You're planning a conference and need to find the perfect venue. How do you make sure it's the right one?

So much of hosting an event for a large audience comes down these 4 things for me in New York City when selecting a venue: 1. Budget (I can't blow the entire production budget on venue alone. ) 2. Cleanliness (and by this, I mean the greenroom, bathroom, hallways) 3. Accessibility. As much as I would love to host something in a cheaper venue in Queens, that's not practical when I have folks coming from NJ, upstate NY, Philadelphia. I needed to pick a venue that was accessible to the main ports of entry to the city (grand central, penn station) 4. This is the most important piece: Communication levels of the staff at the venue. The rapidity with which they respond is a dealbreaker.

Consider all the event's requirements when choosing a venue: -Target no of pax -Target audience -Duration/date (Any other events happening on/before your event? Any competitors' events happening at the same venue/nearby the venue?) -Format of the event (Breakout tracks? Exhibition w booths?) -Space availability (Big stage for Opening Act? Large foyer area for booths) -Set Up (Classroom/Theatre/ Roundtable, etc) -Location (Accessible? Is it a highly congested area?) -Parking -Pricing & Payment -F&B Packages (Buffet style/Served/Bento Box?) -Service provided by the Banquet Manager (Slow to respond? Do they try to go above and beyond?) -WIFI -Complimentary anything (Do they provide free rooms? Earlier check in time/ loading time?)

Meine Kongresse werden immer auch durch eine Industrieausstellung begleitet. Die Aussteller wünschen sich natürlich eine hohe Frequentierung der Ausstellung. Ich achte deshalb immer darauf, dass die Teilnehmenden des Kongresses zum Hauptprogramm zwingend die Ausstellungsfläche durchqueren müssen. Dieser Bedarf ist für mich bei der Locationsuche sehr bedeutsam, da die Ausstellung Einnahmen generiert. Und je zufriedener die Aussteller sind, desto mehr lassen sich für den nächsten Kongress akquirieren, was gleichzeitig höhere Einnahmen nach sich zieht.

Ein Angebot ist zu diesem Zeitpunkt ist ok. Einen Vertrag benötige ich hier noch nicht. Viele Locations sind in der Vertragsgestaltung flexibel, so dass in erster Linie die richtige Location gefunden werden muss. Wenn ich diese habe, gestalte ich gemeinsam mit dem Anbieter den Vertrag. Hier können Anzahlung, Stornierung, Rabatte etc. noch oft individualisiert werden. Für die ideale Location findet sich immer eine Lösung.

Bring your team along. It would be great to have a peek at an event that is happening on that venue (if they permit) to see how they handle such occasions. Measure! (For backdrops, booths, stage etc). Gauge the atmosphere, lighting (how dark/ bright each space is) as these do not translate through photographs. Ask! (Possible to remove some furniture? etc). Test the quality of the sound system/ projectors.

An dieser Stelle bitte ich auch den zuständigen Veranstaltungstechniker sowie Verantwortliche des Caterings dazu. Denn nur selten kann der eine Veranstaltungsmanager alle Fragen im Detail beantworten. So habe ich alle Experten und Ansprechpartner zur Verfügung und kann alle meine Fragen klären.

Informationen und Bilder sowie Videos der Location können im Vorfeld nützlich sein, um eine Auswahl an geeigneten Veranstaltungsorten herauszufiltern. Ein Besuch der Locations ist anschließend ein absolutes Muss. So kann ich mit den Verantwortlichen alle Details, offene Punkte und Frage durchzusprechen. Auch Raumgröße, Lichtverhältnisse, Ton etc. können durch Bilder nicht beurteilt werden und täuschen.

This is critical. There's no way to evaluate lighting and sound without being in the room. Ideally, visit when another conference or event is being hosted there. Bad lighting and even more so, bad sound, can absolutely ruin your participants' experience. I was at an event last week being held at a restaurant. The "stage" was set at one end. The only speakers were there. And 1/3 of the way past the stage, it was impossible to hear. So people started talking (alcohol didn't help). The people running the event kept asking people to be quiet. But they couldn't even hear that. Even worse than bad lighting, bad sound will kill audience attention and participation, every time. So go to the venue. Test the setup and sound everywhere in the room.

Obtain feedback from agencies / fellow marketers who have used the venue previously. Even from attendees? What was their experience like visiting the venue? What to take away from their events?