Dealing with a stakeholder pushing for impossible deadlines. How can you manage expectations effectively?

En mi experiencia personal, mantener entrevistas y realizar encuestas, con cierta periodicidad, para recopilar información detallada de las expectativas de cada parte interesada, resulta útil para mantenerse constantemente informado sobre el universo de demandas y expectativas de las partes interesadas. Utilizar herramientas de mapeo y actualizarlos periódicamente permitirá visualizar y evaluar las relaciones y prioridades para tomar decisiones informadas.

Entendidas las demandas y expectativas de las partes interesadas, es momento de confrontarlas con las realidades del proyecto. Evaluando la viabilidad de cumplir con las expectativas dentro de los límites de tiempo, recursos y presupuesto disponibles. Presentar y comunicar claramente el cronograma, los recursos y los posibles inconvenientes en esta instancia se vuelve una tarea esencial. Esta fase debe tener como propósito central establecer una comprensión común que permita alinear metas en equilibrio con lo que es factible en la realidad. Mi consejo : Realizar un análisis de factibilidad y comunicar claramente las limitaciones del proyecto desde el inicio. Esto ayudará a establecer expectativas realistas.

Una vez que se tiene una comprensión clara de las demandas y la realidad del proyecto, es crucial, analizar las diferentes opciones disponibles para satisfacer las expectativas de las partes interesadas. Dependerá de cada caso, pero puede ser necesario trabajar con alguna de las partes interesadas para explorar opciones alternativas después de exponer la realidad del proyecto. Este proceso debe ser guiado con minucioso detalle y extrema precaución ya que el resultado podría incluir modificaciones en el alcance, reasignación de recursos o incluso redefinir qué significa completar el proyecto. Cualquier compromiso potencial que pudiera surgir de este proceso, debe mantener la integridad del proyecto.

En cada experiencia, mi aliado en la administración de las expectativas ha sido la documentación de cada acción o proceso. Todos los detalles deben quedar debidamente registrados y, teniendo en cuenta su pertinencia, validados por las partes interesadas pertinentes después de haber acordado una revisión del plan. Esto facilitará definir indicadores de progreso y enfatizar el compromiso. La planificación detallada aporta para alinear las expectativas con los objetivos del proyecto. Mi aprendizaje: Utilizar metodologías de gestión de proyectos como Agile o Scrum es de mucha ayuda y contribuye con que todos las partes comprendan y validen el acuerdo y los planes definidos para tener un desarrollo armonioso del proyecto.

Mantener informadas a las partes interesadas a medida que avanza el proyecto, es clave para gestionar las expectativas. Estas actualizaciones, que resaltan logros y desafíos, deben ser concisas, consistentes, coherentes y sobre todo honestas. Esta actualizaciones en muchos casos, pueden abordar preocupaciones de manera preventiva y esto nos permitirá ajustar los planes según sea necesario, abriendo el juego para que las partes interesadas se sientan involucradas e informadas. MI aprendizaje: Establecer canales de comunicación regulares usando herramientas de gestión de proyectos para mantener a todos informados, proporciona información detallada de progreso que resulta de extrema utilidad para la toma de decisiones.

Identificar y proporcionar el apoyo necesario a los stakeholders es fundamental para mantener su compromiso y satisfacción. Esto puede incluir disponer recursos, brindar información y proveer capacitación. Mi aprendizaje: Implementar programas de capacitación y desarrollo para las partes interesadas clave debe ser conisderado un recurso de gestión de proyectos que puede resultar muy útil para mantener un clima de ejecución armonioso y equilibrado.