What are the top HRIS system upgrade and maintenance best practices?

Ja, ein Plan ist wichtig, jedoch sollte man hierbei nicht vergessen, dass dieser oftmals fremdinduziert ist. Entsprechend ist es wichtig, bzgl. der Release-Zyklen und -Inhalte des eigenen HRIS stets auf dem Laufenden zu sein, diese frühzeitig ins Team zu kommunizieren und auch keyuser und Anwender regelmäßig mitzuteilen, wann welche Ressourcen im Zuge von Ugrades, Releasewechseln etc. benötigt werden - oder mit Downtimes zu rechnen ist. Hier empfiehlt es sich eine Jahresplanung zu veröffentlichen, die Liste mit relevanten Stakeholdern stets aktuell zu halten und die Terminfenster aktiv in Form von bspw. Kalendereinladungen zu kommunizieren.

Getting scope alignment and sign-off early on in the project is key. While IT will support, testing scripts should be owned by stakeholders (e.g. HR) to ensure all happy trail and edge cases are covered.

Absolutely, having a comprehensive plan is crucial when upgrading or maintaining an HRIS. It ensures everyone involved understands the project's scope, objectives, timeline, budget, and potential risks. Effective communication with stakeholders is key to a successful transition and minimizing potential issues

Testing is where you can learn what you don’t know yet about how a process or workflow will function. What might seem like a simple configuration to the SME should still be deployed in a test environment first. I can’t tell you the amount of times a Sandbox has saved me from deploying what I thought was a clean cut process but quickly learned through testing it had alternate impact areas I hadn’t initially thought of. This allowed me to fix those issues before deployment in Production.

Gerade dann, wenn regelmäßig Tests im Zuge von Upgrades, Releasewechseln etc anstehen, lohnt es sich, einen Standardprozess aufzusetzen. Hierzu zählt das zeitnahe Herrichten von Testdaten (am besten aktuelle, anonymisierte Echtdaten) aber auch Checklisten bzw. Testfälle auf Basis dokumentierter Standardprozesse. Dabei ist eine enge Abstimmung mit der Fachabteilung bzw. den Key-Usern wichtig. Nach den erfolgten Testungen ist es außerdem ratsam, im Rahmen einer retro zu reflektieren, wie die Tests weiter optimiert werden können. Dies sorgt schlussendlich für Routine und Gelassenheit, sowie zusammen mit Standardisierung für geringere Durchlaufzeiten.

Absolutely, testing is a critical phase in HRIS system projects. Conducting thorough testing in a separate environment allows for the identification and resolution of potential issues related to functionality, usability, compatibility, security, and performance. This proactive approach helps ensure a smooth deployment and minimizes the impact on users and data

Training is vital for HRIS upgrades. Deliver tailored sessions for HR and IT staff, as well as users, using various formats like online or in-person. This boosts user adoption, satisfaction, and productivity.

Hier gilt es zuerst zu fragen: wer ist für die Schulungen verantwortlich? In Projekten ist diese Frage schnell beantwortet. Aber auch nach Go-Live gibt es immer wieder Schulungs- und Dokumentationsbedarfe. Hier sollten System owner, process owner sowie Personalentwicklung Hand in Hand arbeiten, um Schulungen zu koordinieren, Schulungsmaterialien zu erstellen oder auch Dokumentationen leicht zugänglich verfügbar zu machen.

Regularly back up your HRIS data securely to prevent loss or breaches. Verify completeness for a reliable recovery option in case of issues.

Keep an eye on user feedback to swiftly enhance system performance and user experience.Consistently monitor your HRIS for issues like errors or slowdowns