Was tun Sie, wenn Ihre Konferenz nicht für alle Teilnehmer zugänglich und inklusiv ist?

Die Organisation einer Konferenz ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die eine sorgfältige Planung, Koordination und Kommunikation erfordert. Doch selbst mit den besten Absichten könnten Sie einige Aspekte übersehen, die sich auf die Zugänglichkeit und Inklusivität Ihrer Veranstaltung für alle Teilnehmer auswirken. Barrierefreiheit und Inklusivität sind nicht nur ethische und rechtliche Verpflichtungen, sondern auch Möglichkeiten, die Qualität und Vielfalt Ihrer Konferenz zu verbessern. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie tun können, wenn Ihre Konferenz nicht für alle Teilnehmer zugänglich und inklusiv ist, und wie Sie häufige Probleme verhindern oder beheben können.

1 Beurteilen Sie Ihre Situation

Der erste Schritt besteht darin, Ihre Situation zu bewerten und die Lücken oder Barrieren zu identifizieren, die verhindern, dass Ihre Konferenz für alle Teilnehmer zugänglich und inklusiv ist. Sie können verschiedene Tools und Frameworks verwenden, um Ihre Bewertung zu steuern, z. B. die Richtlinien für die Barrierefreiheit von Webinhalten (WCAG), das universelle Design für das Lernen (UDL) oder das soziale Modell von Behinderung. Sie können sich auch mit Experten, Interessenvertretern oder Vertretern verschiedener Teilnehmergruppen beraten, z. B. mit Menschen mit Behinderungen, People of Color, LGBTQ+-Personen oder Menschen mit unterschiedlichem kulturellem Hintergrund. Ziel ist es, die Bedürfnisse, Vorlieben und Erfahrungen Ihrer potenziellen und tatsächlichen Teilnehmer zu verstehen und zu verstehen, wie Ihre Konferenz diese erfüllen kann.

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Shakera Carroll

Family Physician at New Horizons Medical Clinic
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The (Covid-19) pandemic was a challenging time for everyone. The medical community was no exception. Conference organizers had to figure out how to include people who could not attend conferences in person. Several entities were able to successfully have purely virtual, or even hybrid conferences. So to assess the situation, you must first know your intended audience. Will attendees include differently abled persons? The elderly? Breastfeeding moms? Persons with different ethnicities, cultures or lifestyles, may feel excluded or even targeted based on the shared content, venue or even the food options at the conference. If you're not sure who's coming? Do a survey of the conference registrants to identify and address potential challenges.

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Wil Brown

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You can also use your eyes and common sense. One of our venues is not very accessible for mobility challenged people. We're constrained by budget to this venue. So we have processes in place to ask attendees during ticket purchase if they need accessibility help. Then we follow them up and put whatever we need in place to help the attendee to get into the venue.

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2 Implementieren von Änderungen

Der nächste Schritt besteht darin, Änderungen vorzunehmen, die die Zugänglichkeit und Inklusivität Ihrer Konferenz verbessern können. Abhängig von Ihrer Situation müssen Sie möglicherweise Anpassungen an Ihrem Veranstaltungsort, Ihrem Programm, Ihren Referenten, Ihren Materialien oder Ihrer Kommunikation vornehmen. Möglicherweise müssen Sie beispielsweise sicherstellen, dass Ihr Veranstaltungsort physisch zugänglich ist, dass Ihr Programm eine Vielzahl von Formaten und Themen bietet, dass Ihre Referenten vielfältig und inklusiv sind, dass Ihre Materialien in verschiedenen Formaten und Sprachen verfügbar sind oder dass Ihre Kommunikation klar und respektvoll ist. Möglicherweise müssen Sie auch zusätzliche Dienstleistungen oder Vorkehrungen anbieten, z. B. Gebärdensprachdolmetscher, Untertitel, Audiodeskription, alternative Sitzgelegenheiten, Ernährungsoptionen oder Kinderbetreuung.

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Wil Brown

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In past conferences, we've asked for an accessibility sponsor. A company that is willing to put money directly towards an interpreter or audio description ing.

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3 Effektiv kommunizieren

Der dritte Schritt besteht darin, effektiv mit Ihren Teilnehmern und anderen Stakeholdern über die Zugänglichkeit und Inklusivität Ihrer Konferenz zu kommunizieren. Sie sollten sie über die von Ihnen vorgenommenen Änderungen, die von Ihnen angebotenen Optionen und Dienstleistungen sowie die Erwartungen und Richtlinien informieren, die Sie haben. Sie sollten sie auch einladen, Feedback, Vorschläge oder Wünsche zu geben, und umgehend und positiv darauf reagieren. Sie sollten mehrere Kanäle und Plattformen für die Kommunikation nutzen, z. B. Ihre Website, Ihre sozialen Medien, Ihre E-Mail oder Ihr Telefon. Sie sollten auch eine zugängliche und integrative Sprache, einen verständlichen Ton und ein Design in Ihrer Kommunikation verwenden.

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Wil Brown

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We have a Code of Conduct policy that covers accessibility and inclusiveness. We discuss the CoD at the conference kick-off meeting so that everyone understands its importance.

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4 Überwachen und auswerten

Der vierte Schritt besteht darin, die Auswirkungen und die Wirksamkeit Ihrer Änderungen auf die Zugänglichkeit und Inklusivität Ihrer Konferenz zu überwachen und zu bewerten. Sie sollten Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen sammeln und analysieren, z. B. aus Umfragen, Interviews, Beobachtungen oder Erfahrungsberichten. Sie sollten sowohl quantitative als auch qualitative Indikatoren messen, wie z. B. Anwesenheit, Zufriedenheit, Engagement, Lernergebnisse oder Vielfalt. Sie sollten auch Ihre Ergebnisse mit Ihren Zielen vergleichen und die Stärken und Schwächen Ihrer Konferenz identifizieren.

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5 Lernen und verbessern

Der letzte Schritt besteht darin, aus Ihren Erfahrungen und Ihrem Feedback zu lernen und sich zu verbessern und Ihre Lektionen auf Ihre zukünftigen Konferenzen anzuwenden. Sie sollten Ihre Erfolge anerkennen und feiern, aber auch Ihre Herausforderungen anerkennen und angehen. Sie sollten Best Practices, Ressourcen und Beispiele für Barrierefreiheit und Inklusivität bei der Konferenzorganisation suchen und teilen. Sie sollten auch Ihr Wissen und Ihre Fähigkeiten zu diesem Thema pflegen und aktualisieren und sich über die neuesten Trends und Entwicklungen auf dem Laufenden halten. Sie sollten sich daran erinnern, dass Barrierefreiheit und Inklusivität keine statischen oder einmaligen Ziele sind, sondern dynamische und fortlaufende Prozesse, die ständige Aufmerksamkeit und Verbesserung erfordern.

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6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

Dies ist ein Bereich, in dem Beispiele, Geschichten oder Erkenntnisse geteilt werden können, die in keinen der vorherigen Abschnitte passen. Was möchten Sie noch hinzufügen?

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Was tun Sie, wenn Ihre Konferenz nicht für alle Teilnehmer zugänglich und inklusiv ist?

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1 Beurteilen Sie Ihre Situation

2 Implementieren von Änderungen

3 Effektiv kommunizieren

4 Überwachen und auswerten

5 Lernen und verbessern

6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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3 Effektiv kommunizieren

4 Überwachen und auswerten

5 Lernen und verbessern

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