You're facing a chargeback dispute over undelivered goods. How do you prove the product was shipped?

É muito importante conhecer todas as exigências do intermediador de pagamento antes de iniciar a operação, para saber quais são os documentos necessários em casos de chargeback e quais são as suas proteções como vendedor (e muitas vezes, essas informações podem impactar na decisão de usar ou não o intermediador). Mas de modo geral, normalmente é exigido: nota fiscal da venda e comprovante da entrega para o comprador

Para provar que o produto foi enviado em uma disputa de estorno sobre mercadorias não entregues, reúna todas as evidências de envio, como recibos de remessa, número de rastreamento e comprovantes de entrega assinados pelo destinatário. Capture imagens do pacote no momento do envio e mantenha registros de qualquer comunicação com o cliente referente à entrega. Utilize o rastreamento online para mostrar o status e o trajeto do envio. Documentação completa e organizada é essencial para validar a entrega e resolver a disputa favoravelmente.

Show that the product was shipped to the correct address provided by the customer and Compare the shipping address to the billing address or customer-provided data to prove accuracy.

First, collect all shipment-related evidence, such as shipping receipts, tracking numbers, and carrier delivery confirmations. These documents should clearly show the shipment date, destination address, and recipient's information. Additionally, include any customer correspondence about the shipment to highlight your efforts in ensuring successful delivery and addressing any concerns.

Include details such as the shipping carrier’s name, the shipping date, and any delivery status updates. Many carriers provide step-by-step updates on the product’s journey.

Em seguida, use o número de rastreamento para obter um histórico detalhado da remessa no site ou sistema da transportadora. Esse histórico deve mostrar todas as etapas do processo de entrega, desde a remessa inicial até o destino final. Se a transportadora fornecer coordenadas GPS ou uma confirmação de assinatura na entrega, essas são evidências particularmente convincentes para provar que o produto chegou ao endereço do cliente. Detalhes precisos e documentados fortalecem sua defesa em uma disputa de estorno.

Retrieve the shipment's detailed history using the tracking number from the carrier’s website or system. This should show every stage of the delivery process, from drop-off to the final destination. GPS coordinates or signature confirmation upon delivery are especially valuable for proving that the product reached the customer’s address.

For real-time tracking and identification of potential chargebacks related to non-delivery of products, one can integrate ShipBob or Convey AI systems. Select blockchain adaptive solutions including VeChain for keeping permanent records of shipment. Seek the help of predictive analytics tools such as the IBM Watson to be able to predict problems concerning delivery. These specific tools guarantee effective, non-ambiguous control of the logistics and improve the quality of the conflict regulation process.

Any dispute must be considered as true to begin with. Customer is always right and should get benefit of doubt are always the top points to start dispute handling. Proving the goods shipped is the easy part by tracking the details and confirmation from parties involved e.g. carrier or courier companies. However, proving the delivery to the right person / organization may become challenging at times, if the modern technology based proof is not obtained, e.g. picture and or video of person taking delivery.

Em alguns casos, uma declaração ou declaração juramentada da transportadora confirmando a entrega pode ser uma evidência poderosa. Entre em contato com a transportadora e solicite uma declaração formal que descreva as especificidades da entrega. Este documento deve incluir a confirmação da transportadora de que o pacote foi entregue no endereço correto e, se possível, anotar quem o recebeu. Documentação oficial da transportadora fortalece sua posição em uma disputa de estorno, mostrando a conformidade com os termos de entrega.

I recommend a senior logistics manager to take the responsibility of obtaining the carrier affidavit after he or she must be in close touch with the carrier all the time so that they can obtain the right document at the right time. If the affidavit is misplaced or removed, then inform the legal representative and ask for a replacement to be provided as soon as possible.

Revise seus registros de comunicação com o cliente para qualquer confirmação da remessa. Isso pode incluir e-mails, mensagens de texto ou registros de chamadas telefônicas onde o cliente menciona o recebimento do produto ou informações de rastreamento. Qualquer indicação de que o cliente estava ciente do processo de envio pode apoiar sua alegação de que as mercadorias foram enviadas. Manter um histórico detalhado de todas as interações com o cliente reforça a transparência e a confiabilidade nas disputas de estorno.

Review your communication records with the customer for any acknowledgment of the shipment, such as emails, text messages, or call logs where the customer references receiving the product or tracking information. These records can provide crucial evidence that the customer was aware of the shipping process and support your claim.

Receipts are very important in cases where there is customer charge back due to non-delivery of goods for instance. As a function of efficient monitoring, it thus requires the utilization of the CRM systems in the process of monitoring communication, blending technological approaches with the use of hunches, as well as maintaining a substantial mental alertness in order to discern with swiftness of the anomalies which require a proper response.

Maintain meticulous internal records detailing each step of your shipping process, including inventory checks, packaging slips, and tracking logs. These documents demonstrate your internal controls and the care taken to ensure every order is processed and shipped correctly, reinforcing your commitment to accuracy and reliability.

Mantenha registros internos meticulosos que detalhem cada etapa do seu processo de envio. Inclua verificações de estoque, recibos de embalagem e quaisquer sistemas de rastreamento internos utilizados. Esses registros demonstram seus controles internos e o cuidado para garantir que todos os pedidos sejam processados e enviados corretamente. Manter documentação detalhada não só facilita a resolução de disputas, mas também aprimora a transparência e a confiança do cliente na gestão de seus pedidos.

I developed an RFID based stock counter that automatically updates the stock information in real-time. For shipping, carrier data feeds directly into our system and automatically creates a “shipment history report” for disputed charges. We have GPS tagged pallets for cross checking the delivery points and preventing the undelivered goods in chargeback scenarios.

Por fim, familiarize-se com os requisitos legais de sua jurisdição em relação a reclamações de envio e entrega. Prepare qualquer documentação legal que apoie seu caso, como termos de serviço, contratos de vendas ou políticas de envio com as quais o cliente concordou no momento da compra. Esses documentos podem fornecer uma base legal para sua alegação de que o produto foi enviado conforme acordado. Documentação legal adequada reforça a sua posição em disputas de estorno, garantindo conformidade e transparência.

Familiarize yourself with local legal requirements for shipping and delivery claims. Prepare relevant legal documentation, such as terms of service, sales contracts, and shipping policies agreed upon at purchase. These documents provide a legal foundation for your claim, demonstrating that the product was shipped according to the agreed terms.

When it comes to undelivered goods disputes some important documents to rely on are the notarized affidavit of shipment, the carrier’s bill of lading and the signature of the customer on the delivery refusal. For instance, the articles in form of documents can be presented if a client argues non receipt although tracking is done in order to strengthen the case and avoid being charged back.