Quais são os desafios comuns de comunicação em equipes de projeto remotas e híbridas?

1 Definir metas e expectativas de comunicação

Para melhorar a comunicação em sua equipe de projeto, é essencial definir o que você deseja alcançar e como deseja alcançá-lo. As metas e expectativas de comunicação devem ser claras, mensuráveis e alinhadas com os objetivos do projeto e as necessidades das partes interessadas. Por exemplo, você pode se comunicar para informar e atualizar sua equipe e partes interessadas sobre o progresso, problemas e riscos do projeto, colaborar e debater com eles sobre as tarefas, soluções e decisões do projeto e motivá-los e envolvê-los na visão, valores e benefícios do projeto. Para definir suas metas e expectativas de comunicação, você pode usar um modelo de plano de comunicação ou uma ferramenta como Asana ou Trello para documentá-las e rastreá-las.

2 Escolha os canais e ferramentas de comunicação certos

Para melhorar a comunicação em sua equipe de projeto, é importante selecionar os canais e ferramentas de comunicação certos para cada objetivo e expectativa de comunicação. Estes podem ser divididos em comunicação síncrona e assíncrona. A comunicação síncrona envolve os participantes se comunicando em tempo real, como em uma chamada de vídeo ou bate-papo, e é útil para questões urgentes e complexas, atividades colaborativas e criativas e atividades sociais e emocionais. A comunicação assíncrona envolve os participantes se comunicando em diferentes momentos, como em um e-mail ou documento, e é útil para questões rotineiras e simples, atividades individuais e analíticas e atividades formais e factuais. Para escolher os canais e ferramentas de comunicação certos, você pode usar uma matriz de comunicação ou uma ferramenta como Slack ou Zoom para organizá-los e gerenciá-los.

4 Fornecer e solicitar feedback

O quarto passo para melhorar a comunicação em sua equipe de projeto é fornecer e solicitar feedback sobre o processo de comunicação e os resultados. O feedback é essencial para aprender, melhorar e resolver problemas e lacunas de comunicação, podendo ser positivo ou negativo, formal ou informal, direto ou indireto, dependendo do objetivo da comunicação, expectativa, canal, ferramenta, estilo e tom. Para fornecer e solicitar feedback, você deve ser específico e construtivo, focando no comportamento e no impacto, não na pessoa e na intenção. Além disso, é importante ser oportuno e consistente, dando e pedindo feedback regularmente e prontamente, ao mesmo tempo em que é respeitoso e empático, reconhecendo e apreciando os esforços e sentimentos da outra parte. Para facilitar e documentar o feedback, você pode usar um modelo de feedback ou uma ferramenta como o Loom ou o Google Forms.

5 Monitorar e avaliar a comunicação

Para melhorar a comunicação em sua equipe de projeto, você deve monitorar e avaliar os resultados e resultados da comunicação. Isso significa medir e analisar o quão bem suas metas e expectativas de comunicação são atendidas e como seus canais de comunicação, ferramentas, estilos e tons estão funcionando. Isso pode ajudá-lo a identificar e abordar pontos fortes e fracos de comunicação, oportunidades e ameaças, riscos e problemas. Para monitorar e avaliar a comunicação, você pode usar métodos quantitativos, como pesquisas, métricas e dados, métodos qualitativos, como entrevistas, observações e histórias, e métodos mistos, como estudos de caso, experimentos e revisões. Você também pode usar um painel de comunicação ou uma ferramenta como a SurveyMonkey ou o Google Analytics para coletar e visualizar os dados.

6 Aprender e melhorar a comunicação

O sexto e último passo para melhorar a comunicação em sua equipe de projeto é aprender e melhorar a partir do feedback da comunicação, monitoramento e avaliação. Isso envolve aplicar e implementar as lições e insights de comunicação e fazer as mudanças e ajustes necessários. Isso pode ajudá-lo a aprimorar e otimizar suas habilidades e estratégias de comunicação e atingir suas metas e expectativas de comunicação. Para fazer isso, você deve revisar e refletir sobre o feedback da comunicação, monitoramento e avaliação, e identificar as lacunas e oportunidades de comunicação. Em seguida, planeje e priorize as ações e soluções de comunicação, e defina os objetivos e indicadores de comunicação. Depois disso, execute e teste as ações e soluções de comunicação, e monitore e meça os resultados e resultados da comunicação. Finalmente, repita e refine o ciclo de comunicação e continue a aprender e melhorar a partir do feedback, monitoramento e avaliação da comunicação. Para ajudar nesse processo, você pode usar um plano de ação de comunicação ou uma ferramenta como o Evernote ou o Google Docs para gravá-los e rastreá-los.