Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, wer Ihre Stakeholder sind und wie groß ihr Einfluss und ihr Interesse an dem Projekt sind. Mit einer Stakeholder-Analyse-Matrix können Sie Ihre Stakeholder nach diesen Kriterien abbilden und entsprechend priorisieren. Vielleicht möchten Sie sich zum Beispiel mehr auf die Stakeholder konzentrieren, die einen hohen Einfluss und ein hohes Interesse haben, da sie Ihre Verfechter oder Blockierer sein können. Vielleicht möchten Sie auch die Stakeholder identifizieren, die ein geringes Interesse, aber einen hohen Einfluss haben, da sie Ihre Sponsoren oder Kritiker sein können.
In addition to utilizing the stakeholder matrix to identify your supporters or blockers it is also important to decide the level of engagement you will have with them. For example, stakeholders with high power/ high interest will require significant attention and engagement, while stakeholders with low power/ high interest need to be kept informed and satisfied.
Der zweite Schritt besteht darin, Ihre Vision und den Nutzen des Projekts klar und konsistent an Ihre Stakeholder zu kommunizieren. Sie müssen erklären, warum das Projekt wichtig ist, was die Ziele und Vorgaben sind, wie das Projekt mit der Unternehmensstrategie und den Werten übereinstimmt und was die erwarteten Ergebnisse und Vorteile für jede Stakeholder-Gruppe sind. Sie können eine Projektcharta verwenden, um diese Informationen zusammenzufassen und regelmäßig mit Ihren Stakeholdern zu teilen. Sie können auch einen Plan zur Realisierung von Vorteilen verwenden, um den Nutzen des Projekts zu verfolgen, zu messen und an Ihre Stakeholder zu berichten.
It is important to identify the relevant stakeholder in the planning phase of the project, then determine the level of involvement based on their roles. Coming up with a Stakeholder Management Plan including a stakeholder matrix and a communication plan for proper stakeholder engagement is vital. A communication plan outlines the type and frequency of communication needed, based on the stakeholders' roles. It is important to note that some stakeholders will want more frequent communication than what is typical. For example, I am now leading a project, and the sponsor and project owners are all involved in our weekly planning meetings. Many times, this could be advantageous, because people support what they create.
Research shows that organisations can become so stagnant (unchanging) that they require revolutionary changes to adapt successfully to the changing environment. Change helps an organisation reach its vision. Making change a core component in company policy allows an organisation to remain adaptable when the needs of the organisation fluctuate. Remaining flexible toward change allows an organisation to make the changes needed to fulfil the vision. Organisations also benefit from change when managers search for innovative ways to increase productivity among their employees. Finding more cost-effective ways to operate increases overall productivity and helps organisations reach their goals.
Der dritte Schritt besteht darin, Ihre Stakeholder so weit wie möglich in das Projekt einzubeziehen und zu befähigen. Sie müssen während des gesamten Projektlebenszyklus ihren Input, ihr Feedback und ihre Ideen einholen, insbesondere bei der Definition, Messung, Analyse, Verbesserung und Kontrolle (DMAIC) phasen. Sie können verschiedene Tools und Methoden verwenden, um Ihre Stakeholder einzubinden, z. B. Umfragen, Interviews, Fokusgruppen, Brainstorming-Sitzungen, Fischgrätendiagramme, Affinitätsdiagramme oder Prozessabbildungen. Sie können auch Ihren Stakeholdern Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen, z. B. Teammitgliedern, Prozessverantwortlichen, Fachexperten oder Change Agents.
Over time in the process improvement space, I've learned that the best way to combat resistance to change is in how I frame the topic. First, I ask questions to promote candid conversation about the most annoying parts of their jobs. I then describe lean six sigma as a set of tools that help you change all the things you hate most at work. This is almost always a winner. Ultimately, alot of change management issues boil down to power struggles. Framing it in that way shows humility. I'm giving THEM the power, and I'm simply trying to help them achieve THEIR goals. Try it and let me know how it works!
Der vierte Schritt besteht darin, auf die Bedenken und Einwände Ihrer Stakeholder einzugehen, die sich gegen Veränderungen sträuben. Sie müssen die Ursachen ihres Widerstands verstehen, wie z. B. Verlustangst, mangelndes Vertrauen, Missverständnisse oder Trägheit. Sie können eine Kraftfeldanalyse verwenden, um die treibenden und hemmenden Kräfte für Veränderungen zu identifizieren und Strategien zu entwickeln, um die Rückhaltekräfte zu reduzieren oder zu beseitigen. Sie können auch ein Change Readiness Assessment verwenden, um den Grad der Bereitschaft und Bereitschaft Ihrer Stakeholder zur Veränderung zu bewerten und Ihre Kommunikations- und Beteiligungsstrategien entsprechend anzupassen.
Very often stakeholders want to know that they have been heard and that their concerns will be addressed moving forward. Schedule a meeting with stakeholders so everyone hears the same message. As part of the agenda, you can collect "Highest Hopes" and "Greatest Fears" from each stakeholder segment to refine the goals of the project to suit. Write these issues down and include them as part of the project requirements. Using a quad chart regularly to communicate project progress helps assure stakeholders that you heard their concerns and are mindful of their needs. It helps manage expectations by providing a weekly summary of issues and accomplishments, preventing any surprises to stakeholders at the end of the project.
Der fünfte Schritt besteht darin, Ihre Stakeholder, die das Projekt und die Veränderung unterstützen, anzuerkennen und zu belohnen. Sie müssen ihre Beiträge, Errungenschaften und Bemühungen im Projekt anerkennen und die Meilensteine und Erfolge feiern. Sie können verschiedene Formen der Anerkennung und Belohnung verwenden, z. B. mündliches Lob, schriftliches Feedback, öffentliche Anerkennung, Zertifikate, Anreize oder Boni. Sie können auch eine Umfrage zur Zufriedenheit der Stakeholder verwenden, um die Zufriedenheit und Loyalität Ihrer Stakeholder zu messen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
Der sechste Schritt besteht darin, Ihre Stakeholder-Beziehungen während des gesamten Projekts und darüber hinaus zu überwachen und zu verwalten. Sie müssen regelmäßig mit Ihren Stakeholdern kommunizieren, Feedback geben und berichten und sie über den Fortschritt, die Probleme und die Änderungen im Projekt auf dem Laufenden halten. Sie können einen Stakeholder-Kommunikationsplan verwenden, um die Häufigkeit, den Modus, den Inhalt und die Zielgruppe Ihrer Kommunikation zu skizzieren. Sie können auch ein Stakeholder-Register verwenden, um die Details, Erwartungen, Probleme und Maßnahmen Ihrer Stakeholder zu dokumentieren und bei Bedarf zu aktualisieren.
Use a "quad chart" as an easy way of communicating project status every week or two without long emails or update meetings. Quad charts, also known as "4-Blockers" have sections for Accomplishments, Upcoming Activities, Issues, and Countermeasures (for Issues) to provide a snapshot of important issues to the team. The recipient can decide whether they need more information or clarification. Quad charts are an effective way to communicate with many stakeholders, including people working in the process - an often forgotten entry on the Communication Plan for any project.