5 Mejores Prácticas de Transformación Digital para Optimizar el Éxito

¡Hola!👋 Bienvenido a Advanced Access. Esta semana, optimiza tu programa de transformación digital para el éxito. Descubre cinco mejores prácticas para mejorar la estrategia de digitalización de tu organización y posicionarte para el éxito.

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Mantenerse competitivo en el mundo digital actual es un desafío para las empresas que no integran y aprovechan herramientas y recursos tecnológicos. Sin embargo, embarcarse en un viaje de transformación digital no es para los que se desaniman fácilmente. Los proyectos de conversión digital, sin importar su tamaño, requieren una investigación y planificación exhaustivas, tiempo dedicado y un presupuesto; no obstante, el resultado es significativo: experiencias mejoradas para los clientes, operaciones optimizadas y un aumento en la productividad de los empleados. Debido a que estos beneficios superan con creces los desafíos, la transformación digital se ha convertido en un enfoque crítico para las organizaciones que buscan crecer y tener éxito a largo plazo.

Continúa leyendo para explorar cinco mejores prácticas de transformación digital que mejorarán la estrategia general de tu organización y te posicionarán para el éxito.

1. Generar Alineación Interna

Una iniciativa de transformación digital exitosa requiere alineación interna. Esto significa asegurar el apoyo de patrocinadores ejecutivos y de los equipos que interactuarán con los procesos recién digitalizados. ¿Por qué es esto importante? Más allá de tener campeones del proyecto, el apoyo financiero para las iniciativas digitales es esencial.

Como punto de partida, identifica quién debería estar involucrado en el proyecto de digitalización y forma un equipo de partes interesadas de toda la organización, incluyendo Recursos Humanos, TI, finanzas y operaciones. Tener representantes de diversos departamentos aporta una perspectiva única a la planificación, estrategia, ejecución y medición del proyecto de digitalización. Fomentar un diálogo continuo con este grupo de partes interesadas ayudará a priorizar iniciativas, mejorando así el acceso a los registros con mayor accesibilidad y eficiencia para todos los usuarios.

2. Comprender el Contexto Empresarial

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Antes de hacer la transición a un enfoque digital, realiza una evaluación exhaustiva de cómo capturas, almacenas y accedes a tus archivos. Una vez que determines qué archivos existen, evalúa cuán fácilmente se pueden acceder. Comprender tus procesos basados en papel existentes es esencial antes de implementar completamente prácticas digitales.

Otro aspecto crítico a considerar antes de lanzarte a una digitalización a gran escala es entender el panorama regulatorio estatal, nacional e internacional. Diferentes documentos están sujetos a un conjunto de regulaciones y criterios relacionados con la retención y gestión que cambian rápidamente. Aunque la digitalización promete simplicidad, no elimina las preocupaciones de cumplimiento. Comprender el inventario y llevar a cabo limpiezas rutinarias garantiza que te mantengas dentro de las reglas de retención y políticas de cumplimiento.

3. Documentar los Objetivos Organizacionales y los Criterios de Éxito

Un diálogo abierto con las partes interesadas es crucial para determinar qué deseas lograr a través de la digitalización. Por ejemplo, ¿buscas mejorar la seguridad de los datos y la eficiencia operativa? ¿O buscas reducir costos? Organizar y ejecutar un proyecto de transformación digital solo tendrá éxito con una comprensión clara de los objetivos generales desde el principio, así que tómate el tiempo para hablar con las partes interesadas e identificar los beneficios que los documentos digitalizados probablemente ofrecerán y lo que deseas lograr. Priorizar iniciativas que generen el mayor retorno de inversión es una excelente manera de iniciar un proyecto de transformación digital dentro de tu organización.

4. Identificar Recursos de Gestión de Proyectos

La gestión de proyectos puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso en la transformación digital. Un buen gerente de proyecto define el alcance del proyecto, asegura que todas las partes interesadas estén en la misma página, crea un cronograma realista y se asegura de que los recursos se utilicen de manera eficiente. Idealmente, deberías designar a un gerente de proyecto dedicado en lugar de asignar responsabilidades de gestión de proyectos a tiempo parcial a un empleado que tiene otro trabajo.

Muchas organizaciones se asocian con un socio de gestión de información de confianza, como Access, para aliviar los desafíos asociados con los proyectos de digitalización. Cuando colaboras con Access, un grupo dedicado de gestión de proyectos se asegura de que las partes importantes se comprometan en cada etapa del proyecto, involucrando a las personas adecuadas en las discusiones a medida que surgen problemas, y gestionando el cronograma y el presupuesto del proyecto.

5. Comprometerse a Comenzar con un Proyecto Piloto

Para prepararte para implementar procesos digitales, inicia primero un proyecto piloto. Este enfoque te permite abordar posibles problemas a menor escala antes de aplicar cambios en toda la organización. Además, los proyectos piloto brindan oportunidades para pequeñas victorias, que generan impulso y entusiasmo en toda la organización. Los conocimientos y aprendizajes clave que resultan de estos proyectos iniciales permiten a los equipos modificar sus procesos y allanar el camino para iniciativas de transformación digital a mayor escala.

La transformación digital no sucede de la noche a la mañana. Desde una planificación exhaustiva hasta ajustes continuos basados en la retroalimentación interna, transformar digitalmente los procesos de tu negocio requiere tiempo, paciencia y compromiso para cosechar los beneficios, y Access está aquí para ayudar.

Access tiene una amplia experiencia ayudando a organizaciones de todos los tamaños a alcanzar sus objetivos de transformación digital. Access ofrece soluciones que se integran sin problemas con los sistemas existentes de tu organización, mejorando la eficiencia y el cumplimiento al ayudarte a saber qué registros tienes, dónde están almacenados y la duración necesaria para conservar esos registros. Comienza hoy tu viaje de transformación digital contactando a un representante de Access para discutir qué soluciones se ajustan a tus necesidades.

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