What are the most important ways to stay organized as an administrative manager?

I find using a paper planner/calendar for to easy to forget or "out of site-out of mind). Digital I can set reminders, color code for importance. Quickly forward appointments to others.

A calendar system, whether in paper or digital form, is a fundamental tool for organization. It aids in managing appointments, deadlines, and events, allowing you to plan tasks, prioritize goals, and set reminders. Utilizing a calendar helps prevent double-bookings, scheduling conflicts, and ensures you stay on top of your commitments, enhancing overall efficiency and productivity.

Pour avoir une vue d'ensemble j'ai créé un calendrier annuel avec des codes couleurs pour identifier la récurrence des événements et réunions. Grace à cela, en un coup d'œil je sais les sujets à venir pour la semaine, le mois, l'année.

Acredito que podemos suar uma combinação de ambos modelos. Quando necessito gerenciar uma tarefa que demanda mais tempo, seja mais complexa ou que alguma etapa depende do auxílio de terceiros, eu utilizo calendário digital porque posso compartilhar, colocar lembretes e alarmes, e também anotações pertinentes. Quando se tratam de pequenas tarefas, básica, ou que demandam pouco tempo e trabalho, prefiro fazer um to do em um planner e papel mesmo.

Pour ma part, j’utilisais un calendrier perpétuel des actions mensuelles, trimestrielles et annuelles récurantes ce qui me permettait de ne rien oublier et d’alléger ma charge mentale pour me concentrer sur des actions plus spécifiques. J’utilisais également un trieur sur 12 mois pour y classer les documents nécessitants une action dans le futur. Ici aussi, allègement de la charge mentale et moins de risques d’oubli.

Files within email, and the search option makes it a user-friendly way to locate past or sent emails. Also using any of the Microsoft or Google programs will make filing, storing, locating documents a breeze.

An essential organizational tool is a filing system, encompassing both physical and electronic files like documents, records, and invoices. This system facilitates easy and secure storage, sorting, and access to information. It proves invaluable for project organization, task management, and delegation of responsibilities. Additionally, a well-maintained filing system aids in legal compliance, ethical standards, and safeguards data against potential loss or damage, ensuring a structured and efficient workflow.

oui il est important de créer une arborescence type afin d'avoir des dossiers classés, cohérents et avec une trame identique. Pour un gain de temps et la facilité.

Tout à fait, un système de classement, physique ou électronique, est essentiel pour organiser et accéder facilement à l'information. Il simplifie la gestion des documents, et facilite la collaboration. Un bon système de classement nous permet d'être plus productif et performant.

Além disso, diversas ferramentas tem funções criadas justamente para organizar seu conteúdo, como por exemplo etiquetas customizadas para e-mail no Outlook, pastas e subpastas dentro do Outlook, Tabela Dinâmica dentro do Excel, Power BI para banco de dados, entre outros. Portanto é importante conhecer, testar e querer aprender sobre as ferramentas de uso do dia a dia para facilitar a organização e ter uma rotina descomplicada e eficiente. Outra dica que pode facilitar é observar como outros fazem o processo e identificar as melhorias que você pode aplicar dentro de sua função.

Communication plays a crucial role in administrative management, involving interactions with various stakeholders such as clients, suppliers, employees, and managers. However, using multiple channels like email, phone, text, and social media can create clutter and confusion. To stay organized, it's important to streamline communication, choosing the most efficient methods for each situation. Establishing clear and consistent communication guidelines, including response times and etiquette, helps maintain order and effectiveness in your interactions.

Para cada situação, existe um meio de comunicação adequado. O princípio e tudo é entender quais os canais oficias de comunicação que a organização utiliza e reconhece como ferramenta de trabalho. Geralmente, quando tenho alguma demanda que seja oficial ou que precise de algum tipo de aprovação para seguir, procuro utilizar o e-mail para manter uma documentação. Dúvidas mais simples ou que precisem de resposta rápida, eu utilizo o chat interno e o telefone. E aplicativos de mensagem somente se os dois últimos canais não funcionarem para localização da pessoa em questão, ou se ela preferir esse tipo de comunicação.

chaque sujet de communication peut avoir un canal dédié. Comme par exemple une note pour des informations interne; un montage vidéo, photos pour interne / externe; il est possible de se créer sa boite à outils avec les différents supports de com, les visuels, le calendrier éditorial, ou autre.

Algo que facilita bastante a comunicação corporativa é a objetividade, por conta da rotina não temos muito tempo para rodeios então a objetividade pode trazer diversos pontos positivos, mas isso se adequa para alguns perfis, primeiro você deve entender como a pessoa quer ser comunicada e abordar ela com isso em mente.

Clear communication fosters a positive organizational culture and ensures everyone feels connected and informed, effective communication is crucial in administrative management.

Automatiser les tâches répétitives, comme la saisie de données ou la facturation, est essentiel pour un gestionnaire administratif. Cela libère du temps, diminue les erreurs, réduit les coûts et améliore la qualité des processus.

Automatização pode ser uma ótima opção para funções manuais e repetitivas, uma ferramenta que pode facilitar esse processo é o Microsoft Power Automate, nele você pode criar robôs que realiza funções das mais complexas a mais simples, já tive oportunidade de trabalhar com ele e fiquei impressionado com sua eficiência. Mas lembre-se antes disso comunique um superior para conseguir aprovação e licença do aplicativo, não misture proatividade com desrespeito a hierarquia.

Les points d'équipe sont très important. Faire un tour de table pour connaitre les besoins et attentes. Déléguer en toute confiance permet de travailler sur d'autres sujets, et laisse du temps pour mettre en place des outils. Collaborer est également très important pour la cohésion d'équipe, la diversité des sujets, et entretenir des bons rapports avec les équipes.

I found watching YouTube help videos, for new or upcoming organization programs very helpful. I was once a beta user for a Research project using a new software program.

Je suis sur la création de REX (Retour d'Expériences) afin de vérifier la fiabilité de certains sujets. Par exemple, pour la mise en place d'hospitalités, le REX va permettre de connaitre l'avis des participants, savoir si il faut continuer les événements ou ajuster.

Continuous improvement is a journey, not a destination. we must keep learning, adapting, and refining our approach. Regular review and improvement are essential for maintaining efficiency and effectiveness. Reflect on our performance regularly. Identify areas where we excel and areas where we can improve. Be honest with ourselves and seek growth opportunities.

E importante tmbém colocar com clareza para o corpo diretivo da empresa a importância das equipes administrativas/backoffice para o crescimento e sucesso dos negócios. Com essa posição bem clara, os processs e demandas das equipes ADM serão mais respeitados e valorizados dentro da organização.

sempre visar seu crescimento profissional, tenha um “plano traçado” dentro da empresa isso vai facilitar em passar pelos dias difíceis e se sentir grato nos dias de glória. Pense que sempre terá algo para se aprimorar e que o conhecimento é algo que ninguém pode tirar de você, com isso em mente você pode chegar aonde desejar.