How can you use process automation to monitor and alert in real-time?

After implementing automation, it becomes essential to continually monitor processes to ensure they are operating as expected. The data and information generated by automation has the potential to be incorporated into the process, continually improving its clarity and comprehensiveness. This implies that, over time, automation not only performs tasks, but also enriches and optimizes processes.

Real-time monitoring and alerting in process automation refer to the continuous tracking of key performance indicators (KPIs), events, or conditions within automated workflows, with immediate notifications or alerts triggered when predefined thresholds or criteria are met. This proactive approach allows organizations to promptly identify, respond to, and resolve issues, ensuring the smooth operation of automated processes.

Process automation can be used to monitor and alert in real time by implementing sensors, IoT devices, or software tools that continuously track key metrics or events. When predefined conditions or thresholds are met, automated alerts are triggered, notifying relevant stakeholders through emails, SMS, or push notifications. This ensures immediate awareness of critical developments and allows for rapid response, reducing downtime and improving efficiency. Process automation helps organizations proactively manage their operations and respond to issues swiftly, enhancing overall productivity and decision-making.

Echtzeitmonitoring ist ein unverzichtbares Mittel für alle Unternehmen, vor allem, wenn Sie schon mit Automatisierungen über Plattformen wie make.com, Power Automate oder auch Zapier arbeiten. Das Monitoring dient nicht nur der Fehlerbehebung, sondern vor allem der Vorbeugung bzw. Früherkennung von Fehlern. So kann der Wert einer Kennzahl z.B. eine Benachrichtigung in Slack, WhatsApp oder einiger Monitoring-Software auslösen. Mitarbeiterressourcen werden so ebenfalls geschont, da Sie nicht ständig selbst überwachen müssen. Sie können sich mehr auf Ihre Kerntätigkeit fokussieren.

Un sistema de control en tiempo real a diferencia de otros sistemas de control, es capaz de generar una respuesta a de control en un periodo de tiempo conocido. Esta característica los hace especialmente útiles en el control de procesos críticos. Las respuestas de los sistemas críticos se tienen que ejecutar en el menor plazo posible, ya que una respuesta lenta podría provocar un accidente grave o pondría en riesgo algún otro proceso. Por este motivo los sistemas de control en tiempo real son especialmente útiles ya que aseguran que la respuesta del sistema ante el evento detectado se ejecutará en un tiempo que es conocido y que no dependerá de ningún otro factor.

Es gibt nicht da eine Tool. Besonders für kleinere Unternehmen ist es interssant mehrere Tools über iPaaS Platformen zu verbinden. So könnte eine Automatisierung in make.com dafür sorgen, dass sofort eine Nachricht per WhatsApp an den Head of Sales rausgeht, wenn die Bewertung der Pipeline einen kritischen Wert erreicht. Es geht also nicht nur darum die Plattform an sich zu betrachten, sondern vor allem um das ganzheitliche System in dem die Plattform eingesetzt wird. Tools können sein: make.com, zapier, power automate, workato,n8n.io Zur Überwachung können interssant: BI Tools, CRM Systeme wie HubSpot, Pipedrive oder auch Projektmanagement wie ClickUp / Monday.dom Zur Kommunikation: ZenDesk, Slack, Intercom, WhatsApp, MS Teams

Das "Können" ist eine subjektive Wahrnehmung, die bis heute in Unternehmen getrübt ist. Geschäftsführer zögern oft Tools wie Zapier oder Make zu nutzen. Hauptsächlich begründet sich dies in Bedenken bezüglich der Sicherheit der Daten. Häufig fehlt es auch an Kapazitäten zur Implementierung und Wartung und die externen Kosten eine "Red Flag" darstellen. Sicherheitsbedenken entstehen durch die Übertragung sensibler Unternehmensdaten auf externe Plattformen, was zusätzliche Risiken in Bezug auf Datenschutz und Datenverlust mit sich bringt. Alternativen: ActivePieces und N8N. Beide können auf eigenen Servern gehostet werden. Dies erfordert ein erhöhtes Inhouse-Wissen löst aber die Bedenken bezüglich der Datensicherheit auf.

UiPath Orchestrator is a centralized management platform for UiPath RPA deployments. It provides real-time monitoring capabilities, including dashboards, logs, and analytics. Orchestrator also supports alerting through email notifications and integration with external systems.

Um exemplo que já utilizei para monitorar os processos foi um RPA simples que alimenta uma planilha em cloud e a adição de novo conteúdo a essa planilha é utilizado como um gatilho para de acordo com alguns parâmetros, enviar um alerta em algum canal do Teams. É um meio bem relevante pois grande parte das equipes de manutenção tem a necessidade de serem informadas o mais rápido possível sobre qualquer alteração/falha em seu sistema/aplicativo.

The best in class in the market are Slack and Teams, connected to an n8n, Make, or Zapier scenario. Implementing no-code/low-code solutions can have immediate impacts on your company.

Create a Zap: Use Zapier to create a "Zap" that connects Google Sheets with a messaging or alerting service (e.g., Gmail, Slack). Set Trigger and Action: Set up the trigger to watch for changes in your Google Sheets document. Define an action to be taken when the trigger condition is met, such as sending an email or message. Test and Activate Zap: Test your Zap to ensure it works as expected. Once satisfied, activate the Zap to run automatically.

Plattformen wie Zapier können als zentraler Knotenpunkt gesehen werden. Durch definierte Trigger, wie z.B. der Änderung eines Werts in einer Datenbank (zb Airtable) werden weitere Aktionen ausgelöst. Das könnte z.B. das Versenden einer Warn-SMS sein. Wichtig ist zu verstehen, dass diese Abläufe auch sehr komplex werden können. Innerhalb eines solchen "Flows" können viele verschiedene Dinge abgearbeitet werden. Auch können alle, mit dem Workflow verbunden Daten, angepasst, manipuliert und verarbeitet werden. Ebenfalls können in Tools wie Slack die Nachrichten stark angepasst werden. Es können also z. B. spezielle Buttons hinzugefügt werden, damit der Flow für den User nicht unterbrochen wird.

Identify how to create a webhook in the tool you want to monitor. Connect the tool where you want to be notified. In the era of no-code tools, it's just a matter of clicking and dragging.

Setting up real-time monitoring and alerting with Google Sheets involves leveraging automation scripts, add-ons, or third-party tools that can periodically check data and conditions within your Google Sheets and trigger alerts when specific criteria are met. Using Google Sheets Scripts: Open Google Sheets Access Script Editor Write Google Apps Script Trigger Execution

App Script can automate all Google tools, not just spreadsheets, but also emails and others. With a basic knowledge of JavaScript, you can easily implement automations in Sheets. And if you need help, ChatGPT is always available to assist.

Es sollte stets das Risiko des Over-Monitoring berücksichtigt werden. In der Beratung wird häufig der Blick auf die Optimierung der bestehenden Prozesse verzichtet. Es kommt zu einer Fehleinschätzung der Schwerpunkte und benötigten Intensität. Dies ist gut für die Beratenden, jedoch nicht für die Unternehmen. Im Worst Case kommt es zu einer Analyse Paralyse, die die nicht optimierten Prozesse zusätzlich durch die Datenanalyse verlangsamt und von wirklichen Painpoints ablenkt.