A Cartilha Didática na Avaliação de Desempenho

Nem avaliados nem avaliadores devem ser tomados de surpresa em um processo de Avaliação de Desempenho. Por esta razão, a empresa deve divulgar, com antecedência que aplicará uma Avaliação de Desempenho, comunicando os objetivos da avaliação, os aspectos a serem avaliados, o período em que ela ocorrerá, qual é o papel do avaliado e do avaliador, de que forma serão divulgados os resultados e quais as consequências da avaliação.

Um dos mecanismos mais eficientes para divulgar a Avaliação de Desempenho consiste em elaborar e distribuir uma Cartilha que explique, de forma simples e didática, as principais características e especificações do processo de avaliação. Este post apresenta algumas sugestões referentes ao formato e conteúdo desta Cartilha.

Este conteúdo se destina, principalmente, a gestores e profissionais de empresas e instituições interessadas em implantar o processo Avaliação de Desempenho nas suas organizações ou que desejem melhorar o processo atualmente utilizado para esta finalidade.

Ele também pode ser útil para consultores na área de gestão de Recursos Humanos, bem como para outros profissionais e estudantes universitários interessados nesta área.

O que é a Avaliação de Desempenho

A Avaliação de Desempenho é um processo que visa auferir a performance dos empregados no exercício das tarefas e atribuições sob sua responsabilidade, ao longo de um determinado período de tempo.

Objetivos da Avaliação de Desempenho

São objetivos da Avaliação de Desempenho:

• Avaliar o grau em que os empregados possuem certas competências (conhecimentos, habilidades e atitudes) consideradas fundamentais para o exercício das atribuições vinculadas ao cargo ou função que desempenham;
• Desenvolver um clima estimulador da valorização do desenvolvimento das competências (conhecimentos, habilidades e atitudes) dos empregados, visando sua proficiência profissional e crescimento pessoal, favorecendo e facilitando a obtenção de resultados empresariais;
• Incentivar a definição de objetivos negociados, periodicamente, entre gerentes e empregados;
• Subsidiar decisões referentes à concessão de progressões e promoções, conforme estabelece a regulamentação do Plano de Cargos e Salários da organização;
• Identificar fatores que estão influenciando negativamente o desempenho de alguns empregados, permitindo que a empresa adote as medidas necessárias para eliminar ou atenuar tais fatores;
• Identificar medidas que possam contribuir para a melhoria do desempenho dos empregados, tais como: treinamentos, estágios e visitas técnicas, remanejamentos, mudanças de função, etc.

Processo Metodológico

A metodologia a ser utilizada para efetuar a Avaliação de Desempenho prevê o desenvolvimento e execução de onze etapas sequenciais, conforme apresenta a tabela seguinte.

Avaliados e Avaliadores

Em tese, o avaliador deve ser sempre o gestor de cada empregado. No entanto, em alguns casos específicos isto não é possível, e por vezes também não recomendado, como, por exemplo, quando um determinado gestor possui um número muito grande de subordinados ou quando parte dos subordinados está lotado em áreas geográficas distantes gerando uma baixa frequência de contatos entre o gestor e esses colaboradores.

Deverão ter seu desempenho avaliado todos os empregados sujeitos às disposições estabelecidas pelo Plano de Cargos e Salários e que tenham, no mínimo, seis meses de atividade na empresa, no mês de aplicação da Avaliação de Desempenho.

Cada empregado deverá ser avaliado pelo seu superior imediato, dado que é essencial, para a qualidade e legitimidade da avaliação, que o avaliador conheça perfeitamente o trabalho do avaliado e seu desempenho.

Especificamente, deverão atuar como avaliadores os ocupantes das seguintes funções e cargos:

• Diretores;
• Superintendentes;
• Gerentes;
• Coordenadores;
• Assessores e Assessores, desde que possuam empregados subordinados.

Excepcionalmente, a empresa poderá designar avaliadores que não se enquadrem nas funções e cargos acima, de forma a garantir que a avaliação seja feita por quem conheça melhor o trabalho do avaliado e sua performance.

Periodicidade da Avaliação

A Avaliação de Desempenho será realizada anualmente.

Objeto da Avaliação

O objeto da Avaliação de Desempenho será constituído por Competências (Conhecimentos, Habilidades e Atitudes) e por Objetivos Individuais previamente negociados entre Gestores e empregados, conforme ilustra a figura abaixo.

Inicialmente, o peso relativo das Competências e dos Objetivos Negociados será de 50%. Posteriormente, os pesos relativos poderão ser alterados ao longo do tempo.

Avaliação de Competências

As competências correspondem a conhecimentos, habilidades e atitudes que, quando presentes, contribuem para o bom desempenho das atribuições vinculadas a um determinado cargo.

As competências a serem avaliadas são as que constam do Plano de Cargos e Salários ou por aquelas que resultem de Pesquisa de Opinião específica realizada pela empresa para esta finalidade.

Avaliação de Objetivos

A partir do segundo ciclo, a Avaliação de Desempenho deverá incluir, além das Competência, Objetivos Negociados entre o avaliador e o avaliado, no ciclo anterior.

Ao estabelecer os Objetivos Negociados deverão ser considerados os seguintes aspectos:

• Os objetivos negociados devem estar vinculados às atribuições do empregado;
• Os objetivos devem ser efetivamente negociados com o avaliado;
• Os objetivos devem ser compatíveis com as atribuições do avaliado;
• Os objetivos devem ser específicos e precisos. Devem incluir prazo e, quando for possível, um indicador quantitativo;
• Os objetivos devem ser desafiantes, porém viáveis de serem alcançados;
• Os objetivos devem depender apenas do esforço do avaliado;
• Os objetivos devem expressar metas a serem alcançadas até o próximo ciclo de avaliação;
• O número de objetivos não deve ser exagerado. De 3 a 5 objetivos é o ideal.

Os gestores poderão incluir, excluir ou alterar os objetivos negociados para o próximo ciclo de avaliação, até seis meses antes da aplicação da próxima avaliação, bastando para isto comunicar o fato à Gerência de Recursos Humanos.

Por outro lado, objetivos negociados que não forem atingidos por causas alheias ao desempenho do empregado, não deverão ser considerados para efeitos do cálculo da nota da avaliação.

Em casos extremos, nos quais todos os objetivos negociados não forem atingidos por causas alheias ao desempenho do empregado, a nota global da avaliação deverá considerar apenas a nota obtida pelo empregado na Avaliação de Competências.

Nota Global da Avaliação

A Nota Global da avaliação corresponderá à soma ponderada da Nota da Avaliação de Competências e da Nota dos Objetivos Negociados, de acordo com o peso relativo de cada tipo de avaliação, conforme ilustra a tabela seguinte.

A correspondência entre a Nota Global da Avaliação e os Conceitos da Avaliação é ilustrada no gráfico e tabela seguintes.

Visando a utilização adequada dos resultados da Avaliação de Desempenho, especificamente para subsidiar decisões referentes a movimentações salariais, os resultados referentes à Avaliação de Competências deverão ser padronizados, de forma a retirar destes resultados os efeitos decorrentes do estilo do avaliador (mais rigoroso ou mais benevolente).

Relatórios da Avaliação

Ao término de cada processo de avaliação, a Gerência de Recursos Humanos emitirá e enviará para cada empregado os relatórios individuais contendo as seguintes informações:

• Resultado Global da Avaliação de Desempenho
• Resultados da Avaliação de Competências;
• Análise Gráfica da Avaliação de Competências;
• Resultados da Avaliação de Objetivos Negociados;
• Objetivos Negociados para o próximo ciclo da avaliação;
• Plano de Melhoria do Desempenho

Análise dos Resultados da Avaliação

Dependendo dos resultados obtidos pelo empregado na avaliação, seu desempenho será classificado num dos quadrantes apresentados na figura seguinte.

A Entrevista de Avaliação

Após os gestores efetuarem a avaliação de competências e de objetivos negociados, deverão agendar uma reunião individual com cada avaliado para discutir os resultados dessa avaliação, além de definir, em conjunto, os objetivos negociados para o próximo ciclo da avaliação, bem como identificar medidas para melhoria do desempenho do empregado, quando for o caso.

Após a realização da Entrevista de Avaliação, o avaliador deverá encaminhar estas informações à Gerência de Recursos Humanos, a quem caberá providenciar seu processamento, bem como a emissão e distribuição dos relatórios correspondentes.

Informações Adicionais

Se após a leitura deste documento você deseja esclarecer alguma dúvida ou conhecer maiores detalhes sobre o Processo de Avaliação de Desempenho, procure a Gerência de Recursos Humanos.

Considerações Finais

Esperamos que o conteúdo deste documento tenha sido de seu interesse, estimulando-o a aprofundar seus conhecimentos sobre esta importante ferramenta de gestão de Recursos Humanos.

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E lembre-se.... "Todo bom desempenho começa com objetivos claros." (Ken Blanchard).