What are the best ways to meet stakeholder expectations for a music festival?

Para poder definir la visión del festival, es importante hacer un estudio previo de los eventos y festivales que hay en el mercado. ¿Queremos diferenciarnos? ¿Cómo encaja esta nueva visión de festival en la programación que ya hay fija cada año? Además, si es una nueva propuesta, podemos aprovechar para testear el mercado, conocer qué necesita y cómo podemos ayudar a construir algo realmente diferenciador, que llame la atención y sea atractivo para el público.

Para que un festival tenga éxito es vital enfocarlo de tal forma que concite el interés del público. Focalizarlo y personalizarlo de tal manera que se consiga el objetivo de atraer al máximo público para ese evento. El lugar, la fecha, el público concreto y el marketing para el evento son los cuatro grandes puntos a cubrir para que sea un éxito. Hacer un planning y llevarlo a la práctica visualizando los cuatro puntos anteriores.

By actually gathering data and asking the stakeholders what their expectations are, having a personal understanding of what they're looking for, giving them activations and demonstrations, sampling different things and then gathering data and evaluating your findings. Be careful of making opinion-based decisions. Many of us feel like our opinions are well-informed, but we can only assume so if its backed up by data.

La gestión de expectativas con proveedores y colaboradores es vital, pero la misma o mayor importancia tiene la gestión de expectativas del público. ¿Qué van a encontrar y qué van a vivir? Gestionar las expectativas sin prometer más de lo que se van a encontrar es imprescindible para transmitir un mensaje coherente y transparente. Una de las peores sensaciones es la decepción por las expectativas no cumplidas.

Managing expectations is one of the most important aspects. In the pursuit of "selling" the vision, people tend to set lofty goals. Set realistic goals. A "minimum" in a sense. Then set your lofty goals.

Alinear los objetivos es primordial, si todo se equilibra el evento será un éxito. Es importante delegar dentro del equipo en cada persona así como involucrar a las partes interesadas dentro de un planning específico. La negociación lo es todo a la hora de enfocar el evento y el ajuste de presupuesto dentro de las opciones marcadas.

Otros datos a tener en cuenta: - Comparar todos estos datos con ediciones anteriores - O incluso con otros festivales - Impacto del festival a nivel social y local - ¿qué piensan? - Análisis de la comunicación y venta de entradas (para replicar o modificar en un futuro) - Otros datos interesantes de los asistentes: encuestas de satisfacción, lo mejor y lo peor del festival, conocer si repetirían próximamente - Otros datos interesantes de los patrocinadores: beneficios conseguidos gracias a su aparición en el festival, satisfacción y posibilidad de repetir la colaboración en un futuro

Visualizar y anteponer los posibles resultados es esencial, tener en cuenta eventos similares en fecha, lugar, público, taquillaje, gastos, marketing, publicidad a la hora de planificar el nuestro para destacar y utilizar todos los datos anteriores en nuestro favor.

The only mantra would be to underpromise and overdeliver. The more the stakes are high, the less the success rate would be. Try to be in constant contact with your stakeholders.

1. Engage with the Local Community: Involve and collaborate with the local community to address concerns and gain support. Communicate the positive impacts of the festival on the community, such as economic benefits and cultural enrichment. 2. Customer Experience: Prioritize the attendee experience by offering diverse and high-quality music acts, providing comfortable facilities, and ensuring safety and security. Collect feedback from attendees through surveys or social media to understand their expectations and address any concerns. 3. Artist Relations: Establish strong relationships with performing artists by providing clear contracts, timely payments, and excellent hospitality. Ensure artists are aware of the festival's expectations