You need to collaborate with a team that’s spread out all over the world. What are your best options?

Clear communication, a tool that supports activity control so that the team knows exactly the progress. A safe environment is also important for people to know and respect each other's cultures and a mentality of continuous improvement.

No Brasil, os brasileiros adotaram o hábito de usar o WhatsApp para quase tudo, algo que pessoalmente rejeito. Contudo, nos últimos anos, especialmente desde o início da pandemia, tenho migrado para o Teams, apesar de seu começo difícil. Com o tempo, ele se tornou indispensável para equipes que trabalham remotamente. A integração com o VIVA revolucionou a colaboração. Ferramentas como Trello, Jira e o próprio Teams são eficazes. Porém, sem um time engajado e uma cultura de execução, o valor se perde. A cultura supera a ferramenta, seja ela o e-mail ou outra. No final, o que importa é a atitude

Heterogenous set of tools aligned to the relevant tasks that ease asynchronous ways of working while providing visibility to progress, challenges are key to enablinging an effective working environment in a distributed setup.

Ao selecionar ferramentas para colaboração remota, é crucial considerar não apenas a popularidade, mas também a integração eficiente entre essas plataformas. Priorize soluções que promovam a interoperabilidade e garantam a segurança dos dados. Explore ferramentas especializadas para monitoramento de produtividade e soluções avançadas de análise de dados para otimizar processos colaborativos.

In my work, I worked with Slack tool to communicate with my team to exchange message and to collaborate with the team. For the online meetings, I used any tools such as Zoom, Google Meet or Microsoft team. Apart from that, my advice is to choose the right time to accomodate the best time zone. What I mean by that, you must try to find a time that is most suitable for the participants on the meeting so that people should be on a call when they should have been sleeping.

Vá além e adote uma abordagem dinâmica, implementando metodologias como OKR para alinhar as metas individuais e organizacionais de maneira mais flexível e mensurável. Promova uma cultura de responsabilidade compartilhada, incentivando a liderança distribuída para empoderar os membros da equipe a assumirem papéis de liderança em suas áreas de especialização, promovendo a inovação e a resolução eficiente de desafios em uma colaboração global.

Em um cenário onde a interação face a face é limitada, a comunicação clara das visões, propósitos e escopos do projeto, juntamente com os resultados esperados é fundamental. Além disso, definir com precisão os papéis e responsabilidades de cada membro da equipe, assim como os protocolos de comunicação e relatórios, é crucial. Isso assegura que todos na equipe estejam alinhados com os objetivos e valores da organização, contribuindo efetivamente para o sucesso do projeto. Uma definição clara de metas e papéis facilita a coordenação, melhora a eficiência e fortalece a colaboração, mesmo em um ambiente de trabalho disperso geograficamente.

Estimule a criação de espaços para compartilhar perspectivas culturais, promova a educação intercultural e incentive a participação equitativa. Implemente programas de mentoria cruzada, onde membros mais experientes auxiliam colegas de diferentes contextos, enriquecendo a compreensão mútua. A verdadeira colaboração global transcende a tolerância, abraçando a diversidade como um catalisador para a inovação e o crescimento coletivo.

A riqueza trazida pela diversidade pode potencializar a criatividade e a inovação de um projeto, mas também requer sensibilidade e compreensão. Respeitar e valorizar as diferenças culturais, evitando suposições, estereótipos ou preconceitos, é essencial. Adaptar o estilo de comunicação e colaboração ao contexto e ao público, utilizando uma linguagem clara e simples, e sendo cuidadoso com o tom e o humor, também é importante. Além disso, é fundamental ser flexível em relação às diferenças de fuso horário e horários dos membros da equipe, enquanto se celebra suas conquistas e contribuições com apreciação e reconhecimento.

In my career, I worked with different cultures and diversity teams. It is important to understand the culture in order to respect the people and their experience. Respect their opinion and look for the opportunities to consolidate the ideas in order to achieve the goal. Also, evaluate the purpose of the meeting and if all the invitees need to be on this call. Respect also goes to give valuable free time for your team in case they are not required for the meeting. Finally, my last advice is to choose the right time to accomodate the best time zone. What I mean by that, you must try to find a time that is most suitable for the participants on the meeting so that people should be on a call when they should have been sleeping.

For sure, you must communicate frequently and the team deserve to know how their work is contributing for the company to achieve the goals. Even with the remote teams, you can announce recognition for the ones who deserve their name being called out. Also, transparency it is a good thing. There was a time that the company I used to work was going to do a big transition and during the conversation with my team I said that one cycle ended and a new one would be starting. I received a feedback on the intranet from my team recognizing my courage to tell them that. So follow your principles to build trust and rapport.

Construir confiança e relacionamentos é fundamental. No Brasil, embora o WhatsApp seja popular, tenho optado por utilizar o Teams nos últimos anos. Inicialmente desafiador, o Teams se tornou vital para equipes remotas, especialmente durante a pandemia. A integração com o VIVA aprimorou a colaboração. Ferramentas como Trello, Jira e o próprio Teams são eficazes, mas sem um time engajado e uma cultura de execução, o valor se perde. A confiança e os relacionamentos são a base. Independentemente da ferramenta, o que realmente importa é a atitude e o comprometimento com a construção de vínculos sólidos.

Quando a gestão é orientada aos resultados, a relação de confiança é praticamente orgânica. No mais, a comunicação é o centro de todo o desafio. Garantir uma comunicação frequente e transparente, reflete em senso de pertencimento e engajamento.

Institua ciclos regulares de retrospectivas, promovendo uma cultura de aprendizado contínuo. Utilize plataformas de colaboração para compartilhar insights e lições aprendidas, criando uma base de conhecimento acessível a todos. Adote abordagens ágeis, implementando ajustes iterativos com base no feedback recebido. Incentive a autenticidade ao reconhecer desafios e falhas, transformando-os em oportunidades de crescimento. A celebração do sucesso não deve ser apenas um evento, mas sim uma prática incorporada, impulsionando a motivação e o senso de realização na equipe global.

I have worked with and led my company's and clients' global teams for past two decades in various roles. The most important thing is to understand the culture of global teams along with the culture of the company they work for. Establish personal relationships. Be mindful of cultural and individual nuances. Respect traditions. I also learned few words of other languages so I can say things like Hello, Thank you and other words in their language. Work as one team. Technology and projects will come and go. Building personal relationships with individuals will last a lifetime !

Find an optimum compromise in timings for having virtual meetings with the teams, which should not be very frequent but optimally spaced and on regular intervals. Web-based project management solution should be adopted for day-to-day asynchronous collaboration possibly taking advantage of the regional time differences to give feedback on work reported by individual teams.

Promova atividades informais, como cafés virtuais e eventos sociais online, para fortalecer os laços interpessoais. Esteja atento ao bem-estar mental, oferecendo recursos de suporte e incentivando uma cultura que valorize a saúde emocional. Esteja aberto a adaptações contínuas, ajustando estratégias conforme a evolução das dinâmicas da equipe e as mudanças no ambiente global.