What are the most common budgeting mistakes in maintenance management?

The purpose of developing a maintenance budget is to ensure that it is in line with the organization's strategic objectives, which may include raising productivity, lowering downtime, boosting safety, or improving quality. Some maintenance managers, however, neglect to do this and instead base their budget on assumptions, past performance, or personal preferences. This may result in a misalignment between the intended results and the maintenance tasks, as well as insufficient backing and responsibility from upper management and other relevant parties.

El presupuesto de mantenimiento es la estrategia de mantenimiento puesta en dinero, por lo cual no tener alineado esta estrategia a los objetivos del negocio terminará en como dice un refrán “gastar pólvora en gallinazo”.

Como gerentes de mantenimiento debemos alinear nuestros procesos con los objetivos estratégicos de la empresa. Esto implica enfocarnos en la reducción de costos y en el mejoramiento de la eficiencia de los equipos. A partir de estos objetivos, desarrollamos una estrategia de mantenimiento centrada en aumentar la confiabilidad de los equipos. Para lograr esto, es fundamental contar con datos de alta calidad para su análisis. Además, debemos establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs), los cuales nos permitirán medir el progreso hacia nuestros objetivos de manera efectiva. Es importante involucrar al equipo en la socialización de esta estrategia de mantenimiento, así como en la elaboración de un plan de acción detallado.

Um orçamento de manutenção eficaz começa alinhado com os objetivos estratégicos da organização, como melhorar a qualidade, reduzir o tempo de inatividade, aumentar a produtividade ou garantir a segurança. No entanto, alguns gestores baseiam seus orçamentos em dados históricos ou preferências pessoais, o que pode resultar em desalinhamento com os objetivos estratégicos e falta de apoio da alta administração. Para evitar isso, é essencial comunicar-se com todas as partes interessadas e utilizar indicadores de desempenho para medir e monitorar os resultados, garantindo que o orçamento esteja alinhado com os objetivos da organização.

De fato, o não alinhamento com os objetivos estratégicos da organização é outro erro orçamentário comum na gestão da manutenção. Por exemplo, se a empresa está buscando aumentar a eficiência operacional, mas o orçamento de manutenção não inclui investimentos em tecnologias que melhoram a eficiência ou programas de treinamento para aumentar a capacidade da equipe de manutenção, isso pode resultar em um desperdício de recursos e um desvio dos objetivos estratégicos. Isso requer uma comunicação aberta e colaborativa entre os diferentes departamentos e níveis hierárquicos da organização para garantir que a manutenção seja vista como uma função estratégica que contribui para o sucesso

Para poder priorizar los activos debemos primero jerarquizarlos de manera correcta, una referencia para realizar ello es basarse en la ISO 14224, luego debemos tener un método para poder catalogar a los diversos equipos, lo que llamamos análisis de criticidad, que es poder clasificar al equipo en función del impacto en el proceso productivo, y cuando hablamos de impacto nos referimos a la suma de diferentes criterios como Seguridad, calidad, costo, saturación de la líneas productivas, entre otros. Con una correcta priorización podemos poder dirigir de manera correcta los recursos, y evitar invertir nuestro presupuesto en equipos que no son los que nos generan el mayor impacto en nuestro proceso productivo.

En base a mí experiencia, lo que he podido analizar al interactuar con muchos clientes de diversas empresas es que es muy frecuente que no se gestiona el presupuesto basándose en la Criticidad de los activos, sino que muchas veces se hace basándose en el historial de eventos de avería. Este es un grave error ya que de este modo se asignan recursos excepcionales a equipos que no lo necesitan, y a su vez, por el contrario no se prioriza desde el punto de vista presupuestario a los activos que más lo necesitan para garantizar su continuidad operacional.

Como gerentes de mantenimiento, es fundamental diseñar e implementar una estrategia que tenga como foco principal aumentar la confiabilidad de los equipos. Esta estrategia debe estar estrechamente alineada con una metodología de mantenimiento que nos permita identificar de manera proactiva posibles fallos en los equipos y analizar sus causas subyacentes. Además, esta metodología debe permitirnos clasificar la criticidad de los fallos identificados, lo que nos ayudará a priorizar nuestras acciones de mantenimiento. A partir de esta clasificación, podremos proponer y aplicar medidas preventivas y predictivas adecuadas para evitar la ocurrencia de fallos y garantizar así la máxima disponibilidad y rendimiento de los equipos.

Um erro comum no orçamento de manutenção é não priorizar os ativos críticos, que têm o maior impacto no desempenho, qualidade e segurança das operações de fabricação. Alocar o orçamento de forma igual entre todos os ativos, independentemente de sua importância, condição ou risco, pode resultar em subinvestimento nos ativos críticos. Isso pode aumentar a probabilidade de falhas, avarias e acidentes. Para evitar esse erro, os gerentes de manutenção devem usar uma abordagem baseada em risco para priorizar seus ativos, considerando sua criticidade, modos de falha e consequências. Dessa forma, eles podem alocar seu orçamento de forma mais eficaz, focando nos ativos que mais precisam de atenção e cuidado.

Neglecting to prioritize the key assets—those that have the most effects on manufacturing operations' performance, quality, and safety—is another typical error in maintenance budgeting. Regardless of an asset's value, state, or degree of risk, some maintenance managers divide their money evenly among all of it.

Outro erro comum no orçamento de manutenção é não considerar os custos do ciclo de vida dos ativos, que incluem a aquisição, operação, manutenção e descarte. Alguns gestores focam apenas no preço de compra inicial ou nos custos de manutenção a curto prazo, sem considerar as implicações a longo prazo de suas decisões. Isso pode resultar em pagar a mais por ativos de baixa qualidade, subestimar os requisitos de manutenção ou adiar a substituição de ativos obsoletos. Para evitar esse erro, é importante usar um cálculo de custo do ciclo de vida (LCC) para avaliar e comparar os custos totais de possuir e operar diferentes ativos ao longo de sua vida útil.

Al no tener en cuenta los costos del ciclo de vida y la alineación con los objetivos estratégicos, se corre el riesgo de cometer errores que pueden afectar significativamente la rentabilidad y eficacia operativa. Al no considerar los costos del ciclo de vida, es posible que se subinvierta en la adquisición o mantenimiento de activos, lo que puede resultar en equipos poco confiables o costos de operación más altos a largo plazo. Por otro lado, una sobreinversión puede llevar a destinar recursos innecesarios que podrían haberse utilizado de manera más eficiente en otros aspectos del negocio durante todo su ciclo de vida útil. Debemos adoptar un enfoque holístico que considere todos los costos asociados con el ciclo de vida de los activos.

Não considerar os custos do ciclo de vida é um erro orçamentário comum na gestão da manutenção. Esse erro ocorre quando os custos de manutenção são avaliados apenas a curto prazo, sem levar em conta os custos ao longo do ciclo de vida do equipamento ou ativo. Os custos do ciclo de vida incluem não apenas os custos iniciais de aquisição ou instalação do equipamento, mas também os custos de operação, manutenção, reparo e eventual substituição ao longo de sua vida útil. Ignorar esses custos pode levar a decisões financeiras Para evitar esse erro, é importante realizar uma análise abrangente dos custos do ciclo de vida ao tomar decisões de investimento

Lo que me ha brindado excelentes resultados para controlar el presupuesto y hacer un seguimiento eficiente es mantener reuniones semanales con el equipo de gestión administrativa analizando los principales centros de costo, evaluando desvíos, y analizando tendencias de gastos por ingresar.

En mi experiencia, considero fundamental llevar a cabo un seguimiento constante de los gastos reales y proyectarlos en relación con el presupuesto de manera consciente y colaborativa con el equipo de trabajo. La omisión de este seguimiento puede tener un impacto significativo en los objetivos estratégicos de la empresa, ya que puede dar lugar a desviaciones presupuestarias no detectadas y a una asignación deficiente de recursos. Mi recomendación es implementar un sistema de seguimiento de la ejecución presupuestal que permita una gestión efectiva de los recursos y una toma de decisiones precisa y oportuna. Esto garantizará que los recursos se utilicen de manera eficiente.

Outro erro comum no orçamento de manutenção é a falta de acompanhamento e revisão dos gastos reais em relação ao orçamento planejado. É importante monitorar e registrar os gastos reais de forma consistente e precisa para evitar gastos excessivos ou subgastos, bem como manter o controle e a visibilidade do desempenho orçamentário. Para evitar esse erro, os gerentes de manutenção devem utilizar um sistema confiável para rastrear e relatar os gastos reais, além de analisar as variações e identificar as causas e ações corretivas necessárias. É essencial revisar o orçamento regularmente e ajustá-lo conforme necessário, com base nas condições e necessidades em mudança das operações de fabricação.

Sem um acompanhamento adequado dos gastos reais, as organizações podem enfrentar vários problemas, incluindo: Despesas imprevistas: Custos inesperados podem surgir durante o ano fiscal, e se esses gastos não forem monitorados, podem levar a estouros de orçamento e dificuldades financeiras. Desvios significativos: Se os gastos reais diferirem substancialmente do que foi orçado, isso pode indicar problemas de eficiência, ineficácia na gestão de custos ou sub orçamentação em áreas críticas. Falta de previsibilidade: Sem uma compreensão clara dos gastos reais, as organizações podem ter dificuldade. Para evitar esse erro, é essencial implementar um sistema de monitoramento e controle de custos eficaz.

Esta falha pode resultar em uma série de problemas, incluindo: Falta de visão no terreno: A equipe de manutenção muitas vezes possui uma compreensão detalhada das necessidades reais de manutenção e das condições dos equipamentos. Desconhecimento das prioridades: A equipe de manutenção pode identificar quais ativos são mais críticos e necessitam de investimento prioritário. Falta de comprometimento e motivação: Quando a equipe de manutenção não é consultada durante o processo de orçamento, eles podem sentir que suas opiniões não são valorizadas. Menor eficiência operacional: Sem o envolvimento da equipe de manutenção, as decisões orçamentárias podem não levar em conta os processos e procedimentos operacionais existentes.

Un concepto muy relevante para la gestión del presupuesto de mantenimiento es que se deben gestionar y clasificar adecuadamente en diferentes criterios a las erogaciones más frecuentes. En general podemos clasificar a los mismos en: - Mano de Obra - Terceros o contratistas - Repuestos y/o Consumibles - Mejoras de Mantenimiento

En la mayoría de las ocasiones, las personas que aprueban el presupuesto no son personas que estén a cargo del área de mantenimiento, sin embargo se debe presentar el presupuesto anual en bases a la continuidad operativa de la organización.