¿Cuáles son las formas más efectivas de mantenerse organizado cuando se trabaja en una presentación?

1 Define tu propósito y tu audiencia

Antes de empezar a crear tus diapositivas, tienes que tener una idea clara de lo que quieres conseguir con tu presentación y con quién estás hablando. Esto te ayudará a enfocar tu contenido, tono y estilo. Hazte algunas preguntas, como: ¿Cuál es el mensaje principal o el objetivo de tu presentación? ¿Cuánto tiempo tienes? ¿Quién es tu audiencia y qué es lo que ya saben o esperan? ¿Cómo quieres que se sientan o actúen después de tu presentación? Escribe tus respuestas y utilízalas como guía para tu presentación.

2 Esboza tu estructura y contenido

Una vez que hayas definido tu propósito y audiencia, puedes comenzar a esbozar la estructura y el contenido de tu presentación. Un buen esquema te ayudará a organizar tus pensamientos, evitar la repetición y crear un flujo lógico. Puede utilizar un formato sencillo, como: Introducción (gancho, antecedentes, tesis)Cuerpo (Puntos principales, evidencias, transiciones)Conclusión (Resumen, Implicaciones, Llamada a la Acción). Para cada sección, escribe las ideas, los hechos o los argumentos clave que quieras incluir, y las fuentes o referencias que utilizarás. También puede agregar notas sobre el diseño, las imágenes o el audio que usará para respaldar su contenido.

3 Utiliza una herramienta de gestión de proyectos

Una herramienta de gestión de proyectos puede ayudarte a realizar un seguimiento de tus tareas, plazos y progreso cuando trabajas en una presentación. Puedes usar una aplicación de software, como Trello, Asana o Google Slides, o una herramienta física, como un calendario, un planificador o notas adhesivas. Una herramienta de gestión de proyectos te ayudará a dividir tu presentación en pasos manejables, asignar prioridades y fechas de vencimiento, y supervisar tu estado y comentarios. También puede usarlo para colaborar con otros, si está trabajando en equipo o con un cliente.

4 Revisa y revisa tu presentación

Una vez que haya completado su esquema y contenido, debe revisar y revisar su presentación para asegurarse de que sea clara, coherente y convincente. Puedes utilizar una lista de verificación para evaluar tu presentación en diferentes aspectos, tales como: Contenido (Precisión, pertinencia, claridad)Estructura (Lógica, flujo, transiciones)Diseño (Diseño, colores, fuentes)Visuales (Imágenes, cuadros, gráficos)Audio (sonido, música, narración)Entrega (voz, ritmo, gestos). También puedes pedir retroalimentación a otra persona, como un colega, un amigo o un mentor. Pueden darte una nueva perspectiva y señalar cualquier error o laguna.

5 Practica tu presentación

El último paso para mantenerte organizado cuando trabajas en una presentación es practicar tu presentación. Practicar te ayudará a mejorar tu confianza, tiempo y entrega. Puedes practicar de diferentes maneras, tales como: Solo (frente a un espejo, una cámara o una grabadora), Con un compañero (un colega, amigo o mentor), Con un grupo reducido (una revisión por pares, una sesión simulada o un ensayo). También puedes utilizar diferentes herramientas, como: Un temporizador (para comprobar la duración y el ritmo), Un puntero (para resaltar tus imágenes), Un clicker (Para controlar tus diapositivas). También puede utilizar formularios de comentarios, como: Una rúbrica (para calificar su desempeño), Una encuesta (para recoger opiniones), Un cuestionario (para poner a prueba la comprensión de tu audiencia).

6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?