What are some best practices for managing work in progress limits in Kanban?

Use WIP Limit to manage the flow which can be a good practice!! LinkedIn is forcing to put 125 characters minimum in this comment - Similarly don't force WIP limit rather start respecting the WIP team set by the team for the team !!!

Uno de los desafíos de las organizaciones al usar un sistema Kanban es ser transparentes en la capacidad disponible de los equipos para entregar valor a través. Al no tener claridad de este valor, es muy probable que nuestras proyecciones no sean precisas y tengan mucha variabilidad, porque dependerá del tipo de situaciones que se presentan en el día a día. Justamente el WIP (trabajo en progreso) nos ayuda a esta transparencia, ya que nos impulsará a tener mayor claridad de nuestra capacidad disponible real para lograr una mejor estabilidad de entrega de nuestro flujo, y permitirá que las proyecciones tengan poca variabilidad. Empezar con un valor de WIP, así no sea muy preciso, ayudará a calibrar este valor a uno que nos represente.

Un efecto secundario de controlar el Trabajo en Proceso (WIP) es que crea un sistema de arrastre. Los miembros del equipo Kanban comienzan a trabajar en un elemento de trabajo solo cuando hay una señal clara de que tienen capacidad para hacerlo. Controlar el WIP no solo ayuda al flujo de trabajo, sino que a menudo también mejora el enfoque colectivo, el compromiso y la colaboración de los miembros del equipo Kanban.

Conocerse!!! Entender como actuamos como equipo, disponer de métricas que objetivamente nos muestren nuestra realidad. Jugando ⚽ fútbol con Argentina, Simeone intentó marcar desde 30 metros. Maradona la preguntó cuántas veces en su vida había anotado desde allí. La respuesta era que ninguna y el crack ya no tuvo que hacer más preguntas. Sabríamos identificar cuántas actividades finalizamos en una semana, el tiempo de inicio a fin del proceso... solo con empezar a conocernos, ya hemos dado los primeros pasos 👣

The first step in managing WIP limits is to understand your team’s capacity. Knowing how much work your team can handle at any given time helps in setting realistic WIP limits. Track historical data and analyze your team’s performance to determine the optimal amount of work they can efficiently manage without overloading.

The advice presented here is misleading and upside-down. Consider this: Throughput hinges on your team's skills, tools, and processes. Improving these aspects is a mid to long-term endeavor that requires continuous learning. In the dynamics of Work in Progress (WIP) and Cycle Time, you have direct control over WIP through WIP limits. Conversely, Cycle Time is a result, influenced by both WIP and Throughput. To clarify, Cycle Time is affected by the amount of WIP in the system, not vice versa. Therefore, the rationale for setting WIP limits is straightforward: reducing the WIP Limit will lead to a decrease in Cycle Time.

🏁 Una vez que entiendas la capacidad de tu equipo, establece una línea de base inicial para tus límites de WIP. Empieza con un número que consideres manejable y observa cómo funciona en la práctica. Esta línea de base te servirá como punto de partida para ajustes futuros y te ayudará a entender mejor cómo los diferentes niveles de WIP afectan la productividad y la moral del equipo.

Uma grande questão com a Lei de Little é que ela é mais favorável em ambientes com pouca variabilidade. Como alternativa para uma linha de base, você pode usar: - Probabilidade de entrega (vazão) considerando 80% a 90% como o resultado. Com isso se, olhando seu histórico, você entrega 3 itens por semana, esse pode ser um bom começo. - Considere usar elementos mais próximos das pessoas, como quantidade de pessoas ou competências. Não é algo definitivo, mas ajuda a compreender os limites. - Se seu time usa Scrum, estabeleça o limite, por exemplo, como o Sprint Backlog. Já é um começo para você começar a estruturar o raciocínio :)

➖ Menos es más ➕. Gestionar los límites del trabajo tiene varios niveles de despliegue, límite de trabajo desde el punto de vista de equipo y límites de trabajo por persona. Empezar por lo básico es fundamental para poder asentar cambios de comportamiento y mejoras. 1️⃣ Conocer nuestra capacidad de entrega de tareas como equipo, en función de los tipos de servicios que ejecutamos. 2️⃣ Conocer nuestra capacidad de entrega por persona. 3️⃣ Caracterizar las actividades en función de tamaño o esfuerzo. Desde cada uno de los niveles es fundamental empezar a medir y crear una línea base que permita marcarnos una referencia y un valor objetivo de mejora.

Begin by establishing a baseline for your WIP limits. This initial limit should be based on your team’s current capacity and workload. Monitor the workflow and adjust the baseline as necessary. Starting with a baseline provides a reference point for making data-driven adjustments to improve productivity and balance workload.

🔄 La gestión ágil se trata de adaptación y mejora continua. No tengas miedo de experimentar con diferentes límites de WIP para encontrar el equilibrio óptimo. Puede que descubras que tu equipo funciona mejor con límites más flexibles en ciertas etapas del proceso o durante ciertos tipos de proyectos. Utiliza la retroalimentación y los datos de rendimiento para ajustar los límites de manera que siempre apoyen las metas del equipo de la manera más eficaz posible.

WIP limits are not set in stone. Experiment with different limits to find what works best for your team. Regularly review and adapt these limits based on the team’s feedback and performance metrics. This iterative approach allows you to fine-tune WIP limits to match the team’s evolving capacity and project demands.

As cadências do Kanban têm, como propósito, validar exatamente esses pontos de limites, políticas e métricas. Usar uma Service Delivery Review pode ajudar a criar esse ritmo de feedback e resultados. Além disso, Lembre-se que: - Limites não são apenas para um time de desenvolvimento ou uma coluna (apesar de poder começar dessa forma); - O nível operacional é apenas um dos cenários possíveis para usar limites. Use-os em projetos e portfolios também; - A retrospectiva de um time Scrum pode ser usada para validar essas informações e políticas.

Não tenha medo de ajustar os limites de WIP conforme necessário. Experimente diferentes configurações para encontrar o equilíbrio ideal que maximize a eficiência sem causar sobrecarga.

📢 Los límites de WIP solo son efectivos si todos los miembros del equipo los comprenden y los siguen. Asegúrate de comunicar claramente los límites establecidos y las razones detrás de ellos. Ofrece formación si es necesario para ayudar a todos a entender cómo gestionar su trabajo dentro de estos límites. Además, es crucial hacer cumplir estos límites constantemente para evitar que el trabajo se acumule y cree cuellos de botella.

Clear communication about WIP limits is essential. Ensure that all team members understand the importance of these limits and their role in maintaining a smooth workflow. Enforce the limits consistently to prevent overloading and bottlenecks. Use visual management tools, such as Kanban boards, to track and communicate WIP limits effectively.

refere-se à ação de transmitir informações de forma clara e eficaz e, em seguida, implementar ou colocar em prática o que foi comunicado. Uma comunicação eficiente, seguida por ações adequadas, é fundamental para garantir que as mensagens sejam compreendidas e que as metas ou diretrizes sejam executadas de maneira eficaz. Dito isso é necessário que os Limites WIP sejam públicos a todos e que sejam rigorosamente cumpridos por todos os membros do time

Garanta que todos na equipe entendam e sigam os limites de WIP estabelecidos. Comunique claramente qualquer mudança e as razões por trás dela para garantir a adesão e compreensão.

⚖️ Uno de los objetivos clave de establecer límites de WIP es equilibrar la cantidad de trabajo que se está procesando con la capacidad del equipo para manejar ese trabajo de manera efectiva. Asegúrate de ajustar los límites de WIP no solo en función de la capacidad del equipo, sino también basándote en la demanda fluctuante de trabajo. Esto ayudará a mantener un flujo constante de trabajo y evitará períodos de inactividad o sobrecarga.

La limitación 🔞 del trabajo en curso adquiere su máxima potencia cuando se mira desde el punto de vista de la cadena de valor completa y no únicamente desde la perspectiva de un equipo de esa cadena de valor. 🐃Una manada de búfalos sólo se puede mover tan rápido como se mueve el búfalo más lento. Si no somos capaces de balancear la demanda, nunca seremos capaces de gestionar correctamente la carga de trabajo de los equipos. Tenemos que ser conscientes de que todos aportamos en la cadena de valor y si queremos ir más rápido que el más lento, seguramente vamos a crear cuellos de botella y desperdicios dentro del proceso.

Monitore continuamente a carga de trabalho e ajuste os limites de WIP para assegurar que a demanda de tarefas não exceda a capacidade da equipe. Isso ajuda a manter um fluxo de trabalho suave e evita gargalos.

Balancing demand and supply is key to managing WIP limits. Ensure that the amount of work entering the system matches the team’s capacity to complete it. This balance helps in avoiding bottlenecks and ensures a steady flow of work. Regularly assess the backlog and prioritize tasks to maintain this equilibrium.

Cuando no definimos estrategias para equilibrar la oferta y la demanda, podemos estar rompiendo la 1ra ley del flujo en Kanban. La 1ra ley del flujo en Kanban se refiere a cuidar a los equipos de la sobrecarga, porque esto puede ser la causa de disminuir en la calidad de las entregas, a parte de tener equipos "quemados" o en "burnout", afectando la motivación y peor aún, la rotación de laboral. El uso del concepto de "pull" y el WIP nos ayuda a trabajar en esta 1ra ley. El WIP nos ayuda a transparentar nuestra capacidad para atender requerimientos de los clientes, basado en la capacidad que tenemos para atender. Finalmente, la priorización de la atención definiendo los tipos de servicios, ayudará a que enfocamos nuestra capacidad.

Picking too few / too many items impacts the flow of work. Hence the need to limit work in progress (WIP). There are no best practices for managing WIP limits because: - Dynamics & cross-functional skills vary from one team to another - The product & market vary from one setup to another - Costing & timelines vary from one business to another Consider: - Cross-functional & self-managing skills in the team - Market volatility in which the product will be - Time-to-market needs of the business - Stability of requirements in the pipeline - Historic view of WIP items that has produced positive outcomes In Kanban, pick from these good practices (might not be best always) to arrive at a suitable WIP limit / range and manage based on progress.

🤔 Al implementar límites de WIP, considera también el impacto emocional y psicológico que estos límites pueden tener en tu equipo. Establecer límites que son demasiado restrictivos puede aumentar el estrés y reducir la satisfacción laboral, mientras que límites demasiado laxos pueden llevar a la complacencia y la falta de dirección. Es importante encontrar un equilibrio que mantenga al equipo motivado y productivo. Además, revisa y ajusta regularmente los límites de WIP como parte de tu rutina de mejora continua para asegurar que sigan siendo relevantes y efectivos a medida que cambian las condiciones del equipo y del proyecto.

Consider the impact of external factors on your WIP limits. Market changes, team composition, and project scope can influence the optimal WIP limits. Stay flexible and be ready to adjust limits in response to these factors. Additionally, leverage AI tools to analyze workflow data and predict optimal WIP limits, enhancing decision-making and efficiency.

Leve em conta a variabilidade das tarefas e o contexto do trabalho ao definir limites. Considerar fatores como a complexidade das tarefas e os recursos disponíveis pode ajudar a definir limites mais eficazes e realistas.