¿Cómo puede manejar un gran volumen de trabajo de manera efectiva?

Como trabajador de apoyo entre pares, es posible que a menudo se enfrente a un gran volumen de trabajo, como responder a llamadas, correos electrónicos, chats o mensajes de personas que necesitan su ayuda, orientación o empatía. ¿Cómo puede manejar esta carga de trabajo de manera efectiva sin comprometer su calidad de servicio, su bienestar o su desarrollo profesional? Estos son algunos consejos que te ayudarán a administrar tu tiempo, energía y niveles de estrés.

1 Prioriza tus tareas

Uno de los primeros pasos para manejar un alto volumen de trabajo es priorizar sus tareas de acuerdo con su urgencia, importancia e impacto. Las tareas urgentes son aquellas que tienen un plazo ajustado o un alto riesgo de consecuencias negativas si no se realizan. Las tareas importantes son aquellas que se alinean con tus objetivos, valores y misión. Las tareas impactantes son aquellas que marcan la diferencia para ti, tus compañeros o tus clientes. Puedes usar una matriz o una lista para clasificar tus tareas y decidir en cuáles enfocarte primero, cuáles delegar o subcontratar, y cuáles posponer o eliminar.

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Ross Campbell

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A high-performing team navigates excessive workloads with ruthless prioritization. The team knows that chaos is daily, so they rely on open communication and shared trust. Leaders empower our team, setting clear expectations and demanding honesty about capacity. Together, we strive constantly, involving clients in prioritizing needs, pushing back on unrealistic demands, and always communicating risks, feedback loops keeping everyone focused and accountable.

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2 Establece expectativas realistas

Otro paso clave para manejar un gran volumen de trabajo es establecer expectativas realistas para ti y para los demás. Esto significa ser honesto sobre su disponibilidad, capacidad y limitaciones, y comunicarlas de manera clara y respetuosa. Puede usar herramientas como calendarios, horarios o temporizadores para planificar su jornada laboral, bloquear tiempo para descansos y realizar un seguimiento de su progreso. También puede utilizar la retroalimentación, la evaluación o la reflexión para evaluar su desempeño, identificar sus fortalezas y áreas de mejora, y celebrar sus logros.

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Ross Campbell

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High-performance teams are successful through setting expectations. We start by honestly assessing our limits and communicating them openly. Calendars, schedules, and tools become shields against ambiguity, ensuring everyone knows their priorities and deadlines. Constant feedback loops – evaluations, check-ins, and celebrations – keep my team sharp, focused, and motivated. We push back on unrealistic demands, knowing our capacity and worth.

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3 Utilizar estrategias efectivas

Para manejar un alto volumen de trabajo, es importante utilizar estrategias efectivas para optimizar la productividad, la eficiencia y la calidad. Estas estrategias pueden incluir dividir las tareas grandes en otras más pequeñas, agrupar tareas similares y agruparlas, automatizar tareas repetitivas, usar plantillas o listas de verificación para estandarizar el trabajo, aprovechar la tecnología o los recursos para respaldar el trabajo y aplicar las mejores prácticas o técnicas probadas para mejorar el trabajo.

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4 Busca y ofrece apoyo

Un cuarto paso para manejar un gran volumen de trabajo es buscar y ofrecer apoyo de sus compañeros, supervisores, mentores u otras fuentes. Este apoyo puede tomar la forma de compartir información y conocimientos, colaborar en tareas o proyectos, proporcionar o recibir retroalimentación, escuchar y empatizar con los demás, motivarse e inspirarse mutuamente, y apreciar los esfuerzos de los demás. Todo esto puede ayudar a reducir la carga de trabajo y crear un sentido de comunidad.

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5 Cuídate

Cuidarse física, mental, emocional y espiritualmente es un quinto paso importante en el manejo de un gran volumen de trabajo. Esto significa prestar atención a tus necesidades, preferencias y límites y respetarlos. Comer bien, dormir bien y mantenerse hidratado puede ayudarlo a mantenerse con energía. Además, hacer ejercicio o estirarse con regularidad y participar en pasatiempos o pasiones puede ayudarlo a relajarse y desestresarse. Conectarse con familiares y amigos también puede ser beneficioso. Si es necesario, buscar ayuda profesional o terapia también puede ser beneficioso.

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6 Seguir aprendiendo y creciendo

Como trabajador de apoyo entre pares, un paso final para manejar un gran volumen de trabajo es seguir aprendiendo y creciendo. Puede hacerlo leyendo, viendo o escuchando contenido relevante o útil. Además, considere la posibilidad de asistir, participar o facilitar capacitaciones, talleres o seminarios web. También es posible que desee inscribirse, completar o obtener cursos, certificaciones o títulos. Unirse, contribuir o liderar redes, grupos o comunidades es otra opción. Además, busca retos, proyectos o iniciativas y acéptalos o créalos. Por último, reflexiona sobre tu aprendizaje y crecimiento revisándolo y documentándolo.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Muhammad Sulaman Saleem
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Effective handling of a high workload requires self-confidence, self-determination, and a mindset that believes "I can do it." Your past experiences, both successes and failures, can greatly assist you in this endeavor. Managing stress, analyzing risks, setting priorities, coordinating with teammates, working hard while also working smart, and going above and beyond by investing additional effort and time are some key factors in successfully managing a high volume of work. It is also important to have faith in your ability to perform good deeds and to believe in positive outcomes, as no situation or hardship lasts forever. Always strive for a happy ending.

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Nicola Barker 🟨🟥🟩🟦

Performance coach and Hogan practitioner. Global Talent and Organisational Development Manager @WaterWipes
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Understand the counter balance In times when the pressure is on and deadline loom with workloads at a peak we try to balance everything in equal measure. The more effective way to manage in these times is to understand the counter balance. Taking a look at a month ahead to understand you work and personal demands and understand which required more of you at certain times and allow that guilt free. Work and life can’t always be in equilibrium but by understanding your counter balance you can focus where you are most needed and most effective knowing balance will return soon.

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Ross Campbell

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When workload surges, time management alone fails. We need to go to basics. First, lead. Know your team's strengths, empower them with clear expectations, and foster open communication with frequent check-ins. Trust is key; train, guide, and verify progress without micromanaging. Build courage. Push back on unrealistic demands, communicate risks early, and involve stakeholders in setting priorities. These fundamentals forge a resilient and high performing team.

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¿Cómo puede manejar un gran volumen de trabajo de manera efectiva?

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1 Prioriza tus tareas

2 Establece expectativas realistas

3 Utilizar estrategias efectivas

4 Busca y ofrece apoyo

5 Cuídate

6 Seguir aprendiendo y creciendo

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Prioriza tus tareas

2 Establece expectativas realistas

3 Utilizar estrategias efectivas

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5 Cuídate

6 Seguir aprendiendo y creciendo

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