar la participación. Asegúrese de utilizar plataformas de redes sociales y otras herramientas modernas para facilitar la interacción continua y mantener a las partes interesadas comprometidas a lo largo del proceso.

Engaging stakeholders involves initiating meaningful dialogues about your sustainability goals, challenges, opportunities, and expectations. Utilize methods like surveys, interviews, focus groups, workshops, webinars, forums, or social media tailored to each stakeholder group. Ensure transparency, inclusivity, respect, and timeliness throughout the engagement process. This approach fosters mutual understanding, gathers diverse perspectives, and builds trust and support for your sustainability initiatives. Effective stakeholder engagement strengthens relationships, enhances decision-making, and promotes shared commitment to long-term sustainability goals.

Establish a governance structure with a clear purpose, roles, and responsibilities. This ensures that feedback and engagement are systematic and organized rather than ad-hoc. Highlight the importance of ESG/non-financial reports, emphasizing the shift from voluntary to mandatory reporting in many jurisdictions. This structured approach fosters continuous improvement, enhancing the credibility and relevance of reports.

Ermitteln Sie die wesentlichen Nachhaltigkeitsthemen, die sowohl für ihr Unternehmen als auch für ihre Stakeholder von Bedeutung sind. Das können Umweltauswirkungen, soziale Gepflogenheiten, organisatorische Geschäftspraktiken oder andere Aspekte sein. Berücksichtigen Sie dabei auch branchenspezifische Standards. Die GRI-Standards (Nr. 3) beispielsweise haben genaue Vorgaben, wie die Stakeholder-Rückmeldungen in die Wesentlichkeitsanalyse einfliessen soll.

La identidad digital descentralizada puede mejorar la recopilación y análisis de comentarios de las partes interesadas al asegurar la autenticidad y la privacidad de las respuestas. Mediante el uso de esta tecnología, las empresas pueden verificar la identidad de los participantes sin comprometer su anonimato, lo que fomenta una retroalimentación más honesta y precisa. Al mismo tiempo, se reduce el riesgo de datos falsificados o duplicados, lo que asegura una mejor calidad de los datos recopilados. Esto facilita un análisis más fiable y detallado de los comentarios, ayudando a identificar de manera efectiva las preocupaciones, necesidades y expectativas de las partes interesadas.

After engaging stakeholders, collect and analyze their feedback using qualitative and quantitative methods like content and sentiment analysis. Identify key themes, issues, and expectations, compare feedback across groups, and identify gaps, conflicts, or synergies.

Utilice herramientas avanzadas de análisis de datos para recopilar y procesar comentarios de manera eficiente. Aproveche las capacidades de procesamiento del lenguaje natural para identificar patrones y temas recurrentes. Además, clasifique los comentarios según su relevancia y urgencia para priorizar acciones y ajustes necesarios en sus informes.

To effectively gather stakeholder input, it’s essential to use diverse feedback channels. Start by deploying regular surveys or questionnaires to employees, customers, investors, and community members to gain insights into your sustainability reporting. These tools help identify which aspects of the report are clear, valuable, or need improvement. Additionally, organizing focus groups or workshops allows for more in-depth discussions, providing a platform where stakeholders can share their perspectives, offer suggestions, and address any concerns. Leveraging digital platforms and social media further broadens engagement by inviting real-time feedback from a wider audience, especially when introducing new sustainability metrics or updates.

Desarrolle un sistema estructurado para la incorporación de comentarios en sus informes. Cree un proceso claro y documentado que permita vincular directamente los comentarios específicos con las secciones correspondientes de los informes. Asegúrese de resaltar las mejoras realizadas en función de los comentarios recibidos, demostrando así un compromiso tangible con la retroalimentación de las partes interesadas.

Incorporating stakeholder feedback into your sustainability reporting process is critical for transparency and alignment with stakeholder expectations. Use feedback to refine your materiality assessment, identifying the most relevant ESG topics for both your organization and stakeholders. Improve reporting content, format, style, and tone based on feedback to ensure clarity and relevance. Address stakeholders' questions and concerns directly in your reports, demonstrating responsiveness and commitment to their input. Acknowledge and thank stakeholders for their contributions, explaining how their feedback has influenced your reporting and sustainability strategies.

Implementar una matriz de acción para incorporar comentarios en los informes de sostenibilidad implica primero categorizar y priorizar las retroalimentaciones recibidas. Esto se hace clasificando los comentarios según su relevancia para los temas ESG y su impacto en la organización y las partes interesadas. Luego, se desarrollan acciones específicas para cada categoría, tales como ajustes en la evaluación de materialidad, cambios en el contenido o formato del informe, y respuestas a inquietudes específicas. Es esencial documentar cómo se han implementado estas acciones y comunicarlo claramente en el informe, reconociendo la contribución de las partes interesadas y asegurando la transparencia y responsabilidad del proceso.

La transparencia en la comunicación es clave. Desarrolle un mecanismo claro para informar a las partes interesadas sobre cómo se están abordando sus comentarios. Utilice canales de comunicación efectivos, como correos electrónicos periódicos, publicaciones en redes sociales y eventos virtuales, para mantener a las partes interesadas informadas sobre los avances y los cambios implementados.

Communicating and following up with stakeholders after publishing your sustainability report is crucial for maintaining transparency and fostering engagement. Share your report via email, website, social media, or events to ensure broad dissemination. Invite stakeholders to provide further feedback and suggestions, encouraging ongoing dialogue about your sustainability performance and impacts. Monitor and evaluate the effectiveness of your engagement efforts, identifying opportunities for improvement or innovation. Sustainability reporting should involve a continuous, two-way dialogue with stakeholders. By actively soliciting and incorporating stakeholder feedback

Para utilizar Discord en la comunicación y seguimiento post-publicación de informes de sostenibilidad, se puede crear un servidor dedicado donde las partes interesadas puedan acceder al informe y discutir su contenido. En este servidor, se pueden establecer diferentes canales temáticos para debates específicos sobre aspectos del informe, permitiendo un intercambio dinámico de ideas y retroalimentación. Además, se pueden organizar sesiones de preguntas y respuestas en vivo y talleres interactivos. Utilizar Discord facilita un diálogo continuo y bidireccional, fomentando la transparencia y la participación activa de las partes interesadas, y proporciona un medio para monitorear y evaluar la respuesta y el impacto del informe.

Clear communication and consistent follow-up are crucial in the sustainability reporting process. These practices help establish and maintain strong relationships with stakeholders. It's important to share the findings of sustainability reports through multiple channels and engage in an ongoing dialogue. Implementing solutions or tools to monitor and evaluate the effectiveness of the communication efforts can identify areas for improvement. Robust analytics can help refine engagement strategies and show confidence in communication. Incorporating stakeholder feedback helps achieve shared sustainability goals.

Integrieren Sie die wesentlichen Themen auch in die Geschäftsstrategie des Unternehmens. Die wesentlichen Themen sind nicht nur Teil der Berichterstattung, sondern primär auch ein Instrument für das Management der Nachhaltigkeitsthemen im Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass diese Themen bei der Entscheidungsfindung, der Zielsetzung und auch in der Berichterstattung berücksichtigt werden.

Al reflexionar sobre el proceso general, asegúrese de tener en cuenta la diversidad de perspectivas entre las partes interesadas. Considere la posibilidad de realizar sesiones de retroalimentación específicas con grupos clave para comprender mejor sus necesidades individuales. Además, mantenga una mentalidad abierta y adaptable, listo para ajustar su enfoque según la evolución de las expectativas y los requisitos de las partes interesadas.

Creo que aunque se trate de partes interesadas hay que plantearse el anonimato en el feedback. En caso contrario no siempre es posible ser sinceros al 100%