Facing communication breakdowns with stakeholders during a leadership transition?

I managed a large CLM software implementation project where the client’s executive leadership underwent a significant change. My client took my advice and incorporated a dedicated Change Management workstream at the project’s start. As a result, the impact of the leadership change was mitigated compared to a scenario where no change management processes were in place. Ensure that every initiative includes at least a change management communications process. When change occurs, having an infrastructure for communicating risk strategies and introducing new leadership to the project team and end-users is lifesaving. The goal is to maintain continuity while transparently addressing adjustments associated with leadership changes.

I have found valuable the importance of ensuring during handover, that notes of where previous leadership had been with stakeholders, customers, associates, partners are specifically requested for in details and noted. This would include practice, norms, agreed and working principles. Also systems that everyone of them are used to, irrespective of how the new leadership may not agree to this/new changes they want to launch. It worked out well taking the above into account whilst planning changes, to ensure adverse impacts are minimal. Every change should be communicated at every point. The benefits and advantages of these changes also need be placed at the forefront of communication, to the Home teams also, for the sake of uniformity.

Avaliar impactos é uma das principais tarefas de um Gestor de Mudanças Organizacionais. Através do entendimento e classificação dos impactos é possível estabelecer estratégias voltadas para aquilo que, realmente, trará consequencias para o sucesso da Transformação proposta. Coloque as partes impactadas em um mesmo ambiente (físico ou virtual), ouça, provoque, anote, priorize e crie um plano de ação com papéis e responsabilidades bem definidos.

Geralmente as pessoas tem problemas para entender ou se engajar em uma processo de mudança por não entenderem bem onde se espera chegar com o processo. Tenha sempre em mãos a Visão de Futuro da Mudança validada com Sponsor´s e Stakeholders. Comunique de forma clara os benefícios esperados e desenvolva influenciadores da mudança para que ajam de forma propositiva levando aos demais o que se pretende mudar, como e quando.

Para que se desenvolva um bom plano de comunicação siga dos passos abaixo: - Mapear público impactado; - Definir bem os emissores da mensagem; - Ter uma mensagem clara e precisa a comunicar; - Adotar os canais que mais estejam alinhados com o público alvo; - Medir a eficácia da comunicação; - Deixar o plano visível e validado com o Gerente de Projeto e Sponsor;

➪ Address the needs and concerns of your stakeholders. Try to get the why behind evrything. ➪ Give transparent Updates. Regularly share progress and challenges. ➪ Craft compelling narratives about the transition. Emphasizing positive outcomes. ➪ Two-Way Communication. Encourage feedback and address concerns openly.

Na minha experiência, acredito que deve-se considerar as necessidades e preocupações de todos os envolvidos no processo . Procure compreender os motivos para cada questão. Depois, forneça atualizações claras e transparentes. Comunique-se regularmente sobre o progresso e os obstáculos enfrentados. E por fim, fomente o feedback e discuta as preocupações de forma aberta.

Estabeleça reuniões e pontos de feedback recorrentes com as partes impactadas lembrando que: - Cada público requer um tipo de abordagem; - Cada sessão deve ter um tempo estabelecido conforme o perfil do público; - Falhar nas agendas compromete a adesão das partes impactadas; - Comunicar na medida certa (nem muito e nem pouco);

I make it a point to engage personally with stakeholders through one-on-one chats and tailored surveys, treating their insights as crucial guideposts for our new direction. When I act on their feedback, it’s not just about making adjustments—it's about demonstrating that their perspectives genuinely drive our decisions. I ensure they see how their input shapes our path forward, fostering a deep sense of involvement and trust. This turns monitoring feedback into a meaningful, collaborative journey where everyone feels connected and valued in the transition process.

Sempre que necessário ajuste seus acordos de comunicação, porém, tomo cuidado para não mudar a qualquer pequeno desvio (isso pode gerar descrédito e receios desnecessários na equipe). Sempre que for alterar um plano garanta que Sponsor e Stakeholder principais sem comunicados em primeira mão e tenha clareza em relação aos motivos da mudança de estratégia.