How can you manage cash flow during a matching gift campaign?

Be fully transparent with the donors, so they are aware of our overheads etc. When we are honest & clear about the finances, blessings will follow.

💡 Before starting your campaign, develop a detailed financial plan that includes income and expense projections. Estimate how much you expect to raise and what the costs associated with the campaign will be, such as marketing, personnel, promotional materials, etc. Establish a clear and realistic budget for the campaign, ensuring that spending is aligned with goals and available resources. Prioritize investments that will have the biggest impact on fundraising.

First things first: Match ratio: Think "Double points!" or "Triple whammy!" How much will the company match per employee donation? It could be 1:1, 2:1, or even more! Timeline: Don't get impatient! How long does it take for the company to verify donations and send the check? Weeks, months? Knowing this avoids any "where's my treasure?!" moments. Why is this important? Planning is key: Knowing the match ratio helps you estimate potential income and plan expenses accordingly. Keeping expectations realistic: The timeline sets clear communication with donors, avoiding confusion and ensuring a smooth process.

1. Établissez un objectif clair : Déterminez le montant total que vous souhaitez collecter grâce aux dons jumelés et fixez des ratios appropriés en fonction de cet objectif. 2. Trouvez des partenaires généreux : Identifiez des entreprises, des fondations ou des donateurs individuels disposés à jumeler les dons. 3. Informez les donateurs potentiels de l'opportunité de jumelage et expliquez les ratios en détail. 4. Tenez un registre précis des dons jumelés reçus et assurez-vous que les ratios de jumelage sont respectés. 5. Exprimez votre gratitude envers les donateurs et les partenaires de jumelage. Mettez en valeur leur contribution et l'impact qu'elle a eu sur la réalisation de votre objectif de collecte de fonds.

💡 Regularly monitor cash flow throughout the campaign to ensure income and expenses are in line with projections. Maintain accurate records of all financial transactions and update the budget as necessary.

Pour assurer un suivi efficace de vos dons jumelés, suivez ces étapes : 1. Enregistrez les dons : Tenez un registre précis de tous les dons jumelés que vous recevez, en notant le montant initial du don et le montant correspondant du don jumelé. 2. Vérifiez les critères de jumelage : Assurez-vous que les dons répondent aux critères définis par votre programme de jumelage. Vérifiez si les donateurs ont respecté les exigences d'éligibilité, telles que la date limite de don ou les limites de montant. 3. Communiquez avec les donateurs : Restez en contact avec les donateurs pour les remercier de leur contribution et les informer de l'utilisation des fonds. Répondez à leurs questions et fournisse

💡 Be prepared to adjust the financial plan and budget as the campaign progresses. If donations are falling short of expectations, consider strategies to boost fundraising, such as additional marketing campaigns or fundraising events. Look for ways to reduce costs without compromising campaign effectiveness. This may include negotiating prices with suppliers, using volunteers instead of paid employees, and seeking donations of materials and services.

1. Identifiez et estimez vos revenus et vos dépenses prévus pour une période donnée. 2. Enregistrez toutes les entrées et sorties d'argent dans un système de suivi financier. 3. Évaluez les périodes où vous générez généralement plus de revenus et celles où vous pouvez rencontrer des baisses. 4. Identifiez les dépenses essentielles et prioritaires, et assurez-vous de les intégrer dans votre budget. 5. Allouez une partie de vos revenus à un fonds de réserve pour faire face aux imprévus ou aux périodes de difficultés financières. 6. Passez en revue votre budget et votre trésorerie régulièrement pour vous assurer qu'ils sont à jour et reflètent les circonstances actuelles.

💡 Keep donors informed about campaign progress and how their funds are being used. Transparency and accountability are essential to maintaining donor trust and engagement. Keep an emergency fund to deal with unexpected events or fluctuations in cash flow. This can help mitigate the impact of unexpected expenses or a temporary decrease in donations.

💡 After the campaign ends, conduct a detailed analysis of financial performance to identify lessons learned and areas of improvement for future campaigns. By implementing these cash flow management practices, you can help ensure the success of your matching gift campaign and maximize the impact of the donations you receive.