You’re a vocal coach with a packed schedule. How can you keep up with the demands of your career?

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For me, it is really a question of prioritising. Firstly, I prioritised my time (with the help of coaching) and found a good balance for myself. For example, I stopped selling full days and started selling coaching packages with individual sessions. Then I optimised the intervals between the coaching sessions: at first it was weekly, then every two weeks and then every three weeks. In my experience this has a huge impact on the sustainability of the coaching sessions.

If you're that busy, sleep less, be happy and decide the order of necessity or importance. Make sure to drink water, eat well, have a piece of chocolate, take a stroll and do relax. Do not be discouraged for long...opportunities come in all shapes and sizes...

Schedule your appointment(s) without over booking yourself. Be sure to check your scheduled obligations before adding or booking anything else.

Pour répondre aux exigences de ma carrière de coach vocal avec un emploi du temps chargé, je hiérarchise mes tâches selon leur importance, délègue ce qui peut l’être, investis dans ma formation continue pour rester à la pointe, et pratique la méditation pour bien gérer le stress. Cette approche me permet de rester organisé, efficace, et équilibré.

Planning my schedule beforehand has been instrumental in helping me navigate the demands of my career effectively. By outlining tasks, meetings, and deadlines in advance, I ensure that I allocate sufficient time to each responsibility, thereby maximizing productivity and minimizing stress. This proactive approach allows me to prioritize tasks, allocate resources efficiently, and maintain a healthy work-life balance. Moreover, having a structured schedule enables me to adapt to unexpected challenges more seamlessly, as I already have a roadmap in place. Ultimately, planning my schedule in advance not only helps me stay organized and focused but also ensures that I consistently meet the demands of my career with confidence and ease.

I found setting schedule boundaries, with specific slots for clients kept things clean. I set the hours I thought I could work effectively and stuck to it. If I had no suitable hours in a given week, we would look to the next week. Using MyMusicstaff or similar is a useful tool for managing this.

Pour planifier efficacement mon emploi du temps en tant que coach vocal, je définis d’abord mes priorités et objectifs. J’utilise ensuite le blocage de temps pour allouer des périodes spécifiques aux séances de coaching, à la préparation, au développement professionnel, et au temps personnel. Je planifie ma semaine à l’avance avec des outils comme Google Calendar pour rester organisé. J’inclus également du temps pour gérer l’imprévu, ce qui me permet de rester flexible. Chaque semaine, j’évalue mon emploi du temps pour apporter des ajustements si nécessaire, assurant ainsi que je reste productif tout en prenant soin de mon bien-être.

Acuity scheduling is one of the best systems out there. It covers your appointment scheduling, your CRM, your payments and more. I found in this tool a whole personal assistant.

Pour optimiser mon flux de travail, j’automatise les tâches répétitives et standardise mes processus pour gagner en efficacité. Je gère mes e-mails et communications en blocs dédiés pour éviter les interruptions constantes et utilise des réponses prédéfinies pour les questions fréquentes. Je priorise quotidiennement mes trois tâches principales et m’assure de prendre régulièrement des pauses pour maintenir ma concentration et mon énergie. Enfin, j’évalue et ajuste régulièrement mon flux de travail pour identifier et corriger les inefficacités, assurant ainsi une productivité optimale et un équilibre vie professionnelle/personnelle.

I think all coaches should know their limits and not be afraid to refer clients to trusted colleagues. It is always best to focus on quality over quantity.

Pour prendre soin de moi, je garantis un équilibre entre travail et vie personnelle, intégrant du temps pour mes passions et mes proches. Je pratique quotidiennement la méditation et la pleine conscience pour gérer le stress. L'exercice physique est non négociable, tout comme une alimentation saine qui soutient mon énergie. Je valorise un sommeil réparateur, investis dans mon développement personnel par la lecture et l'apprentissage, et m'accorde régulièrement des moments pour me détendre. Ces habitudes sont cruciales pour ma santé physique et mentale, me permettant d'être au meilleur de moi-même pour mes clients.

As a self-employed teaching artist, honest communication is key. Tell clients about the space in your schedule that being a working actor demands. I have never had a bad thing happen when being up front about self-tapes, auditions, etc. Also, set the boundaries early and make them firm. When you can loosen them and do, clients feel special.

Après avoir établi mes routines de bien-être, je m'assure de leur efficacité à long terme en évaluant régulièrement leur alignement avec mes besoins. Je reste flexible, prêt à ajuster mes habitudes selon les changements de ma vie. J'intègre fermement ces pratiques dans mon emploi du temps,. Pour surmonter les défis, je n'hésite pas à chercher du soutien, que ce soit auprès de professionnels ou en partageant avec une communauté. Je continue de développer mon intelligence émotionnelle et maintiens une attitude positive, reconnaissant l'importance de la gratitude dans mon bien-être global. Ces étapes sont cruciales pour préserver ma santé mentale et physique, me permettant de donner le meilleur de moi-même en tant que coach.

Be grateful you were lucky enough to have a career!

Even the best organized, efficient person, will soon or later reach their maximum work load. If it’s not about voluming up without teaching live or 1:1 is your thing, a Video-course may not be an option, but you could consider to join a music school instead, so the administration and probably the booking as well would be managed on their side and you can focus to give more lessons. On the other side, founding a music school yourself might be of interest, or if you can, also training some trainers to teach according your vision and then offer them to work with you and all the students you can’t handle due to your well booked calendar.