What are the best practices for staying on schedule during HRIS implementation projects?

Entre las funciones de RR. HH. se encuentra liderar la transformación digital desde el lado de las personas y conseguir que los empleados acepten también este reto. Para ello, se debe determinar qué se quiere conseguir: ¿Acelerar los procesos internos? ¿Retención del talento? ¿Ahorrar costes? ¿Mejorar la gestión de los datos de la empresa? Son algunas de las preguntas que habría que responder antes de escoger el proveedor adecuado. Y, una vez resuelto, buscar su trazabilidad con los diferentes sistemas de recursos humanos para hacer una valoración de su afinidad a las necesidades departamentales.

A list of all the tasks we would like to see included in the new  system should be compiled. There should be very clear expectations for communication, understanding, and timeliness  from all stakeholders involved in the project. Following the setup, we should carefully test  each scenario to assess the projects performance.

In my experience, selecting an HRIS vendor hinges on their ability to offer responsive support and adaptable solutions tailored to the company's requirements. Competitive pricing relative to the quality of services rendered and a track record of positive client feedback are paramount considerations. Given that HRIS is a recurring expense for the company, these factors carry significant weight in the decision-making process.

Ensuring on-time delivery during HRIS implementation projects requires a strategic approach and attention to key factors. Adequate resource allocation is paramount. Cutting corners here will inevitably lead to setbacks down the line. Ensure you have the necessary personnel, time, budget and buy-in to support the project from start to finish. Don't overlook the importance of gauging the project team's sentiments and perceptions of success. Regularly measure their feelings and identify any potential obstacles or concerns they foresee. Address these promptly to maintain team morale and project momentum. By adhering to these, you can enhance the likelihood of staying on schedule and achieving success with your HRIS implementation project.

Cuando se trata de adquirir un SIRH, puede que quieras corroborar que el sistema seleccionado sea adecuado para cumplir las necesidades de la empresa. Por ello, es importante probar una demostración del producto, pues te permitirá conocer a profundidad todo lo que el software puede hacer. Por ejemplo: 1. Te permite conocer a detalle la solución. 2. Brinda información sobre cada uno de sus módulos y funcionalidades. 3. Te permite hacerte una idea del producto y aclarar las expectativas. 4. Te ayuda a conocer más sobre el proveedor o partner. La creación de sistemas de RR.HH. efectivos y productivos comienza con la elección de las mejores y más versátiles herramientas.

Es crucial realizar una supervisión y evaluación exhaustiva de su rendimiento e impacto, que permitirá verificar si está cumpliendo con los objetivos previstos y si está generando un impacto positivo en la gestión de los recursos humanos. Para llevar a cabo la supervisión y evaluación del SIRH, se pueden utilizar herramientas y técnicas, como: - Análisis de datos. - Encuestas de satisfacción. - Grupos focales. - Informes de rendimiento. No obstante, no hay que olvidar adaptar la metodología a las necesidades específicas de la compañía.

Change management: Develop a comprehensive change management plan to address potential resistance to change, mitigate risks, and ensure smooth adoption of the new HRIS system. Data migration: Plan and execute data migration activities carefully to transfer existing HR data accurately and securely to the new system, minimizing disruptions and data integrity issues. Post-implementation support: Allocate resources for post-implementation support and maintenance to address any issues, questions, or enhancements that arise after the HRIS system goes live. Continuous improvement: Continuously seek feedback from users and stakeholders to identify areas for improvement and optimization of the HRIS system and implementation processes.

-Develop a detailed project plan. -Assemble an experienced project team. -Define clear objectives. -Maintain effective communication. -Collaborate closely with the vendor. -Conduct thorough testing at each stage. -Establish a robust data migration strategy. -Implement comprehensive training programs. -Develop a change management plan. -Conduct regular project reviews. -Have contingency plans in place. -Prioritize key features. -Establish a user feedback loop. -Document all processes for future reference.

In any large IT implementation, it's beneficial to embrace agile methodologies. Instead of opting for a large waterfall project, break the implementation down into manageable increments. Begin with the features or functionalities that offer the most value to end-users or the business. Remember, these don't need to be perfect at once; offering MVPs (minimum viable product) can result in a far superior execution, when you stay flexible to the end-users feedback, constantly prioritizing progress and next steps. Also, ensure your vendor is equipped to work in an agile manner to support this approach.