Here's how you can set clear expectations with your boss in the live events industry.

Cuando un cliente solicita la creación de un evento el primer paso y el más importante es conocer los objetivos a alcanzar, si tenerlos claros es imposible realizar un evento que genere impacto y emociones. Sin duda un evento tiene que convertirse en experiencias inolvidables. En base a esto y conociendo los objetivos, estructuraremos el mismo para que se convierta en una actividad medible y escalable, Una reunión sin prisas para definir al 100% todos y cada uno de los objetivos es imprescindible. Un error en este proceso, sin duda creará un mal resultado

When tasked with planning an event, the first step is to clearly define its goals. Next, I organize a kick-off meeting where we provide a detailed briefing on the core objectives to ensure all expectations are met. During this meeting, we discuss key aspects such as the venue, budget, menu, marketing requirements, and deadlines. Additionally, we draft a show flow, giving the team and client a comprehensive overview of the event.

Según mi experiencia la planificación pormenorizada y detallada con una cronología minuciosa y con una distribución de tareas bien definidas y segmentadas, asignando a cada persona del equipo tareas concretas de manera inequívoca es indispensable. La creación de un documento donde todos podamos ver la evolución general de las tareas y donde todos aportemos nuestro esfuerzo y responsabilidad es muy importante. La fuerza de un equipo unido y cohesionado es la mejor aportación para obtener el éxito.

La retroalimentación constructiva no solo es una herramienta poderosa, es imprescindible si lo que queremos es organizar eventos importantes. En mi opinión la reunión es necesaria, pero lo es más crear un informe exacto de todo lo acontecido. Las fortalezas y todo aquello que ha salido perfecto, las cosas que han sido correctas pero que tienen margen de mejora y sobre todo aquellos aspectos que podrían y deberían mejorar, esta retroalimentación es de vital importancia para la planificación de nuevas actividades y eventos.

Define Roles Clearly: Outline tasks and boundaries to avoid confusion. Example: Clearly defining who handles vendor communication prevents misunderstandings. Understand Expectations: Know what's expected to excel. Example: Setting clear goals like event timelines ensures alignment for successful outcomes. Communicate Proactively: Regular updates prevent surprises. Example: Providing progress reports on sponsorships maintains transparency and trust. Seek Feedback: Improve by seeking input. Example: Requesting feedback on event logistics enhances efficiency and quality. Adapt and Collaborate: Flexibility and teamwork are key. Example: Collaborating on last-minute changes showcases adaptability and teamwork for seamless events.